Como fazer folha de pagamento: guia + planilha de controle

A folha de pagamento é um aspecto essencial da administração de um negócio, independentemente do tamanho ou setor em que atua. 

Para os comerciantes, em particular, gerenciar a folha de pagamento de seus funcionários é uma tarefa para garantir a conformidade legal, manter uma equipe motivada e produtiva, e assegurar o sucesso contínuo de suas operações comerciais.

A folha de pagamento abrange todos os pagamentos e benefícios concedidos aos funcionários, desde salários e horas extras até impostos e deduções. 

Sendo assim, hoje irei compartilhar com você dicas + planilha de controle financeiro e folha de pagamento para utilizar no seu negócio. 

Que tal facilitar o controle de vendedores e comissão dos seus funcionários. Com o recurso de controle de comissão e vendedores, você pode gerar relatórios e configurar o sistema da melhor forma para o seu negócio. Conheça mais sobre o nosso recurso!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um registro detalhado de todas as remunerações e benefícios que os funcionários de uma empresa recebem durante um período específico, geralmente mensalmente. Ela engloba todos os pagamentos relacionados ao trabalho, como salários, horas extras, comissões, bônus, benefícios, reembolsos e deduções. 

Além disso, a folha de pagamento também abrange os impostos e contribuições que a empresa é obrigada a deduzir dos salários dos funcionários e repassar às autoridades fiscais e previdenciárias.

A folha de pagamento também é um importante instrumento de transparência, pois fornece aos funcionários um registro claro de sua remuneração e de todos os descontos e contribuições efetuados.

Fazer a folha de pagamento é obrigatório?

Sim, fazer a folha de pagamento é obrigatório para todas as empresas que possuam funcionários registrados sob o regime de CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) no Brasil. 

A CLT é a principal legislação trabalhista no país e estabelece as regras e direitos dos trabalhadores, incluindo aspectos relacionados à remuneração e benefícios.

A obrigação de fazer a folha de pagamento está fundamentada em diversas leis e regulamentações. Algumas das principais legislações relacionadas à folha de pagamento no Brasil incluem:

• Lei nº 13.467/2017 (Reforma Trabalhista): Essa lei trouxe algumas alterações na legislação trabalhista brasileira, afetando questões como jornada de trabalho, férias, contratos de trabalho intermitente e outros aspectos que impactam a folha de pagamento.
• Portaria ME nº 3.914/2020: Esta portaria estabelece novas regras para o eSocial, um sistema digital que centraliza a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelo empregador.
• Normas da Receita Federal: Além das leis mencionadas, a Receita Federal emite normas e instruções que regem os procedimentos relacionados ao cálculo de impostos e contribuições sociais, incluindo aqueles presentes na folha de pagamento.

Como funciona a folha de pagamento

A folha de pagamento é um processo que envolve o cálculo e a documentação de todas as remunerações e descontos relacionados aos funcionários de uma empresa. 

Ela engloba diversas etapas para garantir que os trabalhadores sejam remunerados de acordo com as leis trabalhistas e previdenciárias vigentes. Aqui está uma visão geral de como funciona o processo de folha de pagamento:

• Coleta de dados: primeiro, é necessário reunir todos os dados relevantes dos funcionários. Isso inclui informações pessoais, informações contratuais (salário base, cargo, jornada de trabalho), horas trabalhadas, faltas, horas extras, comissões, benefícios e demais detalhes que afetam a remuneração.
• Cálculo de vencimentos: com base nas informações coletadas, os cálculos são realizados para determinar os vencimentos dos funcionários. Isso envolve somar o salário base com quaisquer ganhos adicionais, como horas extras e comissões.
• Cálculo de descontos: em seguida, são calculados os descontos obrigatórios e opcionais. Os descontos obrigatórios podem incluir contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte e contribuições sindicais. Os descontos opcionais podem incluir planos de saúde, empréstimos e outras deduções autorizadas pelo funcionário.
• Cálculo líquido: o valor líquido a ser pago ao funcionário é calculado subtraindo os descontos totais dos vencimentos totais.
• Emissão de holerites: os holerites ou contracheques são os documentos que detalham os cálculos realizados e mostram ao funcionário os vencimentos, os descontos e o valor líquido a ser recebido.
• Recolhimento de impostos e contribuições: os impostos e contribuições que foram retidos dos salários dos funcionários (como imposto de renda e contribuições previdenciárias) precisam ser recolhidos e repassados às autoridades fiscais e previdenciárias.
• Registro e arquivamento: toda a documentação relacionada à folha de pagamento deve ser registrada e arquivada para fins de auditoria e conformidade com as leis.
• eSocial: no Brasil, o sistema eSocial é utilizado para centralizar as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. As empresas devem reportar as informações de folha de pagamento por meio desse sistema.‍
• Pagamento aos funcionários: Finalmente, os funcionários recebem os valores líquidos acordados em suas contas bancárias ou por meio de cheques.

Mas afinal, quem faz a folha de pagamento?

A responsabilidade pela elaboração da folha de pagamento varia de acordo com o tamanho da empresa, sua estrutura organizacional e recursos disponíveis. Geralmente, a folha de pagamento é preparada por profissionais de recursos humanos (RH) ou por contadores especializados em questões trabalhistas e previdenciárias. 

Como fazer folha de pagamento: passo a passo

Abaixo, você verá o passo a passo de como fazer a folha de pagamento. Confira! 

1. Tenha o controle de funcionários em dia

Ter o controle de funcionários em dia é um aspecto fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. Manter registros precisos e atualizados dos colaboradores traz uma série de benefícios, desde o cumprimento das obrigações legais até a melhoria na eficiência operacional. 

2. Classifique as categorias de cada colaborador

Classificar as categorias de cada colaborador é uma prática essencial em muitas empresas e organizações para otimizar a alocação de recursos, designar responsabilidades adequadas e garantir uma estrutura eficiente de gestão. 

Essa classificação permite uma melhor compreensão das habilidades, conhecimentos e experiências de cada colaborador, facilitando a identificação dos pontos fortes e áreas em que podem contribuir de maneira mais significativa.

3. Apure o registro do ponto de cada um

Apurar o registro de ponto de cada colaborador é uma parte crucial da gestão financeira para garantir o cumprimento das políticas da empresa, bem como das leis trabalhistas relacionadas ao tempo de trabalho e remuneração.

Isso envolve o acompanhamento das horas trabalhadas, horas extras, faltas e a aplicação de adicionais quando necessário. Aqui estão os principais pontos a considerar ao apurar o registro de ponto:

• Registro de horas trabalhadas: os colaboradores devem registrar o início e o término de cada jornada de trabalho, seja por meio de relógios de ponto, sistemas eletrônicos ou planilhas. É importante garantir que esses registros sejam precisos e estejam de acordo com as políticas da empresa.
• Horas extras: horas extras são aquelas trabalhadas além da jornada regular estabelecida. Geralmente, as leis trabalhistas estabelecem limites para as horas extras e ditam como elas devem ser compensadas, seja em dinheiro ou em tempo livre. Certifique-se de calcular corretamente as horas extras e pagar os valores correspondentes.
• Adicionais e benefícios: dependendo das condições de trabalho e das leis locais, os colaboradores podem ter direito a adicionais, como adicional noturno, adicional de insalubridade ou periculosidade, entre outros. Esses adicionais devem ser calculados e pagos de acordo com as regulamentações vigentes.
• Banco de horas: alguns sistemas de registro de ponto permitem a criação de bancos de horas, nos quais as horas excedentes trabalhadas são acumuladas para serem utilizadas posteriormente como folga compensatória. Certifique-se de seguir as diretrizes definidas para o uso desse banco de horas.

4. Considere férias e afastamentos

Ao apurar o registro de ponto de cada colaborador, é essencial considerar não apenas as horas trabalhadas, horas extras, faltas e adicionais, mas também férias e afastamentos. 

Férias e afastamentos são elementos importantes e têm implicações significativas nas operações e na remuneração dos colaboradores.

Férias:

• Planejamento: as férias devem ser planejadas com antecedência para evitar interrupções nas operações. É importante que os colaboradores comuniquem suas datas de férias com tempo suficiente para que a equipe e a empresa possam se ajustar adequadamente.
• Remuneração: durante o período de férias, os colaboradores têm direito a receber sua remuneração normal, assim como em dias de trabalho regulares. O pagamento das férias pode incluir o salário base e médias de outros benefícios, como comissões ou adicionais.
• Cálculo: o cálculo das férias deve levar em consideração o período de aquisição das mesmas e o período a ser usufruído. Em alguns casos, a remuneração pode incluir um acréscimo chamado de "terço constitucional" ou "abono pecuniário" para quem opta por vender uma parte das férias.

Afastamento:

• Afastamentos por motivos de saúde: colaboradores podem precisar de afastamentos por motivos médicos, como doenças ou acidentes. A legislação muitas vezes prevê licenças médicas remuneradas por um determinado período. É importante verificar as políticas da empresa e os regulamentos legais para lidar com essas situações.
• Afastamentos por motivos pessoais: além de afastamentos médicos, colaboradores podem precisar de licenças por motivos pessoais, como licença maternidade/paternidade, casamento, luto, entre outros. Cada situação pode ter diferentes regras e procedimentos.
• Documentação: geralmente, é necessário apresentar documentos que justifiquem o afastamento, como atestados médicos, certidões ou outros comprovantes.

5. Desconte os impostos que incidem sobre o salário

A maior parte das deduções efetuadas diretamente na folha de pagamento está relacionada à contribuição de tributos federais e estaduais, bem como a deduções vinculadas a outros benefícios oferecidos ao empregado na empresa ou resultantes de sua conduta. Vejamos quais são esses descontos:

INSS

A dedução da contribuição para o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizada com base no montante total da remuneração, incluindo todos os adicionais que estão sujeitos à incidência do INSS. Essa dedução assegura ao trabalhador os benefícios associados à aposentadoria.

O cálculo da contribuição para o INSS segue uma progressão e constitui um dos descontos efetuados na folha de pagamento. É importante observar que existe um limite para essa dedução; caso o rendimento do trabalhador exceda esse limite, o valor descontado será ajustado de acordo com a tabela vigente.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma dedução obrigatória sobre o salário. Além de ser descontado diretamente na folha de pagamento, o cálculo deve obedecer à tabela disponibilizada pela Receita Federal como referência.

É relevante compreender que tanto a contribuição para o INSS quanto o IRRF são descontos legais que têm impacto direto na remuneração do empregado. 

Essas deduções garantem a conformidade com as obrigações fiscais e contributivas, ao mesmo tempo que fornecem os recursos necessários para financiar benefícios sociais, como aposentadoria e outros serviços públicos. 

Portanto, entender esses descontos é crucial para uma gestão financeira adequada tanto por parte dos empregados quanto das empresas.

6. Contabilize os benefícios oferecidos

A contabilização dos benefícios oferecidos aos colaboradores, como vales de refeição, transporte e planos de saúde, é uma parte fundamental da gestão financeira e contábil das empresas. 

Esses benefícios são parte integrante da remuneração total dos funcionários e têm implicações tanto para os registros contábeis quanto para as obrigações fiscais. Aqui está uma visão geral de como esses benefícios são contabilizados:

Vale-Refeição e Vale-Alimentação:

Esses benefícios podem ser oferecidos aos colaboradores como uma forma de auxiliar nas despesas com alimentação. Eles são concedidos por meio de cartões ou vouchers que podem ser usados em estabelecimentos específicos.

• Contabilização: o valor total desses benefícios é lançado como despesa da empresa. É importante categorizá-los de acordo com o tipo de benefício para fins de contabilidade.
• Implicações fiscais: os vales de refeição e alimentação podem ser isentos de imposto de renda até um determinado limite estabelecido pela legislação vigente. Essa isenção varia de acordo com as leis de cada país.

Vale-Transporte:

O vale-transporte é destinado a auxiliar os colaboradores nos custos de deslocamento para o trabalho. Ele pode ser fornecido na forma de créditos para transporte público ou como ressarcimento.

• Contabilização: o valor dos vales-transporte é lançado como despesa da empresa. Assim como nos vales de refeição, a categorização é essencial para a contabilidade.‍
• Implicações fiscais: o vale-transporte também pode estar sujeito a regras específicas de isenção de imposto de renda, de acordo com as leis locais.

7. Atente-se ao pagamento do 13º salário

O pagamento do 13º salário, também conhecido como gratificação natalina, é um direito dos trabalhadores em muitos países, incluindo o Brasil. Ele se refere a um pagamento extra realizado ao final de cada ano, proporcionando aos funcionários um alívio financeiro adicional, especialmente durante a época de festas. 

Aqui estão os principais aspectos relacionados ao pagamento do 13º salário, incluindo como funciona e os prazos envolvidos:

• Cálculo do valor: o valor do 13º salário é equivalente a 1/12 avos da remuneração total do trabalhador no ano, considerando todos os salários recebidos ao longo dos meses. Esse cálculo inclui salário base, horas extras, adicionais, comissões e outros valores que compõem a remuneração.
• Parcelas: o pagamento do 13º salário é dividido em duas parcelas. A primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro e equivale a 50% do valor calculado. A segunda parcela deve ser paga até o dia 20 de dezembro e corresponde aos 50% restantes.

Prazos para Pagamento:

• Primeira parcela: a primeira parcela do 13º salário deve ser paga até o dia 30 de novembro. Nessa parcela, não há descontos de INSS ou IRRF.
• Segunda parcela: a segunda parcela do 13º salário deve ser paga até o dia 20 de dezembro. Nessa parcela, são feitos os descontos de INSS e IRRF, se aplicável.

Folha de pagamento: exemplo

A folha de pagamento é um documento fundamental em qualquer empresa ou organização que possui funcionários. Ela representa o registro detalhado dos pagamentos e deduções associados aos salários e benefícios dos colaboradores.

A elaboração e o processamento da folha de pagamento são essenciais para garantir que os funcionários recebam seus salários de forma precisa e pontual, além de cumprir as obrigações fiscais e trabalhistas.

Aqui está um exemplo simplificado de como uma folha de pagamento pode ser estruturada:

Empresa: Exemplo S.A. Período: Agosto de 2023

Nesse exemplo:

• Funcionário: Nome do funcionário.
• Cargo: O cargo que o funcionário ocupa na empresa.
• Salário base: A remuneração fixa do funcionário antes de quaisquer adicionais ou descontos.
• Horas extras: Valor adicional pago ao funcionário por horas trabalhadas além da jornada regular.
• Outros benefícios: Quaisquer benefícios adicionais que o funcionário recebe, como vales, planos de saúde, etc.
• Descontos: Deduções obrigatórias, como contribuições para a Previdência Social (INSS) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRPF).
• Salário líquido: O valor que o funcionário efetivamente receberá após todos os cálculos de benefícios e descontos.

Vale ressaltar que a folha de pagamento não se limita a esses elementos. Ela também leva em consideração fatores como faltas, licenças, bônus, comissões e outras particularidades que podem variar de acordo com a política da empresa e a legislação trabalhista vigente.

Admissões e rescisões na folha de pagamento

Admissões e rescisões são dois processos essenciais na gestão de recursos humanos e na folha de pagamento de uma empresa. Eles representam o início e o término do relacionamento entre um funcionário e a organização. 

Admissões:

As admissões são o processo pelo qual um novo funcionário é contratado pela empresa. Esse processo envolve várias etapas, desde a seleção do candidato até a integração ao ambiente de trabalho.

Rescisões:

As rescisões são o processo pelo qual o emprego de um funcionário chega ao fim, seja por vontade própria ou por decisão da empresa.

Ambos os processos, admissões e rescisões, requerem uma abordagem cuidadosa e precisa para garantir que os direitos dos funcionários sejam respeitados e que a empresa cumpra suas obrigações legais.

Quais informações são obrigatórias na folha de pagamento de funcionários?

A folha de pagamento dos funcionários é um documento essencial que detalha as informações financeiras e trabalhistas de cada funcionário em uma empresa. As informações obrigatórias na folha de pagamento podem variar de acordo com as leis trabalhistas e fiscais do país em que a empresa opera. 

No entanto, aqui estão algumas das informações comuns que geralmente são obrigatórias na maioria das folhas de pagamento:

Identificação do Funcionário:

• Nome completo do funcionário.
• Número de identificação fiscal (CPF ou equivalente, dependendo do país).

Dados de Contratação:

• Data de admissão.
• Cargo ou função do funcionário.
• Regime de trabalho (tempo integral, meio período, contrato temporário, etc.).
• Tipo de contrato (efetivo, temporário, terceirizado, etc.).

Remuneração:

• Salário base ou remuneração fixa.
• Valor das horas extras, se aplicável.
• Bonificações, prêmios ou comissões.
• Benefícios em dinheiro, como vale-alimentação ou vale-transporte.
• Qualquer outro pagamento regular ou variável.

Descontos e Deduções:

• Contribuições para a previdência social e imposto de renda retido na fonte.
• Descontos devidos a empréstimos consignados ou adiantamentos.
• Contribuições sindicais, se aplicável.
• Outros descontos autorizados por lei ou acordo.

Informações sobre Horas Trabalhadas:

• Registro de horas trabalhadas, incluindo horas normais e horas extras.
• Horas de trabalho noturno, se aplicável.
• Datas e horas de início e término das jornadas de trabalho.

Férias e Licenças:

• Período de férias gozadas e valores correspondentes.
• Licenças médicas ou licenças não remuneradas, se aplicável.

Informações sobre Benefícios:

Detalhes de benefícios oferecidos, como planos de saúde, planos de previdência privada, entre outros.

Total de Pagamentos e Descontos:

• Total dos pagamentos brutos antes dos descontos.
• Total dos descontos e deduções.
• Valor líquido a ser pago ao funcionário.

Informações Legais:

Informações sobre legislação trabalhista e códigos de categorias profissionais, conforme aplicável.

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Principais dúvidas

Abaixo, você verá as principais dúvidas que pessoas empreendedoras podem ter na hora de saber os custos que devem ser descontados na folha de pagamento e os principais adicionais no cálculo da folha de pagamento. 

O que é descontado na folha de pagamento?

• Imposto de Renda (IR): o IR é um tributo federal que incide sobre a renda do trabalhador, e o valor descontado varia de acordo com a faixa salarial e deduções legais.
• Contribuição Previdenciária (INSS): a contribuição previdenciária é destinada à Previdência Social e varia de acordo com o salário do empregado, seguindo uma tabela progressiva.
• Vale-Transporte: caso o empregado utilize o vale-transporte fornecido pelo empregador, o valor correspondente ao benefício é descontado do salário.
• Vale-Alimentação ou Refeição: quando o empregador fornece vales de alimentação ou refeição, o valor correspondente ao benefício pode ser descontado da remuneração, dependendo das regras da empresa.
• Pensão Alimentícia: se o trabalhador tiver uma ordem judicial para pagamento de pensão alimentícia, o valor estipulado é descontado diretamente da folha de pagamento.
• Adiantamentos e Empréstimos: se o empregado tiver solicitado adiantamentos ou empréstimos à empresa, esses valores podem ser descontados em parcelas mensais.

Quais os principais adicionais do cálculo da folha de pagamento?

• Horas extras: se o empregado trabalhar além das horas estabelecidas no contrato, essas horas extras são pagas com um adicional, geralmente 50% a mais que o valor da hora normal.
• Adicional noturno: para quem trabalha durante a noite, é devido um adicional noturno, calculado sobre o valor da hora normal, com acréscimo porcentual.
• Gratificação de função: funcionários que ocupam cargos de chefia ou com funções específicas podem receber uma gratificação extra em sua remuneração.
• Comissões: vendedores e profissionais que recebem comissões têm essa quantia adicionada ao seu salário de acordo com o que foi negociado.
• Insalubridade e periculosidade: para atividades consideradas insalubres ou perigosas, os trabalhadores têm direito a um adicional, conforme regulamentação legal.
• Bônus e prêmios: alguns empregadores oferecem bônus e prêmios por desempenho ou metas atingidas, que são adicionados à folha de pagamento.
• Participação nos Lucros e Resultados (PLR): empresas podem pagar PLR aos funcionários como parte dos ganhos obtidos, seguindo critérios acordados em convenção coletiva ou acordo empresarial.
• Benefícios extras: além do salário base, benefícios como auxílio-educação, planos de saúde, seguro de vida, entre outros, podem ser adicionados à folha de pagamento.

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Conclusão 

Mais um texto chegou ao fim! Neste conteúdo, você pode ver como a folha de pagamento funciona e as principais informações que precisam ter para ter o cálculo certo. 

Como última dica, não deixe de conferir os nossos recursos. Nós da Nextar estamos sempre pensando em otimizar a rotina da pessoa comerciante e facilitar o desempenho de atividades. 

Te vejo nos próximos conteúdos. 

Até mais e boas vendas!