Recibo de Pagamento: descubra para que serve e como emitir

Você guarda seu recibo de pagamento após efetuar uma compra?

Como consumidores, todos nós sabemos da importância de termos alguma forma de comprovação nas compras cotidianas, para mantermos um certo controle dos gastos e não sobrar dúvidas de que a quantia certa foi paga. 

É por isso que você, pequeno comerciante, deve levar isso em conta e emitir os comprovantes necessários para não deixar o cliente na mão.

Quer saber mais sobre a importância desse documento e aprender como fazer um recibo simples de pagamento? 

Continue lendo!

O que é um recibo de pagamento?

O recibo é um documento que tem como objetivo a comprovação de que uma das partes da relação comercial de fato recebeu o dinheiro por seu produto ou serviço. 

Embora ele não seja um registro oficial, acaba sendo importante para o controle financeiro da empresa, monitorando parte das entradas e saídas do seu caixa e acrescentando regularidade e segurança ao negócio.

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Qual a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?

Por mais que às vezes sejam confundidos pelos donos de pequeno negócio, a nota fiscal e o recibo de pagamento são dois registros distintos, e têm propósitos diferentes no cotidiano do comércio. 

Enquanto a nota fiscal comprova a transferência da posse de uma mercadoria e por isso deve conter dados detalhados do consumidor e detalhes fiscais.

O recibo de pagamento é somente uma garantia do recebimento dos valores adequados pela venda de um produto ou pela prestação de um serviço.

Embora até possa ser utilizado na apuração e recolhimento de impostos, o recibo é um documento um pouco mais informal do que a nota fiscal, e acaba não validando, por si só, a formalização de uma venda - estaria faltando a nota fiscal, que comprovaria não apenas o pagamento mas também a posse da mercadoria. 

Para que serve um recibo de pagamento? 

O recibo é muito útil para que você, pequeno comerciante, esteja sempre a par dos recebimentos do negócio e possa evitar problemas com pagamentos realizados ou contestações sobre o recebimento de dívidas. 

Muitos pequenos comércios acabam gerando duas vias de recibo no momento da venda, e utilizam o documento para conferência manual do caixa de modo a auxiliar na organização.

Qual a importância de um recibo de pagamento?

Como você viu, o recibo de pagamento é importante tanto para a empresa - já que possui valor legal e ajuda na gestão financeira - quanto para o consumidor final, que com ele pode manter controle dos seus gastos e se assegurar de que os pagamentos foram devidamente realizados.

Modelos de recibo de pagamento

Não há um padrão oficial desse documento e você pode adaptá-lo às suas preferências. Contudo, existem diversos modelos prontos que contam com todas as informações necessárias e facilitam a vida do microempresário. 

O Nex, por exemplo, disponibiliza mais de 60 modelos de recibo de pagamento para o seu negócio, sendo eles divididos em 2 principais tipos: para impressão em bobina e para impressão em folha (A4 ou A5).

Para que você possa ter uma prévia de como o Nex pode te ajudar na emissão de recibos, eu separei alguns exemplos de recibo de pagamento. Confira:

Bobina (74mm) - Modelo 203a

Bobina (74mm) - Modelo 203c

Folha (A4) - Modelo 101D com débito total do cliente

Quando o recibo de pagamento deve ser feito?

Preferivelmente, o comerciante deve emitir recibos para seus clientes em toda e qualquer venda, para que a relação comercial seja devidamente organizada e tanto o consumidor quanto a empresa tenham controle do que está sendo feito. 

Como já foi dito antes, a impressão de recibos agrega credibilidade ao seu negócio e evita situações que possam prejudicar a reputação. 

É por isso que, nas configurações de vendas do Nex, você pode optar pela função “imprimir automaticamente" e ter os seus comprovantes gerados assim que as vendas forem realizadas.  

Quem fica com o recibo e por quanto tempo deve ser guardado?

Por razões óbvias, o cliente final é o maior interessado pelo recibo: é ele quem constantemente precisa conferir se as suas compras estão sendo corretamente processadas e documentadas. 

De acordo com o código civil brasileiro, o prazo máximo para a cobrança de dívidas aos consumidores é de 5 anos, então é importante guardar os recibos para evitar possíveis problemas no futuro. 

Porém, guardar uma segunda via do recibo também pode ser muito útil para certas empresas que realizam o fechamento de caixa manualmente ou que trabalham com um tipo de organização específica. 

O Nex, mais uma vez, pensou nisso e incluiu diversos modelos com disponibilidade para segunda via ao comerciante. 

O que deve constar em um recibo de pagamento?

Aqui, vai depender muito do seu ramo de atividade e do tipo de cliente com que o seu negócio lida, e por isso é interessante dar uma olhada nos modelos oferecidos dentro do Nex. 

Por exemplo, pode ser que você precise de um recibo que contenha apenas o nome da loja, o nome do cliente e os valores da venda. 

Se você trabalha com delivery, precisará de um recibo constando também o endereço de entrega e telefone do cliente. 

Já se você trabalha com vendedores comissionados em uma loja, é interessante incluir o nome dos responsáveis por cada venda no comprovante.

No entanto, algumas informações essenciais são: nome da loja, nome do cliente, data e hora da transação, descrição dos produtos, valores unitários e valor total, além de um campo de observações sobre a venda.

Como fazer um recibo de pagamento?

Antes de começar a imprimir os recibos nas vendas, é preciso configurar os detalhes e ajustar os modelos à realidade do seu comércio. 

Mas não se preocupe, é fácil! Uma vez que o Nex já está baixado no computador que você usa no negócio, basta ir até as configurações de vendas, marcar a opção “Imprimir comprovante de VENDA”, escolher o modelo (layout), preencher as informações da empresa (nome, CNPJ e outros) para que o recibo saia com os seus dados, e pronto! 

Você estará pronto para imprimir os comprovantes com a impressora do negócio assim que uma venda for concluída. 

Para saber mais detalhes, clique aqui para acessar um tutorial da nossa central de ajuda.

Você sabia que, além de ajudar a imprimir os recibos, o Nex facilita o monitoramento dos seus recebimentos? Ele é um sistema de gestão completo e integrado, que oferece recursos como controle de estoque, pedidos, controle de vendas e mais! Se quiser saber mais, clique aqui.

Conclusão

Durante este texto, eu te mostrei a importância de emitir recibos de pagamento para o bom funcionamento e reputação do seu negócio, a diferença dele com relação à nota fiscal, e alguns detalhes sobre os modelos prontos que você pode utilizar no Nex.

Após a leitura, eu espero que você esteja mais preparado para implementar essa tão útil ferramenta no seu comércio!

Texto editado e revisado por Vitória Calegari.