Como ter organização financeira em sua loja

Sabemos que controlar as finanças de um negócio traz diferentes desafios com diferentes fatores, podendo ser eles externos ou internos. E é por isso mesmo que separamos aqui as principais dicas de como identificá-los corretamente para uma organização financeira eficaz na sua empresa.

O que é organização financeira?

Organização financeira é a estratégia usada a fim de oferecer controle, segurança e previsão para que você possa alcançar seu objetivo financeiro.

Existem diversas formas de você organizar as finanças do seu negócio, e uma boa estratégia para ter esse melhor acompanhamento é contar com recursos que facilitem o registro e gestão de movimentações. 

Através do sistema Nex você consegue ter acesso a atividades diárias como trocas e devoluções, entrada e saída de dinheiro, diferentes formas de pagamento, consulta dos relatórios de caixa, desempenho de vendas e muito mais. Descomplique sua gestão financeira com o controle de caixa Nex! 

Por que a organização financeira é tão importante?

Saber como organizar suas finanças é quase igual a ouvir sua música favorita ou conversar com a pessoa que você mais ama: traz segurança. A segurança não precisa ser a certeza de que tudo vai sair exatamente como o esperado, mas sim a capacidade de estar preparado para eventuais imprevistos. 

Gerenciar o dinheiro do seu negócio permite que você tome decisões e se planeje com antecedência, isso vai dando maior autonomia e autoestima sobre seu negócio.

“Coisas boas vêm para aqueles que planejam”. 

Finança boa só pode ser planejada, e é com isso em mente que trouxemos alguns pontos de porque você deve organizar financeiramente sua empresa:

• Retorno de como está indo o desempenho do seu negócio: Os números não mentem. O saldo final te dará uma boa estimativa de como estão seus lucros até agora
• Redução de erros fiscais: Registrar entradas e saídas é fundamental para ter consciência dos detalhes de transação, fluxo de caixa e possíveis erros que podem passar despercebidos
• Melhor relacionamento com investidores: Estar com as contas em dia e saber manobrar bem seu negócio é muito atrativo para empresas que buscam clientes em potencial na área de crédito e investimento, isso pode trazer uma relação financeira confiante e duradoura
• Controle das despesas: Estar ciente daquilo que é necessário para suprir as demandas traz por consequência o poder de avaliar o que deve ser reduzido em um corte de gastos.

Organização financeira: como fazer

Antes de iniciar sua jornada de reorganização é necessário identificar os principais pontos e necessidades que um bom planejamento deve ter. 

Administrar uma empresa é quase como administrar um lar: as vendas são como o salário que entra, as despesas são como as contas fixas de água, luz e internet, e o investimento é aquele eletrodoméstico, reforma ou carro que você sabe que vai melhorar sua rotina e trazer um retorno futuro. 

Ter em mente os valores reais de cada uma das etapas e saber gerenciar seu dinheiro é o fundamental para dar início a sua gestão financeira.

Você pode começar anotando suas contas no caderno ou em uma planilha de organização financeira caso não sinta que é o momento de investir em um sistema de gestão. Visualizar seu dinheiro é essencial!

Entenda a situação financeira atual do seu negócio

Pare por um momento e faça um diagnóstico de como está a situação do seu negócio. Você consegue visualizar seu lucro? Suas despesas do mês são realmente pagas conforme o previsto?

É muito fácil perder a dimensão do quanto realmente está sendo ganho ou gasto quando você usa seu dinheiro pessoal para cobrir um furo aqui e ali. Uma empresa deve ser independente e se retroalimentar, ou seja, ela tem que ter a capacidade de honrar suas despesas com seu próprio dinheiro. 

É claro que para crescer ela precisa de investimento, mas esse valor tem que ser muito bem planejado e não deve ser um uso recorrente, ou você pode acabar pagando para vender, por isso a importância da organização financeira e o entendimento real de como seu negócio está funcionando.

Conheça todos seus gastos e despesas

Isso vale para gastos fixos, variáveis, prioritários e secundários, esse momento é importante e todos devem ser considerados. Nesse primeiro passo de identificá-los você deve fazer uma relação de quanto esse gasto custa e o quão importante ele é em relação a esse custo, o resultado disso será a prioridade de mantê-lo ou a necessidade de dispensá-lo. 

Identifique os custos que podem ser reduzidos

Uma boa forma de identificar o que faz ou não sentido para seu negócio é se perguntar: Qual é a importância disso na minha empresa? Você se surpreenderá com a falta de justificativa que essa pergunta pode trazer. 

Nem todos os custos precisam ser aniquilados ou jogados no espaço, existem reajustes que podem ser feitos com o objetivo de reduzir o valor gasto, o equilíbrio é a chave da boa convivência com suas contas.

Caso tenha interesse sobre o assunto, leia o texto “Como fazer redução de custos na empresa: dicas e exemplos” no Blog! 

Defina suas prioridades e estabeleça objetivos

Mais importante do que estabelecer uma rotina de como organizar a parte financeira de uma empresa, é cumprir com o planejamento e cultivar hábitos diários que te levem até o objetivo final. 

Se você estabeleceu um orçamento de gastos com alimentação por exemplo, siga a quantidade que foi reservada para esse orçamento, caso use seis, oito ou dez reais a mais do que o valor destinado para aquele dia, compense com a quantidade do dia seguinte, isso também vale para aquela rosquinha que você nunca anota achando que não fará diferença, todo detalhe importa e você pode acabar se atrapalhando com estes gastos invisíveis. Equilibre suas necessidades diárias para que possa alcançar sua meta.

Faça análises mensais

As análises mensais trazem um papel fundamental na identificação de fatores positivos ou negativos no desempenho da sua empresa, ou seja, ela permite que você identifique áreas de melhoria, corte aquilo que não agrega e invista no que funciona. Importante, né?

Pague suas contas em dia

Priorizar as despesas de vencimento fixo (como água e luz) no início do mês e negociar o prazo do pagamento de fornecedores e prestadores de serviço para o fim do mês, é uma ótima alternativa para manter suas contas em dia e ter seu fluxo de caixa saudável.

Tenha uma reserva de emergência

O ideal da reserva de emergência é que você deposite em determinado prazo um valor que represente de 4 a 12 meses de despesas. Também é essencial que seja um dinheiro com liquidez, ou seja, que você consiga sacar logo após o pedido de resgate.

Pense na sua reserva de emergência como um calmante mental. Ter a certeza de que você tem para onde recorrer diante de um momento de necessidade é algo sem preço.

Estude sobre o tema

Um erro muito comum é tomar decisões baseadas em intuição ou métodos ineficientes que aparentam ser simples e inofensivos. Temos hoje uma infinidade de cursos e dicas de educação financeira totalmente gratuitas que vão te ajudar a entender melhor sobre as maravilhas e as burocracias do mundo empreendedor. 

Não saber tudo é normal e também o melhor caminho para despertar a curiosidade de aprender, use desse interesse para estudar, aumentar seu conhecimento e adquirir com qualidade sua segurança financeira.

Invista em um sistema de gestão

Um bom sistema de gestão te poupará muito tempo e desempenho em tarefas simples e recorrentes com seu controle diário de vendas, custos e desempenho. Existem inúmeras atividades que surgem com a evolução de um negócio, e conseguir dar a atenção necessária para essas demandas é algo que se torna possível quando existe um sistema eficaz que cuida das necessidades da sua área de venda. 

Veja algumas das principais vantagens de um sistema de gestão:

• Agilidade: Atividades que antes eram manuais agora passam a ser digitadas e processadas em questão de instantes, pois estão todas interligadas e com fácil acesso.
• Relatórios: Gera documentos detalhados sobre clientes, vendas, fornecedores etc. de diferentes tipos e datas em questão de instantes.
• Organização: Ter um painel com todas as informações interligadas em um único sistema é a melhor forma de ter tudo ao seu alcance organizado e pronto para uso.
• Cadastro: Tenha uma ficha completa e detalhada com informações diversas de clientes, produtos e fornecedores.
• Precisão nas informações: Reduz boa parte dos erros de cálculo que podemos cometer, evitando assim retrabalhos futuros.
• Gestão de estoque: O entra e sai de mercadoria é calculado pelo sistema e suas vendas já ganham automaticamente a baixa de produto no estoque.

 Isso é só o começo, tem muito mais!

Ferramentas do Nex para ajudar na sua organização financeira

Dê o primeiro passo agora com as ferramentas gratuitas do programa ou escolha o plano de acordo com sua necessidade. O Sistema Nex organiza a rotina financeira do seu negócio e garante prosperidade ao investir naquilo que você acredita. 

Logo após vamos apresentar  algumas ferramentas do Nex para ajudar na sua organização financeira.

Controle de caixa

Ter o cuidado de acompanhar as transações diárias do caixa da sua empresa é um dos principais passos para ter maior controle, previsão de vendas e também de como organizar um setor financeiro de uma empresa.

Essa seção te oferece a possibilidade de realizar vendas diretamente pelo seu caixa, unir o sistema a equipamentos como impressoras, gaveta do caixa, leitor de código de barras, balança, além de dar acesso a separação de abertura e fechamento de caixa por turnos (ideal para divisão de funcionários)

Controle de vendas

O controle de vendas permite acesso a todas suas vendas e detalhes como vendedor, cliente e meio de pagamento. Aqui também é possível aplicar descontos específicos direto pelo sistema, e claro, ficam todos disponíveis no relatório de caixa para verificar a hora que precisar.

Contas a pagar

Aqui vão três facilidades que a seção de contas a pagar traz para gerenciar dinheiro de forma prática:

1. Cadastro automático: O programa consegue fazer cadastros automáticos dos seus boletos, você só precisa digitar os dados uma vez e no próximo pagamento já estará identificado.
2. Categoria de contas: A organização das suas contas são garantidas, já que é possível criar categorias para cada despesa, isso facilita você a realizar pagamentos por grupos e assim ter uma melhor visão de onde estão indo seus gastos.
3. Boletos escaneados: Os boletos digitais que você recebe são escaneados pelo sistema e rapidamente identificados. Você só precisa estar com ele aberto em seu dispositivo antes de clicar nessa opção, então após isso o sistema fará uma análise de tela para encontrar as informações do código de barras.

Margem de lucro

Sem desespero! Já separamos mais três atividades que essa seção apresenta e elas por si só explicam quais informações o sistema oferece sobre sua margem de lucro, também conhecida por markup.

1. Determinação da sua margem de lucro: Escolha a margem específica ou padrão para cada mercadoria. É aqui que você informa ao sistema se todos os seus produtos vão te dar o mesmo lucro ou cada um terá um valor especial.
2. Veja seu lucro em tempo real: O sistema oferece relatórios indicando seus lucros e também é possível acompanhá-los em tempo real. Quem sabe faz ao-vivo!
3. O custo de cada item é calculado de forma automática, você só precisa fazer a entrada de estoque da compra através de um documento XML da nota fiscal.

Caso queira saber mais sobre o tema, recomendo que leia o texto “Entrada de Estoque através de XML da NFe” no Blog do Nex! 

Relatórios financeiros

Agora vamos destacar os principais e mais úteis relatórios para manter uma boa organização financeira:

• Relatório de faturamento.
• Ticket Médio.
• Relatório de Receitas e Despesas.
• Clientes.
• Relatório de Estoque.
• Fornecedores.
• Relatório de Vendas.

Gere relatórios administrativos com facilidade e rapidez com o Nex, com ele você evita erros e as informações chegam prontas até você. Confira! 

Conclusão

Com tudo isso podemos concluir que para iniciar uma rotina de organização financeira, os meios são muitos e os objetivos também. Através de dicas e indicações vemos como é possível ter maior noção de progresso, pontos de melhoria, potenciais investimentos dentro de uma empresa e tudo em conjunto para alcançar seu objetivo financeiro.

Desta forma, disponibilizamos conteúdos sobre o impacto positivo de uma gestão financeira, é uma maneira de encorajar e informar cada vez mais quem empreende.

A  busca por melhoria dentro de um negócio diz muito sobre o quão importante isso é para quem também ama o comércio e essa é uma conexão que queremos aproximar cada vez mais!