Indicadores de estoque: acompanhe-os e melhore sua gestão

Sabe quando, ao longo do mês, certos produtos sempre acabam antes dos outros, estragam ou quebram e isso afeta no padrão de compras que você faz no supermercado? 

Essa dinâmica também se aplica ao estoque de uma loja, porém, a complexidade dos processos e os detalhes envolvidos no controle de estoque, exigem uma atenção redobrada. É aí que entram os indicadores de estoque, ferramentas fundamentais para monitorar e avaliar o desempenho de estoque da sua empresa e entender quais são as necessidades a partir disso.

Hoje vamos falar sobre indicadores de estoque e a relação do seu comércio com o controle e gestão de armazenamento. Aperte o cinto!

O Nex é um sistema de estoque completo! Com segurança e facilidade de uso, ele proporciona eficiência e agilidade para as atividades diárias da loja, ao mesmo tempo em que reduz a margem de erros. Acesse o sistema de estoque do Nex e aproveite!

O que são indicadores de estoque?

Os indicadores de estoque, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) de estoque, são medidores essenciais que permitem monitorar e avaliar o desempenho dos produtos armazenados e do estoque disponível. Esses indicadores-chave permitem a comparação e o acompanhamento dos dados, fornecendo informações valiosas sobre o estoque da sua empresa.

Quais são as vantagens de acompanhar indicadores de estoque?

Como os indicadores de estoque estão diretamente relacionados ao volume de vendas, é fácil identificar vantagens em acompanhar esses indicadores. Veja alguns exemplos:

• Investimento correto no capital de giro.
• Redução de custos desnecessários.
• Atendimento correto da demanda dos clientes.
• Identificação de padrões de compra (o que acaba antes).

Principais indicadores de estoque para ficar de olho:

Para que você consiga realizar e entender de maneira prática a análise de estoque, listei 8 tipos de KPI que vão te ajudar nesse processo. Bora?

1. Giro de estoque

O cálculo do chamado giro ou rotação de estoque é feito através do valor total de vendas pelo volume médio do estoque. Por exemplo, considere uma panificadora que possui um volume médio mensal de 60 pacotes de broa em estoque e uma venda de 240 pacotes ao longo do ano. Nesse caso, o giro de estoque seria igual a 4, o que indica que o estoque foi renovado 4 vezes durante o período mencionado.

O ideal é que o valor esteja sempre acima de 1, isso indica que todos os produtos em estoque foram renovados.

Para realizar este cálculo do giro de estoque, você pode acessar as estatísticas no sistema de gestão e filtrar pelo número de vendas anual de um determinado produto. Veja:

Resultado da quantidade de vendas dentro do período selecionado:

Para saber qual é o volume médio mensal de estoque, basta somar o número de produtos do estoque inicial com o número do estoque final e dividir por 2.

2. Ruptura de estoque

A ruptura ou quebra de estoque, é a ausência de produto no momento de venda. Ela ocorre quando o número de itens disponíveis fisicamente é diferente da quantidade disponível registrada, então o cliente fica na expectativa de levar um item, que na verdade não existe, gerando um clima de tensão e desapontamento.

Existem diferentes fatores que causam a ruptura de estoque, entre eles podemos citar alguns:

• Registro indevido da quantidade de itens.
• Recebimento de mercadoria com erro de contagem na origem.
• Quantia incorreta no momento de venda.
• Registro ou baixa de um produto parecido.
• Falta de dar baixa em avarias.

Por isso é importante que você faça periodicamente, uma contagem de inventário, para comparar o registro digital com o estoque físico dos produtos. 

Veja como gerar um inventário a partir do sistema de gestão Nex!

1. Na tela inicial, vá até o ícone de estoque e em seguida clique na aba de inventário.

2. Clique no sinal de + para adicionar um inventário junto a data e início.

3. Na tela de inventário, você pode editar as opções “quantidade” e “custo item”, de acordo com a verificação de estoque. Também é possível você exportar o documento para uma planilha Excel. 

4. Você pode atualizar o estoque atual conforme as edições feitas clicando nos três pontinhos e em “atualizar estoque atual dos produtos com base nesse inventário”.

3. On shelf availability - OSA

O termo em inglês “On shelf availability - OSA” significa ”disponibilidade na prateleira” e de maneira resumida, é um indicador de quantidades necessárias para suprir um determinado produto sem que ocorra falta dele em loja.

Esse indicador foi criado com o objetivo de evitar aquelas rupturas em prateleiras, que além de serem visualmente “feias”, indicam escassez de produtos e falta de planejamento.

Você consegue aplicar o OSA através da verificação de estoque mínimo pelo sistema de gestão, por exemplo, que informa os itens com quantidade mínima abaixo do estoque.

Veja o exemplo com o sistema de gestão Nex:

4. Perdas no estoque

O estoque de mercadorias pode sofrer perdas ou avarias de acordo com as condições de armazenamento. Algumas perdas estão relacionadas com a validade dos produtos e isso deve ser verificado com antecedência para que sejam providenciados os processos de retorno à origem.

Por isso além da conferência antecipada, é importante ter uma rotina de inventário para conferência de estoque, como mencionado no tópico 2.

5. Taxa de retorno

A taxa de retorno está relacionada ao gasto de devolução e existem algumas causas que podem levar itens do seu estoque a serem devolvidos à origem. Isso pode incluir trocas de mercadorias, vencimento dos produtos e término da temporada, por exemplo. A devolução de estoque resulta em custos não apenas devido à perda de vendas, tempo e espaço de armazenamento utilizado, mas também pelos custos de transporte.

Para realizar uma devolução ao fornecedor através do sistema Nex, veja os seguintes passos:

1. Na tela inicial, localize o ícone de estoque e após isso clique no botão de subtração na parte superior da tela.

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2. Clique em “devolução ao fornecedor” e escolha o fornecedor cadastrado.

6. Tempo de reposição

O tempo de reposição é o período que leva até um produto ser pedido e transportado até sua loja antes que ele acabe em seu estoque. Com uma análise correta nos níveis de estoque, você consegue planejar o pedido dos produtos, antes mesmo deles acabarem, isso evita a falta em estoque e também o acúmulo desnecessário de itens.

Veja mais sobre estoque em nosso texto: Gestão de estoque: o que é e como fazer de forma eficiente

7. Cobertura de estoque

Um dos indicadores logísticos para você saber quanto tempo sua loja ficará abastecida é a cobertura de estoque.

Com ela você sabe quanto tempo precisa para atender as demandas de venda sem que faltem produtos.

Você pode realizar o cálculo da seguinte forma: cobertura de estoque é igual ao volume do estoque dividido pelo número de vendas.

Então se seu comércio vende em média 10 latas de Coca-Cola por dia e seu volume médio de estoque for 40, o resultado é igual a 4 dias.

Acesse o texto "Gestão de Estoque: 4 textos que vão mudar a forma como você gerencia seu almoxarifado".

8. Ponto de pedido

Esse indicador de estoque traz recomendações sobre o momento ideal para fazer um novo pedido ao fornecedor, a fim de evitar a falta de produtos no estoque. O cálculo desse indicador leva em consideração o estoque mínimo, o consumo médio e o tempo de reabastecimento necessário.

Para que você tenha acesso ao relatório de estoque mínimo, é preciso cadastrar o estoque máximo e mínimo no sistema de gestão. Sabe como fazer isto através do sistema Nex? 

Veja o exemplo a seguir!

1. Na tela inicial, clique no ícone de produtos e logo em seguida, escolha o item e clique em editar.

2. Ao abrir a tela, localize na parte inferior o campo “limites de estoque”, onde aparecerá um espaço para digitação de valor máximo e mínimo. Após isso é só salvar e você terá o seu estoque máximo e mínimo cadastrado!

Feito isso, você já consegue ter acesso aos produtos em estoque mínimo, caso eles existam em seu armazenamento. Bora ver como fica?

1. Na tela inicial, clique no ícone de estoque e localize o botão de filtro logo acima dos produtos. Nele, você vai clicar na opção de “produtos com estoque abaixo do mínimo”.

2. O resultado para este filtro apontará qual ou quais itens estão abaixo do valor mínimo e você pode clicar no ícone de flecha para imprimir seu relatório de estoque mínimo.

O sucesso do seu estoque começa com uma gestão eficiente de toda sua loja

Ter um controle de indicadores e entender o funcionamento dos KPIs de estoque, é um passo fundamental para garantir um melhor desempenho no seu estoque, mas não é o fator decisivo para uma gestão eficiente!

É através de um sistema de gestão integrado que é possível cadastrar seus produtos e então acompanhar os indicadores de estoque. Com a ajuda dos recursos de gestão disponíveis nesse sistema, você consegue ter um fluxo de informações muito mais completo na sua rotina de vendas, já que todas as informações estão interligadas em um só lugar: cadastros, vendas, estoque, financeiro, notas fiscais, relatórios e muito mais!

Uma ótima escolha é o sistema de gestão Nex, que reúne recursos que são essenciais para a boa gestão do seu estoque, como o cadastro de produtos, que traz o detalhamento dos itens que entram na loja (como peso, quantidade, limite do estoque, validade, etc.), a impressão de etiquetas, que facilita na identificação, quantidade e categoria dos produtos que você dá entrada.

As razões para adotar um sistema de gestão são inúmeras, mas ter um sistema integrado e organizado é sua decisão!

Baixe o sistema de gestão Nex e aproveite os recursos que vão além do estoque!

Conclusão

Vimos hoje que falar de estoque é falar sobre detalhes operacionais.

A gestão de estoque é uma parte da rotina de vendas que muitas vezes fica de lado, nos bastidores, por se tratar de um espaço físico muitas vezes fora do alcance visual e das diversas ocupações diárias. 

Por isso, ter atenção a este detalhe e aos demais indicadores de estoque através de um sistema de gestão, é uma forma de melhorar o armazenamento e qualidade dos seus produtos!