Fluxo de caixa: o que é e como fazer de maneira simples

Fluxo de Caixa é o nome que se dá para a movimentação das entradas e saídas de dinheiro no caixa de um comércio. 

Esse cálculo possibilita um controle mais efetivo sobre os dados financeiros de uma loja e é um dos principais fatores para uma projeção financeira correta. 

A seguir, confira mais detalhes sobre fluxo de caixa, a diferença entre os tipos de fluxo de caixa e um passo a passo de como fazer.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o cálculo das entradas, que incluem vendas à vista, vendas a prazo, pagamento de vendas em débito, etc. e a soma das saídas, como despesas, investimentos, compras de mercadoria, entre outras. 

Esses dados permitem que um comerciante acompanhe a saúde financeira de um negócio através da relação das entradas e saídas para definir o saldo de um período determinado.

Para controlar o fluxo de caixa de forma eficiente é importante registrar todos os ganhos e gastos, por mais que pareçam indiferentes. 

E isso precisa ser feito constantemente. 

Apenas com o comprometimento no registro será possível confiar na situação financeira de uma empresa e sua capacidade de cumprir com as obrigações em curto prazo, além de poder antecipar importantes decisões, organizar promoções estratégicas, negociar melhores condições com fornecedores e prever possíveis dificuldades financeiras.

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Entenda qual a função do fluxo de caixa

A função mais importante do fluxo de caixa de um comércio é garantir o controle operacional das atividades de compra e venda de produtos, bem como pagamentos e recebimentos. 

O fluxo de caixa está no centro dessas operações e é a partir dele que se deve criar estratégias que envolvem gastos. 

Registrando toda a movimentação do seu caixa, você consegue avaliar a real situação financeira do seu negócio e a partir daí, estabelecer estratégias para lucrar mais ou evitar prejuízos. 

Existe a falsa sensação de que vender muito garante a saúde financeira de um pequeno comércio. 

Mas na verdade, é possível acabar no prejuízo mesmo com alto movimento: basta precificar um produto de maneira incorreta.

O fluxo de caixa contribui para encontrar produtos estratégicos e precificá-los de maneira inteligente, por exemplo. 

Além de dar uma visão ampla sobre as finanças do seu negócio, o fluxo de caixa feito corretamente garante a eficiência de todos os detalhes que garantem a independência financeira do seu comércio.

Qual a importância do fluxo de caixa para o sucesso da empresa

O fluxo de caixa é importante para conhecer plenamente uma empresa e maximizar a sua  performance financeira. 

Com um fluxo de caixa bem calculado é possível otimizar o destino de determinados recursos, por exemplo. 

Além de obter informações fundamentais para decisões estratégicas:

Benefícios do fluxo de caixa

• Antecipar períodos em que sobrarão recursos para investimentos.
• Analisar com segurança se é possível cumprir com o pagamento antes de absorver novos compromissos financeiros, como parcelamentos e financiamentos.
• Encontrar o momento ideal para promoções estratégicas.
• Oferecer melhores condições de venda, como meios de pagamentos alternativos e prazo para pagamento. 

Riscos que a empresa corre ao não calcular o fluxo de caixa

• Analisar de forma tardia a necessidade de entrada de recursos, sem tempo para negociar o menor custo para a empresa.
• Não identificar eventuais desvios no caixa, como uso inapropriado de recursos, furtos e erros de registro.
• Não ter o conhecimento de todas as despesas e o impacto direto que elas têm no lucro.
• Não conseguir fazer uma reserva para imprevistos, como pequenos reparos, baixa no movimento ou aumento nos preços do fornecedor.

Fluxo de caixa vs controle de caixa

A maior diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa está no objetivo de cada ferramenta. 

O controle de caixa registra todas as movimentações financeiras do seu comércio e apresenta o saldo atual. 

Já o fluxo de caixa, permite prever as entradas e saídas de valores que acontecerão no futuro, utilizando basicamente as mesmas informações.

Sendo assim, o controle de caixa contribui para uma análise mais imediata sobre os recursos que você tem disponíveis agora, sem considerar movimentações futuras. 

Esse assunto, inclusive, já foi tema aqui no Blog do Nex. Para conferir todos os detalhes do controle de caixa e seu fechamento correto, clique aqui.

Tipos de fluxos de caixa

Existem diversos modelos de fluxo de caixa que oferecem diferentes detalhes sobre a situação financeira de um empreendimento e que são recomendados para contextos específicos. 

Levei em consideração os que são mais usados e fazem mais sentido para a realidade dos pequenos comércios, confira:

Fluxo de caixa diário

O fluxo de caixa diário é atualizado diariamente, evidenciando sempre os últimos eventos financeiros da empresa. 

Da mesma forma que é atualizado, deve ser consultado com frequência. 

O controle dessa forma é recomendado apenas para empresas de porte maior, ou que lidam com diversos processos financeiros complexos, como é o caso de franquias. 

Este tipo de análise precisa de um profissional, ou uma equipe dedicada somente a isso.

Fluxo de caixa simples

O fluxo de caixa simples é o mais recomendado para pequenos comércios e é o modelo que me baseei nas pesquisas para escrever este texto. 

Basicamente, o fluxo de caixa simples leva em conta entradas e saídas de valores, contas a pagar, recebimentos futuros e prevê os gastos e a receita dos meses seguintes.

Fluxo de caixa simples é um modelo que oferece informações mais básicas, mas que ainda são confiáveis para a elaboração de um planejamento de um período curto. 

Também é o tipo de conferência ideal para empresas que estão começando.

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado é muito interessante para incluir nas rotinas administrativas, mas não para basear seus próximos passos somente a partir dele. Isso porque neste modelo de fluxo de caixa, os valores de transações passadas não são incluídos. O único objetivo é prever as saídas e entradas de um período futuro.

Quis trazê-lo para este texto, pois é uma forma interessante de se preparar para imprevistos, como gastos de última hora, mas também para se planejar para uma expansão ou reforma programada. 

Esta é uma análise que funciona para qualquer tipo de comércio. 

Como fazer fluxo de caixa [Passo a Passo]

Passo 1: Documente as despesas

O primeiro passo necessário para montar um fluxo de caixa eficiente é reunir todas as despesas da sua empresa e documentá-las. 

Isso vale para custos fixos, como aluguel, folha de pagamento de funcionários, contas de luz, contas de água, internet e custos variáveis, como os de insumos, comissão de vendedores e manutenção dos equipamentos.

Passo 2: Apure o dinheiro em caixa

O segundo passo consiste em identificar a situação financeira atual do seu negócio. 

Comece contabilizando o dinheiro em caixa. 

Normalmente se considera os custos de um mês e se subtrai o valor que deve entrar no mesmo período através das vendas. 

Passo 3: Controle as contas a pagar

Agora que você tem uma noção mais precisa da situação financeira da sua empresa e dos gastos mensais, é preciso controlar as contas a pagar. 

Assim, você pode pode pagar seus compromissos de forma estratégica a partir dos vencimentos e obter melhores condições.

Passo 4: Monitore as contas a receber

Também é necessário saber controlar os valores que devem ser pagos pelos seus clientes ao longo do mês. 

Como o vencimento das contas a pagar não são necessariamente em datas próximas aos pagamentos efetuados pelo seus cliente, você deve gerenciar tudo a fim de manter um fluxo de caixa favorável.

Passo 5: Automatize os processos

O operacional e o administrativo de um comércio precisam estar conectados e o jeito mais fácil de fazer isso é com tecnologia. 

Informatizando seus dados dados e automatizando os  processos, além de diminuir muito as chances de erro, você dinamiza e ganha mais controle sobre o seu comércio. 

Pensando nisso, com base no modelo do SEBRAE, nós disponibilizamos uma Planilha de Fluxo de Caixa que você pode fazer o download preenchendo o formulário abaixo.

4 dicas para controlar seu fluxo de caixa de forma eficiente

1. Crie uma rotina

Relembrando o que foi falado logo no início do texto, o comprometimento com o controle de caixa é o que vai tornar o fluxo eficiente. 

Para que você tenha relatórios corretos, o ideal é registrar todas as transações no ato. 

Caso isso não seja possível, separe todas as contas e comprovantes que ainda não foram registrados em um único lugar.

Mantenha em mente que essa conferência deve fazer parte da rotina operacional e separe um horário para que você, ou o funcionário responsável, apure todas as informações e possíveis inconsistências o quanto antes. 

2. Organize corretamente suas contas

Independente da forma como você pretende organizar suas contas, seja manual ou digital, evite separá-las em categorias muito genéricas, como “diversos”. 

Por serem muito abrangentes, diminuem a agilidade na hora de encontrar alguma conta específica e isso pode atrapalhar a sua rotina ou até mesmo esquecer de efetuar um pagamento.

3. Não misture suas finanças com as da empresa

É muito comum, principalmente em empresas pequenas, que o dono acrescente um valor do seu bolso para cobrir uma despesa imprevista, ou tire dinheiro direto do caixa para pequenas compras pessoais. 

Dessa maneira, o fluxo de caixa fica comprometido e se torna muito difícil averiguar a saúde financeira do negócio.

4. Evite atrasos

Quando se paga uma conta em atraso, você acaba gastando mais em juros e multas, e esse dinheiro sai direto do seu lucro. 

Quando se tem tudo registrado corretamente, além de evitar esquecimentos, você pode conseguir descontos por pagar antes dos vencimentos.

5. Use programa para controle de caixa

Para montar o fluxo de caixa de maneira eficiente, você precisa controlar seu caixa. Realize a abertura de caixa em um clique e registre todas as suas vendas de forma simples e segura com o Nex. 

Ao final do dia, confira se o dinheiro na gaveta e o dinheiro registrado estão correspondentes com o recurso “contador de dinheiro” e o resumo por meio de pagamento. 

Com o Nex você tem acesso a recursos fundamentais de gestão como Controle de Estoque e Vendas, Contas a Pagar e muito mais. Confira!

Conclusão

Como você pôde ver ao longo do texto, além de trazer somente benefícios para a sua gestão, o fluxo de caixa é muito menos complicado do que parece. 

Só precisa de comprometimento nos registros.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, ou sabe de alguma dica valiosa que eu não falei por aqui, deixe nos comentários. Boas análises e boas vendas!