Talvez você já tenha ouvido falar no Consumidor 4.0, na importância de Inbound Marketing ou no surgimento de um SAC 3.0 na nova era digital, mas nós aqui do Nex, particularmente, não gostamos muito desses termos difíceis e conceituais para explicar a rotina da gestão de pequenos comerciantes que, convenhamos, já é complicada.

Uma coisa é certa: o cliente representa uma importância fundamental na evolução do seu negócio, e isso vem sendo reforçado em muitos de nossos textos. Num contexto em que as tecnologias da informação dominam o comércio e os padrões de consumo são cada vez mais diversificados, isso é ainda mais verdadeiro, e não há como contestar o fato de que os consumidores pedem por experiências de compra personalizadas, agradáveis e com praticidade.

Embora haja estratégias bem famosas de fidelização de clientes com base em venda cruzada e programas de fidelidade, pouco se fala sobre o momento do cadastro. Na verdade, ele é de extrema importância para o planejamento das suas próximas ações, já que com os dados obtidos você pode criar ofertas personalizadas, entrar em contato para receber feedbacks, e até visualizar o grau de aceitação de cada produto pelos consumidores. Então, sejamos sinceros: se você não cuidar propriamente das informações dos clientes, estará perdendo oportunidades de negócio.

Aposto que não é isso que você quer, não é mesmo? Então fique comigo e confira os principais benefícios de utilizar uma ficha de clientes para te ajudar na tarefa do cadastro, assim como algumas dicas para você poder implementá-la na prática. Ah, e não se esqueça de ler até o final do texto para aproveitar o modelo de ficha que nós, do Nex, montamos para facilitar a sua vida. Vamos lá? Boa leitura!

Tudo bem, a planilha de cliente é uma ferramenta que já pode otimizar - e muito - as suas tarefas, mas sabe o que é ainda melhor? Um sistema de gestão completo com cadastro de clientes gratuito! O Nex, por exemplo, integra as informações dos seus consumidores com as demais áreas da empresa, oferecendo Controle de Débito e Crédito, Relatório de Compras por Cliente e muito mais! Clique aqui para ficar por dentro.

O que é cadastro de cliente?

Como você já deve estar imaginando, o cadastro de clientes é uma atividade operacional que envolve todo o processo de recolhimento, atualização, monitoramento e avaliação dos dados de quem compra os produtos da sua empresa, sejam pessoas físicas ou jurídicas.

Tendo o cadastro em dia, você pode saber melhor com quem está lidando e compreender as particularidades de comportamento dos clientes, que te permitem realizar promoções mais assertivas, definir o mix de produtos da melhor forma, e adaptar o produto ou serviço de acordo com as expectativas de demanda. Em outras palavras: a partir do correto acompanhamento de um cadastro de cliente bem atualizado, você diminui os seus custos operacionais e garante eficiência com menos recursos e menos tempo de trabalho.

Além da fidelização do público e da automatização das tarefas, manter uma estratégia de cadastro de clientes também pode ser útil para uma divulgação espontânea do seu estabelecimento, pois pense aqui comigo: se a pessoa é bem atendida e passa a atribuir certa preferência ao seu estabelecimento, é bem mais provável que ela convide mais e mais pessoas para visitá-lo, não é?

Bom, mas eu ainda vou falar sobre isso com mais detalhes, e sobre vários outros benefícios que você pode enxergar na prática ao adotar essa estratégia. Confira:

Por que fazer cadastro de cliente é importante?

1. Conhecer o perfil do seu consumidor

Aqui nós estamos falando sobre muito mais do que chamar a pessoa pelo nome, embora este também seja um ótimo sinal de que os clientes estão sendo valorizados na sua empresa.

Ter à disposição - desde que com o consentimento do consumidor - informações como nome, telefone, e-mail, preferências ou hábitos de consumo e as datas em que costuma fazer compras, é muito mais proveitoso, tanto para uma relação mais personalizada e duradoura, quanto para o aumento nas suas vendas.

Pense só: estratégias para manter os seus clientes satisfeitos e frequentando a loja, por mais criativas e avançadas que sejam, não vão gerar resultado algum se não levarem em conta o perfil de quem será impactado por tais ações.

2. Realizar ações de pós-venda

Continuando o mesmo raciocínio, vou dar um exemplo prático para que você entenda melhor do que estou falando. Imagine que você queira pedir uma pizza na pizzaria mais popular do bairro e, logo quando pega o telefone e menciona o seu nome para o atendente, ele responde “hoje vai querer o de sempre?”. Para completar, depois de uma ótima refeição você recebe uma mensagem agradável no celular, perguntando se estava tudo certo e pedindo para avaliar o atendimento.

Muito bom, não é? Duvido que, na próxima vez que bater aquela vontade de comer uma pizza, você não ligue para o mesmo estabelecimento imediatamente. Por outro lado, em muitos restaurantes o atendimento é péssimo, com funcionários mal-educados e pratos que, após demorarem muito para chegar, já estão frios; esses provavelmente são os casos de comerciantes que ignoram a importância de possuir clientes retornando e se mantendo fiéis ao restaurante.

A estratégia que eu mostrei da pizzaria de sucesso, no entanto, só foi possível a partir de funcionários bem treinados no atendimento personalizado ao consumidor, e de uma ficha cadastral de clientes bem organizada e completa para a consulta das informações.

Lembre-se: quando falamos de fidelização, uma das melhores formas de colocá-la em prática é fazendo o cliente se sentir especial, e lhe mostrando as vantagens ou diferenciais que ele terá ao voltar à loja.

3. Aumentar as vendas por cliente

Conhecendo o seu público e apostando em estratégias para que ele continue frequentando o seu estabelecimento, é mais do que claro que o seu ticket médio por cliente aumentará. Em outras palavras, cada consumidor passará a gastar mais na sua loja, pois as compras serão mais recorrentes e a quantidade de produtos também poderá ser maior.

Isso porque, além de um atendimento excelente no pós-venda, você deve entrar em contato com o consumidor de maneira personalizada, seja para divulgar ofertas de produtos que ele sempre compra na loja, seja para anunciar novos lançamentos que sejam de seu interesse.

Se você é dono de uma pequena farmácia, por exemplo, é ainda mais importante o contato com o cliente para avisar que um medicamento de uso contínuo está chegando ao fim. Já se o seu negócio é uma loja de bebidas, garanto que os amantes de cerveja ficarão felizes em receber uma mensagem anunciando que a mais nova Pilsen artesanal da região já chegou nas suas prateleiras.

Não se esqueça de utilizar diferentes canais de comunicação para estar sempre de acordo com as preferências do cliente; enquanto a geração Z provavelmente vai preferir o WhatsApp, pode ser que os mais velhos prefiram o e-mail ou o telefone.

4. Receber feedbacks para melhorar a experiência do cliente

Bom, se você está pensando que cultivar uma boa relação com o público é vantajoso somente para faturar mais, está enganado: trata-se de uma via de mão dupla, e as contribuições dos clientes podem ser muito importantes para você entregar as melhores soluções e se destacar cada vez mais da concorrência.

Então, pense que as sugestões podem se tornar oportunidades de aperfeiçoamento e mantenha sua mente aberta às críticas construtivas (as reclamações desrespeitosas e a gritaria são outro assunto). Ao enxergar críticas e sugestões como partes importantes do seu planejamento, você demonstra que está preparado para compreender as dores do consumidor e se esforça para evoluir mais a cada dia.

5. Conseguir aumentar a clientela

Sobre este assunto aqui eu já falei lá no início do texto, mas vale reforçar: se os clientes são bem atendidos na sua loja e escolhem ela como uma de suas favoritas, o famoso “boca a boca” certamente vai acontecer e mais pessoas vão receber primeiras impressões positivas do produto/serviço que você oferece. Isso vai contribuir para o reconhecimento e a credibilidade da sua marca, além, é claro, de aumentar o seu faturamento no final do mês.

Como fazer uma ficha de cadastro de clientes?

Agora que você já sabe os principais benefícios de manter uma ficha completa e organizada, vamos colocar a mão na massa? Confira algumas dicas sobre como fazer cadastro de clientes de forma personalizada, mas, caso queira uma solução mais rápida, não se esqueça de ficar até o final para receber o nosso modelo de ficha cadastral!

Escolha quais dados serão solicitados no cadastro

O primeiro passo é bem intuitivo: antes de começar a preencher os dados, você precisa definir quais serão eles, certo? Então, pense em quais informações são indispensáveis para que você possa reconhecer o cliente no futuro e entrar em contato com ele nos momentos oportunos.

Mas se você estiver tendo dificuldades, não se preocupe: os modelos prontos estão aí para isso, e podem ser uma bela “mão na roda” para te nortear nas fases iniciais do seu cadastro de clientes.

São bem amplas as possibilidades de informações que você queira cadastrar para conhecer melhor a clientela; numa loja de roupas, por exemplo, pode ser proveitoso incluir os tamanhos das peças mais utilizadas pelo cliente, ou a numeração dos calçados.

Bom, a lista a seguir vai poder variar muito de acordo com o seu segmento e objetivos, mas aqui vão alguns dados gerais que não podem faltar em uma ficha de cliente:

• Nome.
• Telefone.
• Data de nascimento.
• Sexo.
• CPF ou CNPJ.
• Endereço.
• E-mail.
• Nome dos responsáveis, caso o cliente seja menor de idade.
• Entregador favorito (no caso de serviços delivery).
• Campo adicional para informações extras (alguma preferência do cliente ou rede social para contato).
  

Lembre-se que, assim como em muitas outras tarefas da empresa, no cadastro dessas informações é importante que padrões sejam estabelecidos, já que múltiplos funcionários precisarão realizar a consulta e tudo precisa estar claro. Isso vai tornar mais fácil a organização dos dados e evitar que eles sejam perdidos por alguma divergência.

Este assunto veio por último, mas preste atenção porque ele é muito importante: no momento de perguntar as informações aos clientes, nunca deixe de respeitar o seu espaço e não insista caso eles não se sintam confortáveis em compartilhar determinados dados. Eu vou falar um pouco mais sobre isso lá na frente, então continue acompanhando!

Decida qual é o formato ideal do cadastro

Aqui estamos falando de dois formatos diferentes: impresso e digital e, embora o nosso objetivo aqui nunca seja impor uma escolha adequada e é sempre mais interessante deixar que você entenda o que é melhor para o negócio, a nossa recomendação é a ficha digital.

Pode ser tentador apostar numa agenda de clientes, já que talvez você já utilize esse mesmo esquema para outras tarefas da sua gestão, não é mesmo? Se você trabalha oferecendo um serviço, por exemplo, provavelmente já está habituado com essa ferramenta para fazer o agendamento de clientes.

Porém, pense que a agenda exigiria muito mais esforços de você e da sua equipe, já que as informações teriam que ser registradas e atualizadas todas manualmente. Assim, o processo é suscetível a erros constantes, e a probabilidade de você dar início e não continuar é muito alta.

Levando isso em conta, já dá para perceber que a ficha digital é uma opção mais vantajosa, certo? A rapidez no momento de inserir as informações é maior, e tudo fica concentrado em um só lugar para facilitar a consulta. Se você chegou aqui procurando “cadastro de clientes excel grátis” ou “cadastro de clientes word”, provavelmente já sabe desses benefícios; porém, é possível personalizar a sua ficha conforme o seu gosto através de outros programas gratuitos na internet ,e, caso você prefira, após os cadastros de todos os clientes é possível converter para o formato pdf, embora seja mais difícil fazer modificações nesse tipo de arquivo.

Treine seus funcionários para preencher a ficha de cadastro

Quem lê o nosso blog frequentemente sabe que a evolução de um comércio não se faz sozinha, e que é essencial promover o desenvolvimento dos funcionários nas tarefas do dia a dia. Falando de manter uma boa relação com o consumidor, isso não poderia ser diferente, e é por isso que nesse tópico eu decidi juntar duas coisas que eu já falei lá atrás e que têm tudo a ver com o procedimento dos seus funcionários.

A primeira delas é a padronização dos dados: como já foi dito, quando a forma de registro é uma só, diminui-se a margem de erro e a possibilidade de informações desencontradas.  Por exemplo: não deixe que alguns telefones dos clientes sejam registrados com o DDD em parênteses e outros não, ou que os números do CPF sejam separados ora por pontinhos ora por traços. Assim você estará facilitando a organização do negócio e a futura aplicação de todas as estratégias mencionadas neste texto.

O segundo ponto se refere ao momento específico da interação entre o cliente e os seus funcionários. Instrua-os a pedir informações sempre que possível, já que quanto mais dados você tiver, mais eficazes poderão ser as suas estratégias de pós-venda.

Entretanto, é preciso bastante cuidado nessa parte: certifique-se de que a equipe nunca ultrapasse os limites impostos pelo cliente e invada sua privacidade. Embora seja perfeitamente compreensível que muitos não se sintam confortáveis em disponibilizar informações pessoais e formas de contato, o interessante é mostrar de antemão ao consumidor que isso será usado positivamente, para lhe avisar de uma novidade na loja ou anunciar uma oferta específica que possa lhe servir de interesse.

Mantenha os dados atualizados

De nada adianta mandar disparos automáticos de promoções via e-mail, se o cliente em questão não entra naquela caixa de entrada há mais de um ano, não é mesmo?

Certifique-se de que as informações estão atualizadas e, se houver abertura para tal, não deixe de perguntar ao cliente se ele trocou de número de telefone ou excluiu a conta em determinada rede social.

Dessa forma, você estará aproveitando ao máximo as estratégias de fidelização e evitando esforços desnecessários com informações desatualizadas.

Aposte em um sistema de cadastro de clientes

Para terminar as dicas, vou te apresentar aqui uma opção interessantíssima que, embora funcione de modo semelhante à ficha de clientes, é mais completa e facilita ainda mais a sua vida. Estou falando de um sistema de gestão, a melhor maneira que os pequenos comerciantes vêm encontrando para utilizar a tecnologia ao seu favor e evoluir o negócio.

Muitos dos programas disponibilizam esse recurso tão importante que é o cadastro de clientes, e te permitem acompanhar todas as informações de maneira simples e segura, com os dados armazenados em um só lugar e de fácil acesso pelo computador.

O maior diferencial, porém, é a integração. Pense só aqui comigo: como o próprio nome já diz, os sistemas de gestão te ajudam em outras tarefas do dia a dia do seu negócio, certo? Nas vendas, cadastro de produtos e até no seu acompanhamento dos fornecedores.

Ora, então quando você entrar no sistema, não é somente uma tabela de cadastro de clientes que você vai ter à disposição; as informações de cada consumidor estarão integradas com as vendas e você poderá cuidar de tudo usando uma só ferramenta!

Com o Nex, por exemplo, além de poder cadastrar os clientes da maneira mais completa possível, com foto e integração com o Google Maps para os endereços, você ainda visualiza o controle de débito e crédito e recebe um relatório de compras de cada consumidor. E o melhor: todas as funções desse recurso são gratuitas! Garanto a você que o recurso vai te ajudar muito na gestão do negócio, e vale a pena clicar aqui para saber mais.

Mas os benefícios que você pode ter com o Nex vão muito além do Cadastro de Clientes Grátis - ele é um sistema completo e fácil de usar, com uma ampla variedade de recursos que vão desde o PDV e o Controle de Estoque até a Emissão de Notas Fiscais com Suporte Especializado. Quer saber mais sobre como podemos te ajudar? Clique aqui.

Modelo de ficha cadastral de clientes: Baixe já!

Bom, mas se você ainda estiver em dúvida sobre implementar um sistema de gestão ou simplesmente não deseja explorar essa ferramenta no momento, está tudo bem! Como eu reforcei ao longo do texto, a ficha tradicional continua sendo uma opção excelente para o início, e garanto que você já vai poder colocar em prática algumas das ideias de pós-venda que eu mencionei aqui.

Chegamos ao momento tão esperado: aqui está o modelo de ficha gratuito do Nex que prometemos lá no início do texto! Para baixar, é simples: basta preencher este breve formulário que logo em seguida nós enviaremos o arquivo para o seu e-mail (não se esqueça de verificar a caixa de spam).

Garantimos que é completamente gratuito e sem compromisso, sem a necessidade de assinaturas ou nada do tipo, e hoje mesmo você já vai poder desfrutar das vantagens que essa ferramenta traz para a organização do seu comércio. Boa sorte!

Baixe agora sua ficha de cadastro de clientes

Coloque seus dados nos campos abaixo e clique no botão para receber a sua fica de cadastro de clientes.

Quero minha ficha!

Conclusão

Para refrescar sua memória: durante essa leitura você viu a importância de se contar com uma ferramenta organizada de cadastro de clientes, e aprendeu também algumas dicas práticas de como implementá-la na sua gestão.

Não se esqueça de verificar as informações mais importantes que a sua empresa tenha sobre os consumidores, de instruir os funcionários a preencher a ficha de cliente da maneira correta, e de atualizar os dados periodicamente!

Ficou alguma dúvida, ou deseja fazer uma sugestão? Não hesite em nos enviar pelos comentários, ficarei feliz em responder. Te vejo no próximo texto!

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