Fechamento de Caixa: saiba como fazer corretamente

O fechamento do caixa é uma das tarefas mais importantes dentro de um comércio. Apesar de simples, deve ser executada com muita disciplina. Qualquer erro pode comprometer todos os ganhos do dia. Sendo assim, eu preparei um guia simples, e muito importante, de como fazer um fechamento de caixa sem falhas. Mas antes, uma breve definição:

O que é fechamento de caixa?

Fechamento de caixa é um processo administrativo que consiste em verificar todas as entradas e saídas de recursos em um determinado período e corrigir o saldo resultante quando necessário.

Na maioria dos comércios, o fechamento de caixa é realizado ao final de cada expediente, como recomendado. Mas vale ressaltar que quanto menor o período com o caixa aberto, mais fácil fica de identificar um erro.

Com o Nex você não precisa mais fazer o controle de caixa através de planilhas! Faça o download aqui, que neste texto eu vou te ajudar a fechar caixa do jeito mais simples e seguro.

Trabalhando com o suporte do Nex, conversei com alguns usuários que fechavam o caixa mensalmente e outros que chegavam a fechar duas vezes por dia. Com base nas experiências que eu tive nesses atendimentos, fica claro o quanto é vantajoso aumentar a frequência dessa tarefa, e a seguir, espero que fique para você também!

Por que fechar o caixa diariamente?

O caixa deve ser fechado diariamente, porque quando não há um controle rigoroso do dinheiro que entra e que sai do caixa, a sua loja fica sujeita a um grave risco, que muitas vezes você só fica ciente quando não há mais tempo de revertê-lo.

O fechamento do caixa é a sua principal ferramenta na hora de definir a sua receita, mas para ela funcionar perfeitamente, você precisa ter o compromisso de registrar tudo. Por exemplo, fazer retiradas, ou sangrias não programadas do caixa sem registrá-las, é como ignorar um prejuízo. Sem contar, é claro, quando isso é feito para pagar despesas pessoais. Conforme vai se repetindo, aumenta a quantidade de dinheiro que vai embora sem retorno à empresa, porém, mais grave ainda, é causar divergência entre o que é informado no seu sistema de gestão e o que você tem de valores na gaveta, contando apenas com a sua  memória.

É evidente que errar em uma cobrança é grave, mas acontece em um piscar de olhos. O cliente entrega uma nota menor sem perceber, ou você dá um troco mais “generoso”. O seu comércio deve estar preparado para arcar com esses deslizes, mas sem uma checagem no fim do dia, talvez você nunca compreenda como está ficando no prejuízo.

E analisando por outro lado, descobrir dinheiro a mais na gaveta é sempre uma boa notícia? Como você vai saber se realmente é dinheiro sobrando? Se não for feita a conferência do fechamento de caixa, não há como saber se esse dinheiro vem dos “quebradinhos” nos valores dos produtos, ou de um troco errado ou até mesmo de registrar uma sangria e não retirar o dinheiro efetivamente.

Sendo assim, não veja o fechamento do caixa somente como um controle de danos, porque além de dar mais segurança na hora de usar o dinheiro da sua loja, saiba que o fechamento diário do caixa influencia diretamente nos relatórios mensais da sua empresa. Portanto, vamos à prática!

Como fazer o fechamento de caixa

Você pode optar por um controle manual, a partir de uma planilha. Mas é importante que você saiba que esse tipo de registro é muito mais seguro e simples quando automatizado. Pensando nisso, eu utilizei o Nex como exemplo para o controle de caixa. Se você ainda não instalou o programa, faça o download clicando aqui. O Controle de Caixa está disponível a partir do Plano PRO.

Primeiro passo: registre o saldo inicial do caixa

O fechamento de caixa já começa na abertura, ou melhor, antes mesmo do expediente começar. Seja acrescentando o valor da previsão de gastos para o dia, ou somente abastecendo a gaveta para troco, registre o saldo inicial do caixa. Esse é o ponto de partida!

No Nex, clique no botão Caixa do menu lateral e em seguida, clique em ABRIR CAIXA e a janela acima vai aparecer na sua tela. No exemplo eu usei R$50, um valor adequado para troco.

Segundo passo: registre todas as entradas e saídas

Todas as movimentações de dinheiro ao longo do dia precisam ser anotadas, não deixe nada de fora! E quanto maior a riqueza de detalhes, mais fácil fica de chegar no valor de conferência correto.

Quando você faz uma retirada de dinheiro, o ideal é anotar uma referência nas observações, como na imagem acima. Faça o mesmo quando adicionar dinheiro.

Terceiro passo: confira todos os valores

Essa é a hora da verdade! Ao final do dia, antes de fechar o caixa, confira se as despesas e as receitas registradas estão de acordo com os valores da gaveta. Para melhores resultados, os operadores de caixa podem fazer essa conferência a cada troca de turno. Isso permite detectar mais rapidamente possíveis erros, como um troco errado, como falei anteriormente.

Uma boa prática é guardar os comprovantes das transações feitas em cartão de crédito ou débito.

Procure a aba MEIOS DE PAGAMENTO, ao clicar em VER TOTAL, do menu Caixa, como na imagem acima. Some os valores em dinheiro da sua gaveta aos valores dos comprovantes de venda em cartão e veja se os valores batem com os números mostrados na tela.

As vendas feitas no fiado, apontadas como VENDAS DEBITADAS na imagem acima, contam como transações, mas é importante ressaltar que os valores só entram em caixa conforme o pagamento for efetuado. Inclusive, essa é uma causa comum para valores a mais que “aparecem misteriosamente na gaveta”: não informar uma venda fiado.

Quarto passo: conclua o fechamento de caixa

Mesmo sendo a parte mais importante da operação, se você executou corretamente as etapas anteriores, esta é definitivamente a menos complicada. Basta somar tudo que você conferiu até aqui ao saldo inicial informado na abertura.

Ao clicar em FECHAR CAIXA, a tela de Fechamento de Caixa abrirá. No campo "Informe o saldo final que você possui em caixa", digite o valor que você tem em caixa, somando as vendas (dinheiro, cartões e outros meios de pagamento) e o troco (saldo inicial). Os valores deverão bater com o que é mostrado em "Saldo Final Totalizado pelo sistema".

Essa é uma tela simples, com apenas dois campos para valores e mais dois para facilitar a identificação do relatório. Como eu já disse, o ideal é que a conferência já tenha sido feita antes de chegar aqui, mas se os valores ainda não estiverem batendo, repita o processo anterior. É normal acusar alguma pequena diferença como na imagem acima, devido aos trocos imprecisos de moeda, por exemplo . Qualquer quantia maior já é preocupante.

Uma vez que estiver seguro com os valores finais, clique em FECHAR CAIXA. É importante que você esteja certo de que não há nenhum erro entre as transações, pois quando um caixa é fechado, não é possível alterar/editar as vendas e tudo mais dele. Você só consegue corrigir valor inicial e final.

Os caixas fechados devem ficar disponíveis para conferência ou prestação de contas. No Nex, além de poder enviar um caixa por e-mail, você tem a opção CAIXAS ANTERIORES, que possibilita a visualização detalhada e impressão de relatórios. Confira a próxima imagem:

Com as informações que você conferiu até aqui, pode adaptar o seu modelo de fechamento de caixa à realidade do seu próprio negócio. O importante é assumir a tarefa como obrigatoriedade, pois ela é decisiva para a saúde financeira da empresa. Inclusive, para os que procuram uma dose extra de organização: use o contador de dinheiro!

Considerações Gerais

• Compromisso com o fechamento de caixa: o operador de caixa deve estar atento a todas as transações e ser capaz de fazer o fechamento do caixa com atenção total, para que não haja nenhum erro capaz de prejudicar a empresa. Por isso, o ideal é que o caixa seja fechado por quem o operou.
• Ofereça treinamento: como já foi dito, o fechamento de caixa é uma tarefa simples, mas muito importante para ser feita sem conhecimento. Treine seus funcionários para que estejam preparados para corrigir quaisquer eventuais falhas.

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Para mais informações sobre controle de caixa, clique aqui.

Já está convencido de fechar o caixa diariamente? Deixe suas dúvidas nos comentários!