Cotação de Preços: entenda como funciona e como se sair bem

Já precisou alguma vez de um produto ou insumo com urgência para o seu empreendimento, mas ficou perdido com a cotação de preço? 

Bom, em meio a uma recessão econômica e preços elevados devido ao processo inflacionário, fazer uma boa cotação se torna ainda mais importante. 

Durante o texto, vou te mostrar o que é cotação de preços, sua relevância e dicas para aplicá-la na sua empresa. 

Boa leitura!

Como funciona uma cotação de preços?

Basicamente, a cotação de preços é o processo de pesquisa, avaliação e escolha dos melhores fornecedores e prestadores de serviço para suprir uma determinada necessidade do negócio. 

Embora nas empresas maiores o encarregado dessa tarefa seja o setor de compras ou financeiro, em muitos casos o próprio dono do negócio é quem precisa ficar a par de todas as informações e avaliar sozinho as melhores alternativas.

É através desse procedimento que você vai ponderar não somente os menores preços de cada produto ou serviço, mas também as condições de entrega, prazo e pagamento mais vantajosas para o seu cenário atual. 

Afinal, não é sem motivo a popularidade do ditado “o barato sai caro” pois, às vezes, preços baixos podem esconder perdas muito importantes na qualidade que não são visíveis à primeira vista. 

É claro que, como toda etapa da gestão do seu negócio, para cotar os preços de maneira eficiente é necessária uma boa organização nos documentos e processos cotidianos.

Mantendo em dia o cadastro de fornecedores, contas e fluxos da empresa, por exemplo.

É por isso que eu recomendo o Nex para facilitar a sua vida e otimizar a gestão do negócio! Conte com recursos imprescindíveis para uma boa cotação de preços, como cadastro de fornecedores, contas a pagar, cotação, histórico de compras por fornecedor, e muito mais!

Cotação e orçamento são a mesma coisa?

Não, tome cuidado! 

Por mais que às vezes sejam utilizados como sinônimos, essas duas palavrinhas definem processos distintos dentro do mundo empresarial. 

Enquanto a cotação se refere ao ato de comparar os preços e condições das demandas cotidianas da empresa como insumos, transporte ou até materiais para escritório, o orçamento se refere à previsão de gastos e receitas para a gestão interna do negócio. 

Isto é, relativos a sócios, acionistas e gestores.

Qual a importância de realizar uma boa cotação de preços?

Com tantas contas a pagar e demandas para manter a empresa funcionando, ninguém quer sair tomando as decisões por impulso e optar pelas primeiras opções que vêm na frente, certo? 

Então, realizar uma cotação de preços eficaz é essencial para uma boa saúde financeira e para otimizar os processos internos do negócio.

Para ilustrar melhor a importância dessa tarefa, pense num exemplo: 

Se a sua empresa é prestadora de serviços e necessita de transporte corporativo para trabalhar na rua e realizar as visitas, é preciso pesquisar bem os tipos desse transporte e as vantagens oferecidas por cada um. 

Afinal, preços excessivamente altos serão repassados ao seu consumidor final, reduzindo o lucro e prejudicando sua competitividade no mercado.

Além disso, ao fazer uma boa cotação de preços você acaba padronizando os processos ali envolvidos, de modo a gerar dados mais precisos e evitar que elementos importantes passem despercebidos pela sua equipe. 

E então, percebeu o quão necessária é essa prática para a sustentabilidade do seu empreendimento? 

Agora eu vou te dar algumas dicas de como implementá-las. Confira:

5 dicas de como fazer uma cotação de preços com excelência

1. Saiba negociar

A primeira coisa que você deve ter em mente na hora de pesquisar os fornecedores para cotar, é que a negociação é sempre bem-vinda. 

Lembre-se de que muitas dessas empresas não iniciam o processo de venda com os menores preços que estão dispostas a fazer, e já deixam uma margem para possíveis negociações. 

Além de regatear os valores dos produtos de fato, é interessante também discutir possibilidades mais vantajosas com relação à rapidez na entrega e facilidade nas formas de pagamento.

Nos momentos finais da negociação, não se esqueça de conferir se todas as condições e vantagens discutidas anteriormente estão dispostas no contrato ou pedido, e se nenhum produto ou serviço foi adicionado. 

Assim você garantirá que as suas demandas serão atendidas de acordo com a melhor proposta selecionada.

Porém, é válido mencionar que o ato de negociar não é estático e pontual, mas deve ser feito constantemente na procura de satisfazer as necessidades da empresa, mesmo que se trate do mesmo fornecedor. 

Então, para não “enferrujar” a sua gestão de compras, tente reavaliar os contratos de longo prazo com os fornecedores, e comparar periodicamente os preços deles com os do mercado.

2. Avalie no mínimo 3 opções

Essa é uma regra de ouro da cotação de preços: menos de 3 alternativas não bastam! 

Pense que, se você realmente deseja sair com o melhor produto ou serviço no fim das contas, é preciso conhecer ao menos razoavelmente aquele mercado, e certamente não é pesquisando poucas opções que você fará isso. 

Na verdade, quanto menos conhecer o mercado, mais você deverá procurar pelas melhores alternativas.

É interessante ressaltar que a diferença entre os preços encontrados varia bastante conforme o setor ou ramo de atividade com o qual você trabalha. 

No setor de serviços, por exemplo, a discrepância entre um valor e outro costuma ser mais gritante se comparada ao varejo. 

E, por último, vai o alerta: embora seja importante buscar vários fornecedores para uma cotação eficiente, não exagere! 

Muitas cotações podem resultar em sobrecarga para o dono do negócio e não ser produtivo ao atrapalhar o andamento de outras tarefas.

3. Não fique preso a um fornecedor

Outro aspecto a se levar em conta quando o assunto é gestão de compras é a independência: você precisa estar livre para trocar para opções mais vantajosas quando for conveniente a você. 

É claro que as disposições dos contratos de longo prazo devem ser respeitadas, mas você deve pensar na liberdade de opções antes de assiná-los e avaliar o que se encaixa melhor para você. 

A grande desvantagem em depender de apenas um fornecedor é que você fica sujeito a fatores como: possíveis variações arbitrárias nos preços e condições de pagamento, eventuais imprevistos na rotina do fornecedor que geram atrasos, e ainda a possibilidade de falência ou fechamento do serviço prestado por ele. 

Tudo isso acaba te deixando “encurralado” e sem opções para suprir as demandas de que seu negócio precisa para funcionar.

Por isso, ainda que contratos de exclusividade possam oferecer benefícios financeiramente falando, devem ser cuidadosamente estudados antes que este sério compromisso seja assumido.

4. Maior quantidade pode gerar maiores descontos 

Isso vale para qualquer uma das partes em todos os âmbitos do comércio: se compramos mais de determinado produto, as chances de o preço sair menor são grandes. 

Os fornecedores nem sempre deixarão explícitas essas condições na hora de vender os produtos, e daí a importância, novamente, da negociação para atingir os seus objetivos.

Portanto, mesmo que as contas de maior valor acabem pesando no bolso do microempresário no curto prazo, por vezes os descontos compensam se os pedidos são volumosos. 

Só se lembre de verificar as datas de validade caso trabalhe com produtos com essa especificação, para não haver perda de produtos e te gerar prejuízo.

5. Preze pela boa relação com os fornecedores

Por mais que na cotação de preços você esteja avaliando de maneira estritamente profissional os fornecedores que podem te oferecer o produto ou serviço desejado, manter uma boa relação com eles é primordial para formar laços de confiança e dar início a longas parcerias.

Conforme você encontra um profissional que lhe entrega bons produtos aliados a boas condições, o vínculo vai sendo criado. 

E ajudas futuras podem ser oferecidas por ambas as partes, seja numa facilidade com as condições de pagamento, ou durante imprevistos com uma entrega perto da sua região.

Você sabia que aqui no Blog temos 2 textos sobre este mesmo assunto? 

Se quiser saber mais, confira:

1. Gestão de fornecedores: descubra a importância e como fazer
   ‍
2. Gestão de compras: como negociar com fornecedores

Quais as melhores ferramentas para a cotação de preços?

Muitos empresários optam por realizar esse processo de forma mais manual, com o auxílio das planilhas de Excel ou, ainda, relatórios impressos. 

Em todo caso, algumas informações não podem faltar para que você tenha um bom controle das alternativas a serem analisadas: nome e dados para contato de cada fornecedor, tipos de produto e seus códigos de identificação, valores e meios de pagamento, quantidade, e prazos de entrega. 

Um conselho importante para o uso dessas ferramentas manuais é o cuidado com o excesso de informações, já que documentos poluídos e confusos podem tirar a atenção do que realmente importa na cotação, gerando perdas de dados e oportunidades.

No entanto, o melhor jeito de cuidar das suas cotações de forma prática e automatizada é contando com um sistema de gestão, que facilita o cadastro e visualização de todos os fornecedores e te auxilia na automação desse processo. 

O Nex, por exemplo, é um sistema de gestão completo que conta com ótimos recursos ligados à cotação, como Lista de Produtos por Fornecedor, Cadastro Completo de Fornecedores, Cadastro de Transportadoras e Entregadoras, e muitos outros! Clique aqui para saber mais.

E quando você é cotado? Como se sair bem na cotação do cliente?

Agora que você aprendeu sobre a cotação de preços da perspectiva comerciante-fornecedor, é hora de pensar na relação com o seu consumidor final no momento da decisão de compra. 

Então, aqui vão algumas dicas para se sair bem na cotação do seu cliente:

1. O esforço começa na precificação

É claro que o primeiro aspecto a ser levado em conta pelo consumidor na sua escolha é o preço dos produtos, e a compatibilidade deles com a realidade do mercado. 

Então, estude antes de definir o método de precificação que mais se adequa ao seu contexto. 

E lembre-se: enquanto preços excessivamente altos quase sempre repelem os consumidores, valores muito baixos podem gerar desconfianças acerca da qualidade do produto e também afastar clientes.

2. Orçamentos claros e bem construídos

Na etapa de passar o orçamento do seu produto ou serviço ao seu cliente para que ele então avalie as melhores opções recebidas, a importância não é menor.

É essencial que você defina um modelo de orçamento claro e objetivo, contendo informações importantes como o vendedor responsável, dados do cliente em questão, data de criação do orçamento, valor unitário dos produtos, e todas as formas de contato da empresa.

Para saber tudo sobre como montar os seus orçamentos, eu recomendo estes dois conteúdos:

1. 4 modelos de orçamento para o comércio
   ‍
2. Central de Ajuda Nex: como criar um orçamento

3. Aposte no bom atendimento

Pense comigo: de nada adianta o seu comércio oferecer preços competitivos e orçamentos confiáveis, se no momento da decisão o cliente é mal atendido, certo? 

Por isso, considere o bom atendimento como um dos pilares para a prosperidade do seu negócio, enxergando o cliente como um parceiro para a sua evolução. 

Assim, você poderá criar fortes identificações com a sua marca e aumentar consideravelmente a probabilidade de sair na frente na cotação dos consumidores.

4. Encante no pós-venda

E, por último, lembre-se de que a conquista do seu cliente - e a vantagem na sua cotação de preços - não termina no momento em que a compra é finalizada, e à vista disso o pós-venda é primordial. 

Afinal, o boca-a-boca é importantíssimo para a atração de novos compradores ao seu negócio, assim como o retorno daquele cliente satisfeito. 

Invista, portanto, em programas de fidelização e follow up, para manter o bom relacionamento e a imagem positiva da sua empresa. 

Tenha mais controle na gestão do seu negócio. Conheça o Nex! Com ele, você poderá não somente cotar os preços dos fornecedores, mas também se sair bem na cotação dos clientes! Clique aqui para saber mais e ter acesso a recursos como controle de vendas, cadastro de fornecedores, modelos de orçamento, cadastro de clientes e muitos outros!

Conclusão

Durante a leitura, você viu que para realizar uma boa cotação de preços é necessário considerar fatores como a negociação, o leque de opções, a liberdade de escolha, os descontos por quantidade, e a manutenção de uma boa relação com os fornecedores. 

Além disso, eu ressaltei a importância de um sistema de gestão para que se atinja eficiência num processo como esse.

Por fim, também foram mostradas algumas dicas para você se beneficiar quando estiver do outro lado da moeda: nas cotações dos seus próprios clientes. 

E agora, você se sente mais preparado para implementar essa tarefa nos seus negócios sem nenhum receio? 

Qualquer dúvida ou sugestão, não deixe de enviar! 

Ficarei feliz em receber seu comentário.