Por mais que a gestão de um negócio envolve diversos aspectos e demanda múltiplas estratégias para se manter dentro do mercado, no final da história tudo se resume nas vendas, certo? Afinal, é vendendo mais que você consegue aumentar a receita da empresa e vislumbrar perspectivas de crescimento.
Por isso é tão importante saber o que é controle de vendas e mantê-lo em dia no seu cotidiano, então hoje trouxemos um texto só sobre esse tema! Nele, você aprenderá o que é controle de estoque e vendas, como fazer, e algumas ferramentas úteis para te ajudar, como sistema de vendas, planilha de controle de vendas, e até mesmo o bom e velho caderno físico. Boa leitura!
O que é controle de vendas?
O conceito é bem intuitivo: como o próprio nome já diz, trata-se do processo de ações consecutivas que têm por objetivo organizar o fluxo comercial e analisar os resultados obtidos, com a integração de diversos setores da empresa: controle de estoque, marketing, financeiro, vendas…
Portanto, não estranhe se “controle de vendas” em si parecer algo abstrato e muito geral, pois é mesmo! Basicamente, é a coleta de dados e informações de todas as vendas realizadas no negócio, mas também depende da organização operacional de todas as áreas.
Ou seja, todas as etapas das vendas importam, desde o recebimento da mercadoria até a satisfação do cliente, e um bom controle te permitirá, é claro, fazer projeções futuras de longo prazo com assertividade e segurança.
O controle financeiro entra no pacote do controle de vendas na medida em que, tendo o correto detalhamento do fluxo de caixa, é possível analisar os indicadores das vendas e detectar quais estratégias estão dando certo (ou não), além de direcionar novos investimentos ao que realmente dá retorno.
Já o estoque também tem grande influência nesse processo pois, reduzindo o custo de armazenagem sem comprometer a qualidade dos produtos, você pode diminuir o preço de venda e atrair mais clientes.
Bom, a lista vai longe, mas espero que você tenha entendido que o controle de vendas é um processo geral que envolve os vários setores do seu negócio, ok? Agora vamos ver um pouco mais sobre a importância de realizar esse processo de maneira eficaz.
Mais à frente eu vou falar sobre as ferramentas manuais do controle de vendas, mas saiba que o sistema de gestão continua sendo a melhor forma de ganhar eficiência nas tarefas e reduzir erros. Então, conte com o Nex para o seu controle de vendas!
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Importância de controlar as vendas para o sucesso do negócio
Como já foi adiantado anteriormente no texto, o controle de vendas é essencial para a empresa ao permitir o planejamento de ações futuras, já que descobre obstáculos operacionais e detecta oportunidades de aumentar as vendas.
Tendo sempre em mãos as informações importantes de cada transação (data em que ocorreu, produtos ou serviços comercializados, valor da venda, nome do cliente e outros dados), você conseguirá identificar sazonalidades e realizar compras mais acertadas com os fornecedores, facilitar o controle de estoque com dados organizados e sem o risco do desencontro de informações, e ainda garantir a satisfação dos clientes pela credibilidade que é passada quando o processo operacional é ágil e otimizado.
Por que ter um bom controle de vendas pode te ajudar a lucrar mais?
Além de todos os benefícios que eu acabei de mencionar, um bom controle de vendas também repercute diretamente na saúde financeira do seu negócio! Entendendo melhor o fluxo de caixa e como as suas vendas acontecem, é possível prever os lucros e trabalhar com projeções mais realistas, evitando contrair dívidas que não podem ser pagas e ainda planejando com maior eficiência a precificação e as promoções para te ajudarem no giro do estoque.
Resumindo tudo isso de forma mais simples: um bom controle de vendas te ajuda a vender mais, não é? Pois bem, é vendendo mais que você consegue ter mais lucros e colocar o seu comércio no caminho do crescimento e expansão. Mas agora vamos ver algumas dicas de como ter um bom controle de vendas na prática? Confira:
9 passos para ter um controle de vendas eficiente
1. Controle as entradas e saídas
Talvez essa seja a tarefa mais abrangente, e aquela que mais tem influência nas demais áreas da empresa: sem os dados bem organizados de tudo que entra e sai da loja, nem o estoque, nem o financeiro, e nem os setores de marketing e vendas conseguirão realizar o seu trabalho da melhor forma, já que as informações estarão desencontradas ou serão insuficientes para uma visão ampla e certeira da empresa.
Então, controle diariamente todas as entradas e saídas do negócio, seja na forma de venda, transferência ou descarte, e de preferência utilize uma ferramenta de automação de processos para reduzir a probabilidade de erros e adicionar mais eficiência ao seu cotidiano.
Tal ferramenta pode ser um programa de vendas, App para controle de vendas, ou até mesmo uma planilha do Excel; eu recomendo o Nex! Ele é um programa de controle de estoque e vendas completo e integrado, que conta com o recurso completo de Controle de Caixa para ajudar no seu controle de vendas, além de vários outros que deixarão a sua rotina de gestão mais simples e intuitiva. Clique aqui para saber mais.
2. Cadastre seus clientes e fortaleça o relacionamento
Outra parte do negócio importantíssima que deve ser levada em conta no controle de vendas são os clientes; afinal, são eles que fazem tudo acontecer, não é mesmo? Sabendo disso, realize um cadastro de clientes detalhado e organizado, com todas as informações necessárias para um atendimento personalizado (endereços, controle de débito, relatórios de compras por cliente), e para que você possa detectar quem são os consumidores que mais contribuem com o negócio.
Tendo as informações de sua clientela organizadas, é preciso investir em um bom relacionamento, de modo a entender suas reais necessidades e preferências, e mostrar que a empresa está realmente disposta a ajudá-los.
É através do controle de vendas, portanto, que a sua equipe poderá obter essas informações personalizadas a fim de fidelizar seus clientes, então sempre dê valor a todos os feedbacks, e preze por um atendimento prestativo, personalizado e multicanal (via telefone, redes sociais, WhatsApp e e-mail).
Quer saber um pouco mais sobre pós-venda e fidelização de clientes? Eu recomendo estes dois textos do blog:
O Nex também te ajuda a fortalecer o seu relacionamento com a clientela! Tenha o cadastro completo dos seus consumidores, com foto, controle de débitos e localização no Google Maps, e conte com relatórios específicos por clientes para nortear suas estratégias de pós-venda! Veja uma prévia desses recursos, aqui está a tela inicial do cadastro de clientes do Nex:
3. Registre todas as informações das suas vendas
Aqui chegamos ao tópico que possui uma relação mais direta com a tarefa específica de controle de vendas, que é o registro, controle e organização de todas as informações referentes a cada venda realizada, ou até mesmo das oportunidades perdidas.
No momento em que um consumidor compra determinado produto no seu comércio, você precisa guardar alguns dados importantes, para que as atividades do negócio sejam devidamente contabilizadas, e você possa aproveitar as informações em oportunidades futuras. Embora o tipo de informação que você queira registrar varie de acordo com os seus objetivos no momento, algumas importantes são:
- Idade do cliente.
- Região de endereço do cliente.
- Preferências.
- Data e hora da compra.
- Débito do cliente.
- Ticket médio.
- Vendedor responsável pela venda.
- Formas de pagamento.
- Crédito usado na compra, dentre outras.
Somente assim você poderá contar com dados mais precisos, que tanto poderão te esclarecer os passos equivocados quanto te nortear nas estratégias futuras. Embora eu vá falar mais disso posteriormente, aqui também já vale mencionar a importância de um sistema de gestão, para que esses registros sejam padronizados, organizados e para que haja menor probabilidade de erros.
Conheça o Nex, um sistema de vendas completo que te oferece segurança e organização nos registros das suas vendas, além de facilitar a sua vida em outras áreas da gestão da empresa. Clique aqui para saber mais
4. Faça um planejamento com metas e objetivos
É claro que, quando falamos do controle de vendas, as metas e objetivos são uma parte importantíssima, já que são eles que definem esse controle a longo prazo, no futuro. Onde eu quero chegar com o meu comércio daqui a um ano? Em quanto eu desejo aumentar o meu faturamento? Qual deve ser o meu ticket médio daqui a 6 meses?
Perguntas como essas vão te ajudar a definir as ações específicas que devem ser tomadas de acordo com a realidade atual do seu negócio, como, por exemplo, treinar os vendedores nas estratégias de venda cruzada caso o objetivo seja aumentar o ticket médio, ou investir em anúncios no google caso você deseje atrair mais clientes.
Nesse caso, é importante ressaltar que as metas estipuladas devem ser realistas e claras, levando em conta a realidade atual do negócio e sendo acompanhadas de perto por métricas e indicadores de desempenho. Mas, se você quiser entender esse assunto de forma mais completa, no Blog do Nex nós temos um texto inteiro só sobre isso! Clique e confira - Meta de vendas: o que é, exemplos e como definir em seu negócio.
5. Capacite seus funcionários e acompanhe o desempenho de cada um
Além dos clientes, os principais atores nessa missão de alavancar suas vendas são os vendedores e demais funcionários, concorda comigo? Dito isso, não subestime a utilidade do treinamento e acompanhamento dos seus colaboradores, pois a redução dos erros e o aumento da eficiência nos processos de vendas te trarão apenas benefícios.
É preciso, portanto, que as ações dos funcionários estejam alinhadas com os seus objetivos como empresário e, portanto, que haja comunicação constante, para que eles possam superar obstáculos mais facilmente e agregar credibilidade à sua marca no mercado.
Nesse processo de constante aprendizagem que é importante para a evolução profissional dos vendedores, algumas ferramentas úteis são cursos online, palestras, dinâmicas, e conteúdos diversos oferecidos por plataformas EAD.
Para treinar a equipe de maneira verdadeiramente vantajosa, é preciso saber as forças e fraquezas de cada um, trabalhando no que é preciso melhorar e ampliando o que já funciona.
Por exemplo: saiba quem é o melhor vendedor do seu comércio e pense em como aplicar as suas melhores práticas para todos os outros, e tenha em mãos alguns dados importantes para medir o desempenho dos funcionários e saber o quê aperfeiçoar, como o faturamento médio de cada um, seus principais canais de vendas, e o ticket médio por vendedor.
Com o auxílio de um bom sistema de gestão como o Nex, você tem acesso à quantidade de vendas e à receita bruta gerada por cada vendedor, podendo controlar a comissão com base nessas informações. Confira aqui uma prévia de como o sistema pode te ajudar, com a tela de vendas separada por cada vendedor:
6. Administre seus fornecedores
Dentre esses “personagens” que eu estou citando como contribuintes ao crescimento do seu negócio e ao controle de vendas, não deixe os fornecedores de lado! Afinal, eles também são muito importantes e podem ser encarados como parceiros da empresa, uma vez que sem eles você acaba não tendo os insumos e/ou produtos prontos para se manter funcionando, seja em períodos de baixo ou alto movimento.
Por isso, na escolha dos seus fornecedores não se esqueça de avaliar aspectos como cumprimento dos prazos, satisfação dos clientes atuais, transparência de procedimentos e, é claro, os preços.
Uma vez escolhidos os fornecedores ideais da empresa com base nesses critérios, invista em um bom relacionamento, sempre negociando melhores condições de entrega e pagamento, e mantendo uma boa comunicação de modo que você possa contar com esses profissionais nos momentos de urgência ou alta demanda.
Tenha uma visão ampla dos fornecedores do seu negócio com o Nex! Ele te oferece um cadastro completo, com histórico de compras por fornecedor e lista de produtos por fornecedor, além de gerar relatórios de sugestão de compras com base no seu estoque mínimo e máximo!
7. Controle seu estoque e evite perdas de vendas
Como já dito anteriormente, se o gestor consegue diminuir custos desnecessários com o estoque sem comprometer a qualidade dos produtos, pode diminuir o preço de venda mas manter a mesma margem de lucro, assim atraindo mais clientes!
Mas a relação entre o estoque e o controle de vendas vai além, e podemos encará-la como uma via de mão dupla: da mesma forma que um armazenamento correto e um bom controle de estoque evita falta de produtos e garante que o seu negócio continue vendendo, um controle de vendas eficiente pode identificar as demandas maiores e menores, e evitar gastos desnecessários com armazenagem.
O estoque parado e a perda de produtos são talvez os maiores pesadelos de quem lida com armazenagem diariamente no comércio, então não se esqueça de acompanhar de perto os indicadores de estoque, registrar as entradas e saídas diariamente, e realizar inventários com frequência para evitar o desencontro de informações.
Você sabia que, pensando em ajudar você, pequeno comerciante, a gerir o seu estoque, o Blog do Nex possui uma categoria inteira dedicada a esse assunto? Clique aqui e não deixe de conferir.
Além disso, no sistema do Nex você conta com diversos recursos para otimizar o seu estoque e evitar a perda de produtos. Se você desejar um acompanhamento individual para cada produto, a tela de cadastro permite verificar a quantidade atual no estoque, além dos limites configurados por você anteriormente (estoque mínimo e estoque máximo). Veja só:
8. Monitore a performance das suas vendas com relatórios
Agora mesmo eu mencionei a importância de se acompanhar os indicadores relativos ao estoque, mas isso vale para todas as partes do negócio! O “feeling” empresarial e a intuição são válidos para certas situações da gestão, como a resolução de problemas ou a inovação nas ideias, mas de modo algum para acompanhar o desempenho da empresa!
Para fazer isso de forma eficiente, é necessário estabelecer algumas métricas que, de acordo com a sua realidade atual, te ajudarão a medir a distância de seus objetivos e a alcançá-los mais facilmente.
Alguns exemplos são:
Faturamento total: que te indica o total das suas vendas em determinado período.
Ticket médio: que mostra o quanto os seus clientes estão gastando no seu estabelecimento.
Retorno sobre o investimento: que te fornece a quantidade de dinheiro recebida de volta para cada 1 real investido.
Custo de aquisição de clientes: que soma o montante gasto para conquistar cada cliente da empresa.
Na verdade são muitos outros, então você precisa avaliar o que faz mais sentido para o contexto atual das suas metas e objetivos.
Com o Nex, você não precisa ficar perdido no acompanhamento dos indicadores e métricas! Ele te oferece uma lista de relatórios e estatísticas que podem ser acessados a qualquer momento pelo sistema de seu desktop.Tenha acesso a Ticket Médio, Faturamento, Receitas e Despesas, horário de pico das vendas, quantidade de vendas por categoria, e outros recursos. Clique aqui para saber mais.
9. Adote uma ferramenta que te auxilie no controle de vendas
Como você pode ter percebido, apesar de não ser tão complexo, o processo do controle de vendas é um tanto trabalhoso, pois envolve várias etapas e praticamente todas as frentes do seu negócio.
Por isso, seria praticamente impossível fazer tudo isso “de cabeça”, sem a ajuda de nenhum instrumento para te ajudar no processo, não é? É muito provável que o dono do negócio ficaria perdido e não saberia o que fazer.
Pensando nisso, trouxe a você as 3 principais ferramentas para um bom controle de vendas, que variam em nível de tecnologia, preço, e no quanto realmente te ajudam no cotidiano da empresa. Confira:
Ferramentas de controle de vendas
Caderno de controle de vendas
Vamos começar pela ferramenta mais manual e tradicional, o caderno físico, em que você deverá anotar as informações mais importantes para cada venda realizada: nome, telefone, endereço, data, produto, parcelas, forma de pagamento, parcelamentos, valor recebido, e lucro total da venda.
Bastante informação, não é? Por isso, é preciso ser muito organizado para que essa ferramenta realmente funcione no controle das vendas, e é claro que o risco da perda de informações é bem maior, sem falar no tempo gasto em registrar e calcular tudo manualmente.
Planilha de controle de vendas
Já as planilhas de Excel acabam facilitando a vida um pouco mais, por possibilitarem algumas automações de cálculos e dispor as informações de maneira mais organizada e segura. Porém, a probabilidade de erros e de informações desencontradas ainda é considerável, principalmente com o problema da duplicação de planilhas por funcionários distintos e a acumulação de dados que não batem.
Dessa maneira, tanto o caderno como a planilha são mais recomendados para os comerciantes que 1) que ainda estão no início do negócio, 2) ou que não possuem o orçamento necessário para uma solução mais avançada no momento, 3) ou para aqueles que têm dificuldades com a tecnologia. Caso a sua realidade atual seja propícia para implementar uma ferramenta mais tecnológica, recomendo que não deixe de considerar o investimento, e te mostrarei agora o porquê.
Software de controle de vendas
Então chegamos à melhor e mais completa solução para te auxiliar no controle de vendas! Como talvez você já tenha concluído, seja por experiência própria, seja lendo o texto até aqui, registrar e controlar todas as informações das suas vendas manualmente acaba se tornando um grande desafio, principalmente na medida em que o negócio cresce.
Por isso, é essencial contar com um software de controle de vendas, uma ferramenta tecnológica que realiza as tarefas anteriormente citadas de maneira automática. Por exemplo, assim que uma venda é feita, ela é automaticamente lançada no sistema e atualiza o seu fluxo de caixa e estoque, tornando as informações mais fidedignas e reduzindo as chances de erros. Mas quais são os reais benefícios de se implementar essa ferramenta na sua gestão? Veja só:
Benefícios do uso de um programa de controle de vendas e estoque
A principal e mais imediata vantagem é que você ganha muito tempo com um sistema de vendas, já que há a automatização do registro das vendas e não haverá “re-trabalho”, pois as informações ficam armazenadas de forma segura e dificilmente ocorrerá desencontros.
Com um programa eficiente e intuitivo, você tem todas as áreas do negócio integradas, podendo monitorar cada produto, sua venda diária, a margem de lucro, a quantidade disponível no estoque e ainda receber alertas de reposição para determinada mercadoria.
Além disso, com essa ferramenta tecnológica também fica muito mais fácil de avaliar a performance da empresa, pois ele pode te fornecer indicadores essenciais como meta de vendas, taxa de saída dos produtos por período ou por marca, margem de lucro, ticket médio, dentre outros. Assim, você pode não somente avaliar o histórico e detectar os erros e acertos, como também contar com mais assertividade na hora de planejar os próximos passos.
E aí, está esperando o que para saber melhor como um programa de vendas pode ajudar no seu negócio? Conheça o Nex! Ele é um sistema de gestão completo, que integra todas as áreas da sua empresa oferecendo recursos como Controle de Vendas, PDV Grátis, Controle de Caixa, Catálogo Digital com Pedido Online, Controle de Estoque, e mais! Clique aqui para dar um salto no seu controle de vendas agora mesmo.
Nós do Nex temos a missão de facilitar o comércio para todos, e isso vale para qualquer canal de comunicação! Você já conhece o nosso canal no youtube? Já que o assunto de hoje foi controle de vendas, achei interessante indicar este vídeo, que mostra de maneira simples e rápida o passo a passo para fazer uma venda no Nex. Confira:
Conclusão
Neste texto, você aprendeu o passo a passo de como fazer um controle de vendas eficiente no seu negócio, de modo a manter as informações organizadas e abrir caminho para o crescimento da empresa. Além disso, eu também te mostrei as principais ferramentas que podem te ajudar durante esse processo, sendo o software de vendas a mais útil e completa de todas elas. Caso tenha alguma dúvida, sugestão ou experiência para compartilhar com a gente, não deixe de colocar nos comentários! Ficarei feliz em tentar ajudar no que for preciso.
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