Controle de almoxarifado: o que é e como organizar corretamente

Aqui no blog, a gente já falou sobre como sua loja deve sempre estar limpa e organizada, como escolher o local certo para seus produtos, como montar uma vitrine bacana e até criamos uma playlist de som ambiente para seu estabelecimento. A verdade é que o seu almoxarifado - ou seja, o espaço físico do estoque - merece a mesma dedicação e cuidado que a sua frente de loja, afinal, o estoque não está somente relacionado ao custo de fornecedores e produtos, mas também ao seu lucro e diversos outros fatores que envolvem diretamente a gestão do seu negócio. Quando bem organizado, o estoque ajuda na produtividade do trabalho e na agilidade do atendimento.

Tente pensar na organização do depósito como um supermercado: não é muito melhor quando você vai fazer suas compras e sabe exatamente onde procurar o que precisa? Por isso, a organização é uma palavra-chave para controlar o seu almoxarifado de maneira eficiente. Saber onde cada item fica, qual a quantidade, a qual grupo pertence, se são perecíveis e qual o prazo de validade é essencial para deixar tudo organizado.

Além disso, você precisará ficar atento a aspectos como temperatura, umidade e circulação de ar. Mas não se preocupe, eu te mostrarei os detalhes de tudo isso durante o texto. Então vamos lá? Boa leitura!

O que é controle de almoxarifado?

Como você já deve saber, o almoxarifado é o local da empresa que tem como função o armazenamento de todos os produtos que serão comercializados e, por isso, deve ser escolhido cuidadosamente; afinal, você não quer correr o risco de perder as suas mercadorias por estarem estocadas em más condições, certo? 

Mas encontrar um local limpo, arejado e que permita uma fácil circulação de produtos não é o suficiente, e então entra em cena o controle de almoxarifado. Ele acaba sendo uma tarefa bem abrangente, pois envolve tanto o cuidado com limpeza e organização do espaço físico, como também o controle de estoque em si, através do registro de todas as devidas informações de entrada e saída do negócio, a fim de atender às demandas e evitar o desperdício de recursos.

É através dessa tarefa que você poderá obter as informações precisas e atuais sobre quantidade, necessidade de compras dos fornecedores, condições de armazenagem, validade das mercadorias, e até possíveis alterações nos preços. Embora não seja uma atividade especialmente complexa, o controle de estoque é certamente trabalhoso. Então continue comigo para aprender um pouco mais sobre esse processo e como implementá-lo no seu dia a dia. 

Você sabia que um programa de gestão pode facilitar (e muito!) o seu controle de almoxarifado? O Nex, por exemplo, conta com recursos completos e intuitivos que facilitam não apenas essa, mas diversas outras tarefas da sua empresa. Conte com Controle de Estoque, Cadastro de Fornecedores, Controle de Validade, Impressão de Etiquetas e mais! Clique aqui e baixe gratuitamente.

Importância do controle do almoxarifado

Eu já mencionei anteriormente que o controle de almoxarifado é uma tarefa abrangente, certo? Pois bem, ele engloba múltiplas áreas da sua empresa, como o setor de compras, o controle de estoque, o financeiro e até influencia fortemente a parte da satisfação dos clientes! Por isso é preciso que haja sempre agilidade e praticidade no uso interno das mercadorias e posterior entrega aos consumidores, de modo que o seu negócio continue funcionando com plena capacidade e não fique para trás da concorrência. 

Essas áreas precisam estar bem integradas e em constante comunicação, pois pense comigo: se há falhas no registro dos produtos no almoxarifado, provavelmente haverá atraso na reposição de alguma matéria prima e, consequentemente, faltarão produtos a serem entregues para o cliente na hora certa. 

Mas a importância desse processo não para por aí: um controle eficiente também te ajuda na diminuição dos custos, pois será possível fazer um melhor planejamento de compras, avaliar melhor os preços dos fornecedores e, é claro, evitar prejuízos com perdas e roubos de produtos a partir do registro e conferência das devidas informações.

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Tipos de almoxarifado

Agora, antes de vermos as dicas práticas para o controle de almoxarifado na sua empresa, eu falarei brevemente sobre os três principais modelos de almoxarifado que são encontrados no comércio: armazém, galpão e pátio. Confira:

Armazém

Este talvez seja o espaço mais comum, e é indicado principalmente para os materiais que tenham dimensões e/ou composição química que exijam uma proteção mais cuidadosa.

Galpão

Geralmente é um local mais amplo e espaçoso, indicado para materiais não-perecíveis, mas que não podem ficar expostos à luz do sol e à chuva, como madeiras e outros materiais de construção. 

Pátio

O que diferencia este modelo de almoxarifado é que estamos falando de um local aberto, ao ar livre, drenado e pavimentado, que cumpre um bom papel se o objetivo é armazenar mercadorias não-perecíveis, e que não sofrem danos com exposição aos fenômenos naturais. Bons exemplos são lajota e pedra brita.

Qual a diferença entre controle de estoque e almoxarifado?

Na verdade, o controle de almoxarifado se refere mais especificamente aos cuidados com o espaço físico em que você armazena as mercadorias, enquanto o estoque constitui os valores e informações registradas no seu sistema / planilha que te ajudam a permanecer a par da situação atual do negócio. Enquanto o primeiro é mais concreto, o segundo é mais abstrato.

Porém, não é difícil perceber que, na prática, as duas tarefas são praticamente a mesma coisa, e se complementam na busca de um objetivo em comum: manter a sua empresa funcionando com sua capacidade total, sem perdas de produtos ou faltas no atendimento ao cliente. Dessa forma, já que aqui no Blog do Nex nós prezamos sempre por um conteúdo completo e instrutivo, eu vou te mostrar o passo a passo de ambos os processos, para que o seu almoxarifado esteja sempre limpo e organizado e para que não haja erros comprometedores no controle do seu estoque. 

Mas se você quer se aprofundar mais especificamente em como gerir o seu estoque da maneira ideal, nós te oferecemos uma categoria inteira de textos para te ajudar! Confira clicando aqui. Agora vamos às dicas:

13 dicas para controlar seu almoxarifado

Organize o local físico do almoxarifado

Invista em um local iluminado, limpo, arejado e, é claro, espaçoso o suficiente para comportar toda a quantidade de suas mercadorias. Impermeabilize as paredes com tinta especial e de preferência da cor branca. A cor branca ajuda na iluminação, fator muito importante, pois além de facilitar na hora de localizar os produtos, afasta ratos, baratas e outros animais e insetos que podem prejudicar sua mercadoria.

A limpeza deve ser regular, independente da circulação de pessoas no local e do fluxo de entrada e saída de produtos, mas há algumas recomendações para diminuir a sua frequência:

• O depósito deve ser afastado da lixeira central.
• Não use ventiladores, pois as partículas de poeira podem comprometer a qualidade dos seus produtos.
• Evite o uso de caixas de papelão, ou troque periodicamente, a fim de evitar que insetos se aninhem entre elas.

Lembre-se de que a circulação - tanto de pessoas quanto de produtos - no seu estoque precisa ser fácil e otimizada, de modo que o almoxarife (ou outro responsável) consiga realizar as entradas e saídas livremente e adicionar agilidade à sua rotina. Para isso, organizar os produtos, corredores e prateleiras da maneira correta é essencial, confira:

Localizar produtos

Vamos continuar com o exemplo anterior. Imagine o seu depósito como o interior de um supermercado, com corredores, estantes e prateleiras para todos os lados. Agora, identifique cada um desses itens, com letras, números, cores… pode usar a criatividade à vontade, mas lembre-se de que o objetivo é simplificar. Por exemplo:

• Os corredores, da esquerda para a direita, vão de 1 a 9.
• As prateleiras, de cima para baixo, vão de A a Z.
• Estante da esquerda de qualquer corredor é (.1).
• Estante da direita de qualquer corredor é (.2).

Para os que precisam de uma dose extra de organização, as estantes podem ter um adesivo que as diferencie por cor, cada uma representando uma categoria de produtos diferente.

Uma vez que tudo está identificado, coloque a localização no cadastro de produtos do Nex, nos campos DESCRIÇÃO ou OBSERVAÇÃO DO PRODUTO. E pronto! Assim fica fácil localizar qualquer produto. Mais exemplos:

• produto X (A1.1) - o Produto X está na prateleira A, ao lado esquerdo do corredor 1.
• produto Y (C6.2) - o Produto Y está na prateleira C, ao lado direito do corredor 6.

Organizar Corredores

Agora que você já elaborou o próprio sistema de localização do seu depósito, chegou a hora de determinar o local de cada produto. Para isso, use os requisitos de armazenamento da embalagem como guia e lembre-se de nunca armazenar o mesmo produto em dois locais diferentes.

Na embalagem diz que o produto é sensível à luz do sol? Escolha um corredor afastado da janela e dê preferência às prateleiras mais próximas ao chão. A embalagem de outro produto é danificada pela umidade? Uma solução caseira é colocar giz por perto do que se quer proteger da umidade.

Agora você está a um passo de ter o depósito perfeitamente arrumado!

Organizar Prateleiras

Mesmo que seja tentador colocar os produtos de maior circulação na altura dos braços, a regra é clara: mais pesados embaixo, mais leves em cima, não importa a rapidez que você precise reabastecer. Assim você garante a maior durabilidade dos seus móveis e diminui as chances de acidentes envolvendo o desequilíbrio de estantes.

E não se esqueça de colocar os produtos mais próximos de chegarem ao fim da validade à frente e ir abastecendo o fundo da prateleira conforme mais mercadorias chegam. Para controlar a validade dos seus produtos com o Nex, clique aqui.

Para que seja otimizado todo esse processo de lidar com produtos, corredores e prateleiras, sua empresa pode contar com alguns instrumentos úteis como: empilhadeiras, pontes rolantes, carrinhos móveis, armários grandes e caixas organizadoras. Todos eles agilizam a logística e facilitam a sua rotina de alguma forma, mas é claro, você precisa avaliar o seu orçamento e adotar apenas as soluções que façam sentido ao seu contexto atual. 

Sua empresa pode contar com empilhadeiras, carrinhos e pontes rolantes para agilizar os processos logísticos e facilitar o trabalho de seus colaboradores. Também podem ser bastante funcionais a utilização de armários, prateleiras e caixas organizadoras.

Classifique os produtos em categorias

Além das estantes que, como já foi dito, podem ser identificadas por etiquetas e representar cada uma diferentes categorias, os produtos também podem ser classificados dessa maneira organizada e intuitiva! Eles podem ser divididos, por exemplo, em cores diferentes com etiquetas coloridas, em ordem alfabética, ou por finalidade de uso (materiais de limpeza, mantimentos, informática, …)

Na verdade, caso faça sentido para você, esses três métodos podem ser utilizados ao mesmo tempo. Por exemplo: a categoria de limpeza é representada pela letra azul e, na estante dela, as prateleiras estão organizadas em ordem alfabética, e assim por diante, com todas as categorias seguindo esse padrão. Só não se esqueça de deixar as etiquetas bem visíveis para a identificação ser feita com facilidade.

Ainda falarei mais adiante sobre isso, mas já adianto que contar com a tecnologia é muito interessante quando se trata de controle de almoxarifado! Com o Nex, por exemplo, você pode realizar o cadastro dos seus produtos de maneira completa, com foto, controle da data de validade, categoria e marca, e até mesmo a localização exata da mercadoria no seu almoxarifado. Assim, você pode acessar o sistema e ver todas essas informações sobre cada produto. Clique aqui para saber mais.

Registre a entrada e saída de mercadorias

Agora saindo um pouco das dicas do espaço físico e entrando mais no controle de estoque, é importantíssimo que todo e qualquer deslocamento do seu estoque seja registrado, mesmo que se trate de um produto para consumo interno ou de uma mercadoria que ficará pouco tempo no seu estoque. Nessa tarefa, algo que pode te ajudar como registro de entrada são as notas fiscais integradas aos pedidos de compra dos fornecedores e, como registro de saída, as notas fiscais anexadas às vendas. 

No seu sistema ou planilha de controle de estoque, registre a data, o material que entrou ou saiu, qual a quantidade de itens e o nome da pessoa que fez essa movimentação. Para facilitar a visualização por parte de todos os colaboradores responsáveis pelo estoque, pode ser interessante identificar a cor vermelha para as saídas e a cor verde para as entradas. O ideal é criar um padrão para esses procedimentos (tanto o cadastro dos produtos quanto o registro das movimentações), para que não haja erros e o controle fique sempre atualizado, evitando a falta de produtos ou o excesso deles. 

Defina a quantidade mínima e máxima dos produtos

Sendo ainda mais úteis no caso das empresas que lidam de perto com a sazonalidade, a definição do estoque mínimo e máximo é importante para todos os comerciantes quando o assunto é controle de estoque ou almoxarifado. Enquanto o estoque mínimo vai representar uma quantidade de segurança para os seus produtos, ou seja, apenas aquela suficiente para suprir a demanda cotidiana e evitar a falta de produtos, o estoque máximo terá a função oposta: evitar prejuízos desnecessários e gastos excessivos com refrigeração, manutenção e manuseio.

E não é que o Nex está aí para te ajudar novamente, também com esse recurso? Com esse programa de gestão completo e integrado,  você pode cadastrar os valores mínimo e limite no momento do cadastro de produtos, e ser avisado da necessidade de reposição quando necessário! Clique aqui para saber como podemos ajudar na sua gestão de estoque.

Verifique a quantidade de mercadorias recebidas

Sempre que chegar uma nova compra de produtos ao seu depósito, tenha sempre em mãos a nota com todas as informações, e realize a contagem de todas as mercadorias para verificar se estão de acordo com a quantidade pedida. 

Além disso, é importante também conferir se os lacres não estão violados e se os itens já não chegaram danificados ou vencidos, pois nesse caso você precisará entrar em contato com os fornecedores e reivindicar a devolução.

Faça um controle dos itens já comprados e que ainda faltam comprar

Continuando na mesma linha de raciocínio do estoque mínimo/máximo e da verificação da dos produtos, é importante que você esteja acompanhando periodicamente a quantidade dos produtos no estoque e a credibilidade dos dados do seu sistema ou planilha. Ou seja, o ideal é cruzar os dados da planilha/sistema com o seu almoxarifado frequentemente, verificando se não há duplicidade nos registros, falta de produtos ou itens obsoletos. 

É claro que, a depender do tamanho do seu negócio, nessa e em outras tarefas mencionadas neste texto é interessante contar com uma equipe especializada de almoxarifes e estoquistas, que te auxiliem em atividades mais trabalhosas ou naquelas que exijam múltiplos funcionários. 

O Nex, por exemplo, se utiliza dos dados cadastrados de estoque mínimo e máximo e gera um relatório de sugestão de compra, indicando os itens que precisam ser pedidos, suas quantidades, e os fornecedores responsáveis pelas entregas.Clique aqui para saber mais. 

Armazene os produtos corretamente

Este tópico já é mais intuitivo, e aposto que você muito provavelmente já faz isso no dia a dia do seu comércio, mas nesse caso vale repetir: armazene as mercadorias adequadamente, respeitando suas condições de ventilação, umidade e temperatura, que geralmente são descritas nas embalagens. Subestimar essas pequeninas informações nos rótulos por achar que se trata de “exageros” pode custar perda de múltiplos produtos e resultar na insatisfação de clientes.

Falando mais especificamente da organização na hora de armazenar, além das etiquetas que facilitam a visibilidade e separam por categorias, um instrumento muito útil é o leitor de código de barras, que te fornece informações precisas sobre cada mercadoria como lote, tipo e características únicas.

Monitore o vencimento dos produtos

No mesmo raciocínio do cuidado para com os produtos, uma tarefa imprescindível, e por vezes difícil de fazer, é se atentar sempre à validade das mercadorias para evitar perdas e prejuízos, especialmente nos pequenos negócios em que a quantidade de produtos perecíveis vendida é grande, como é o caso de mercearias e restaurantes. 

Então, não se esqueça de verificar periodicamente a validade dos itens e de repor sempre os produtos mais recentes na parte de trás da prateleira, para que aqueles com a validade mais imediata sejam vendidos primeiro. Para controlar a validade dos seus produtos com o Nex, clique aqui.

Caso seja constatado que a validade de determinados produtos está muito próxima e que será difícil vendê-los a tempo, uma boa opção é realizar a queima de estoque, o que nos leva ao próximo tópico. 

Promova a queima de estoque quando necessário

Então, seja pela proximidade de vencimento dos produtos seja pela análise de que eles estão tendo pouco giro, pode ser interessante realizar promoções e descontos a fim de queimar o estoque, sempre respeitando, é claro, uma mínima margem de lucro e evitando prejuízos. 

Dessa forma, além de não perder os produtos e aumentar o número de vendas, você libera espaço para a reposição de produtos mais estratégicos no lugar dos antigos, de modo a recuperar o investimento. 

Quer saber como um programa de gestão pode ajudar você a realizar promoções sem perder dinheiro? Clique aqui. 

Faça inventários periódicos

Aqui no blog, nós já ressaltamos algumas vezes a importância de se realizar inventários para a sua gestão de estoque e, uma vez que falar de almoxarifado também é falar de estoque, esta é mais uma ocasião oportuna de reforçar isso novamente! O inventário consiste na contagem de todas as mercadorias do seu depósito, registradas com as devidas informações de categoria, código, validade e assim por diante.

É um processo muito útil para verificar se você realmente possui o estoque que acredita possuir, e detectar possíveis perdas, extravios, roubos, ou compras de materiais em excesso. Além disso, a realização de inventários periodicamente contribui para a confiabilidade dos seus dados no envio ao fisco, deixando o seu negócio dentro da lei e com a organização em dia, sem falar na redução de custos e na redução de falhas no atendimento. 

Primeiramente, é preciso determinar de quanto em quanto tempo a sua empresa realizará essa contagem: diariamente, mensalmente, por semestre, etc. Vai depender do seu cenário atual e do tamanho do negócio, mas é importante que se escolha realizar esse processo nos dias de menor movimento e em que haja maior segurança para a contagem. 

Por último, existe aquela questão que eu já mencionei, de cruzar os dados encontrados nessa contagem com aqueles disponíveis em sua planilha ou sistema de controle de estoque, a fim de detectar possíveis falhas e manter as informações atualizadas.

Treine seus funcionários

Trabalho bom raramente se faz sozinho, e isso é ainda mais verdade no caso de empresas ou pequenos negócios, especialmente aqueles de maior porte ou que possuem perspectiva de crescimento. 

Portanto, não subestime a importância dos seus estoquistas no funcionamento do negócio, e esteja sempre contribuindo para o seu crescimento profissional, com feedbacks constantes, tentativas de replicar bons desempenhos, e até mesmo oferecendo cursos e treinamentos por meio de ferramentas virtuais.  

Quer saber um pouco mais sobre como treinar seu funcionário sem interromper seu trabalho? Clique aqui e confira este texto do blog. 

Acompanhe o desempenho da gestão de almoxarifado

É claro que todas as dicas que eu mencionei até agora exigem o constante acompanhamento dos indicadores e informações do seu negócio: 

• O controle das entradas e saídas através do fluxo de caixa.
• O monitoramento dos limites do estoque a fim de verificar a necessidade de novas compras.
• O cruzamento dos dados do inventário com os do sistema. 
• O controle da data de validade.
  

Além desses, existem outros dados que têm relação com o almoxarifado e impactam a gestão da empresa como um todo, como o número de vendas, custos, taxa de rotatividade dos materiais, etc. 

Use a tecnologia para ganhar tempo

Embora o acompanhamento de todas essas informações de forma manual, com papel e caneta, ainda seja válido, sabemos que a tecnologia está aí para nos ajudar, e não é à toa que muitos pequenos comerciantes vêm adotando cada vez mais essas ferramentas e otimizando a rotina de gestão. 

Sejam elas planilhas ou sistemas de gestão, essas soluções são úteis pois permitem controlar a entrada e saída de produtos de maneira automatizada e eficiente, economizando tempo e adicionando organização à empresa. Por mais que a planilha do Excel possui algumas facilidades e já automatiza fórmulas e registros, o sistema de gestão é a melhor solução, pois integra outras áreas do negócio, oferece mais (e melhores) recursos, e conta com mais segurança no registro dos dados. Entenda melhor:

Importância de um software de gestão para o controle de almoxarifado

Então, por que o software de gestão é a melhor ferramenta para ajudar no seu controle de almoxarifado? Simplesmente porque ele oferece todas as facilidades encontradas na planilha, com a adição de outros recursos. Além de poder registrar todos os seus produtos e suas informações mais completas, com um bom sistema o seu estoque é atualizado automaticamente, dando baixa no momento em que cada venda acontece. 

Com a ajuda de uma interface intuitiva e fácil de usar, você pode ter acesso a informações muito importantes como o valor total no almoxarifado, o aviso de que a data de validade está chegando, a notificação do estoque mínimo e máximo, sem falar nos diversos relatórios em que você pode consultar os principais indicadores do desempenho da empresa e detalhes das movimentações de estoque. 

O Nex é exatamente isso: um programa intuitivo, completo e integrado, que te oferece recursos específicos para o controle do almoxarifado, como cadastro de produtos, cadastro de fornecedores, conferência de estoque, controle da data de validade e notificação do estoque mín/máx, além de todas as outras funcionalidades para os demais setores da empresa! Clique aqui para saber mais. 

Exemplos da gestão de almoxarifado na prática

Por último, vamos terminar com alguns dados palpáveis de como uma solução tecnológica pode te ajudar (e muito!) na gestão do almoxarifado:

Começando por um exemplo de quem provavelmente mais enfrenta dificuldades de gestão: o governo federal. O Almoxarifado Virtual Nacional (AVN), serviço informatizado de logística de materiais, gerou uma redução de 78,9% nos custos transacionais, apenas na fase inicial do projeto. De tanto que deu certo, o uso da iniciativa foi ampliado e começou a ser implementado de maneira escalonada em todos os estados do país, a partir do primeiro semestre de 2021.

Tudo bem, estamos falando de um exemplo de dimensões enormes, na esfera federal, mas é claro que os benefícios do uso da tecnologia são também observados no mundo dos pequenos e médios negócios: uma pesquisa da Easypost mostrou que, ao adotar tecnologias de automação e integração, o gestor aumenta a produtividade geral em aproximadamente 25%, e otimiza em 20% o uso do espaço.

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Conclusão 

Durante este texto, você aprendeu o que é o controle de almoxarifado, os principais modelos de espaço utilizados pelos comerciantes, e dicas práticas de como organizar o seu e manter a empresa funcionando a todo vapor! Não se esqueça de que ambas as partes do estoque são essenciais na sua gestão: tanto o espaço físico (almoxarifado), quanto o registro e acompanhamentos dos dados e informações.

Mas e você, tem alguma experiência para compartilhar sobre a gestão do seu depósito ou alguma sugestão para nos fazer? Fique à vontade para colocar nos comentários!