Como montar uma papelaria de sucesso [Guia Completo]

O setor de papelaria foi um dos mais prejudicados pela recessão econômica do Brasil. Segundo o Sebrae, alguns desses comércios perderam 30% do lucro no ano de 2019.

Entretanto, esse fator foi contornado com a pandemia, houve um aumento na procura de materiais de papelaria, porque a maioria da população estudava e trabalhava em casa e precisava montar um escritório ou uma área de estudos.

Então, se você pensa em abrir um negócio, uma das opções é investir em uma papelaria, esse mercado vem crescendo e inovando diariamente.

Neste texto, irei compartilhar informações importantes juntamente com 15 passos para você ter uma papelaria de sucesso. Confira!

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O que vender em uma papelaria?

Um dos primeiros passos para você abrir a sua papelaria é saber o que vender nela. Existe uma variedade de produtos, oferecendo materiais para escritório até mercadorias tradicionais utilizadas em escolas.

Veja a seguir alguns exemplos:

• Agendas e variedades de cadernos.
• Lápis, lapiseiras e canetas.
• Pastas organizadoras, folhas e saquinhos plásticos.
• Mochilas, estojos e lancheiras.

Itens de papelaria mais vendidos

Agora que você sabe o que vender na sua papelaria, outro ponto essencial é saber quais são os produtos mais vendidos no seu comércio. E para te ajudar, preparei uma lista com os principais itens, sendo eles:

• Material escolar: cadernos, fichários, lápis, canetas, mochilas, entre outros.
• Materiais para desenhos: canetas profissionais, cadernos para desenho, réguas, pincéis.
• Materiais de escritório: pastas, envelopes, grampos, folha sulfite, clipes, etc.
• Produtos de informática: mouses, teclados, pen drives, fones de ouvido.
• Artigos para presentes: embalagens, fitas, fitas decorativas, canecas, bolsas.

Serviços de papelaria que podem ser oferecidos

Além dos produtos que devem ser vendidos e saber quais são que fazem mais sucesso no seu comércio, é importante que uma papelaria tenha outras categorias de serviços, é preciso inovar para atrair mais clientes e assim gerar aumento nos lucros da sua papelaria.

Uma papelaria pode fornecer vários produtos e serviços, veja:

• Artigos para datas comemorativas: cartões, canecas, porta-retratos, etc.
• Materiais e brindes para formaturas.
• Materiais para confecção de festas.
• Oferecer serviços de cópias, impressões e encadernação.

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Como abrir uma papelaria lucrativa [Passo a Passo]

Descubra o que é preciso para montar uma papelaria personalizada:

1. Monte um plano de negócios para sua papelaria

O plano de negócios serve para que o empreendedor tenha uma visão ampla sobre a sua loja e o setor que está inserido. Nesse planejamento, você irá definir assuntos como os serviços e produtos que irá fornecer, o investimento inicial e como será feita a gestão financeira.

‍Para conseguir desenvolver o plano de negócios, é necessário juntar todos os investimentos iniciais, gastos fixos, materiais, equipamentos e maquinário.

Além disso, é importante pensar em colocar no seu planejamento a estratégia de marketing do seu comércio, como a criação de perfis comerciais nas principais redes sociais, também estratégias de vendas como ações promocionais e a disposição dos produtos dentro da loja.

Caso você tenha se interessado, leia o texto “Como fazer um plano de negócios? Confira o passo a passo!” Escrito pela Camila, confira!

2. Escolha uma localização estratégica

Escolher uma boa localização é essencial para que a sua papelaria fature. Antes de selecionar o estabelecimento, é necessário levar em conta alguns aspectos, como o público-alvo. Pensando nisso, ficará mais fácil escolher uma região em que essas pessoas estão presentes.

‍Lembre-se que a papelaria está relacionada a momentos de estudo e trabalho, ou seja, procure locais próximos de escolas, faculdades, escritórios e fóruns.

É preciso que o seu negócio tenha uma boa visualização e fácil acesso para os clientes.  Busque lugares estratégicos para a entrada de pedestres e observe se há estacionamentos por perto.  

3. Aposte em um nome criativo para sua papelaria

Saber escolher um nome para papelaria e gráfica é fundamental, ele é a primeira impressão que o cliente tem da sua loja, por isso é necessário pensar em um nome atrativo que conquiste a atenção dos futuros consumidores da sua papelaria.

Além disso, com o aumento de abertura de papelarias, é importante ter um nome que se destaque em meio aos concorrentes. Entretanto, não é uma tarefa tão simples, é necessário ficar atento a alguns aspectos, confira:

• Escolha nomes curtos: nomes curtos são mais chamativos e fáceis de serem gravados.
• Verifique se o nome ainda está disponível: pesquise se o nome que você escolheu está sendo utilizado.
• Evite nomes que limitam seu crescimento: evite nomes que descrevam seus produtos e serviços.

Agora que você já tem uma noção de como encontrar um nome para o seu comércio, outra dica válida é utilizar geradores de nomes online e gratuitos, como gerador de nome de loja. É um recurso simples e fácil de usar, você também pode utilizá-lo para se inspirar e criar o próprio nome do seu negócio.  

4. Conheça seu público-alvo e necessidades

Identificar o público-alvo do seu negócio é uma das partes mais importantes, porque você irá conseguir ter um planejamento, ação de marketing e produtos. Portanto, é necessário aprender sobre seus clientes para sua papelaria ter sucesso na hora das vendas.

‍Conhecendo bem os consumidores, você vai investir em um estoque mais assertivo e pode oferecer diversos tipos de produtos, dando a possibilidade do consumidor escolher o que comprar.

Além disso, outro ponto essencial é investir em equipamentos para sua papelaria. Lembrando que um negócio tem a parte estrutural e dos equipamentos utilizados no dia a dia.

Afinal, você irá trabalhar em um setor de vendas de produtos e com a prestação de serviços básicos. E para isso precisa adquirir alguns equipamentos, sendo eles:

• Armários Expositores.
• Gôndolas.
• Estantes para estoques de produtos.
• Balcão para o caixa.
• Máquina de impressão e xerox.
• Máquina plastificadora.
• Computadores.
• Papel e outros artigos de trabalho e escolar.

Para entender um pouco mais sobre esse assunto, recomendo ler “7 dicas para sua papelaria lucrar mais o ano todo” escrito pela Carol, confira!

5. Invista na estrutura e organização

Para ter uma boa estrutura é necessário planejamento e noção do espaço que precisará, se você for abrir uma franquia de papelaria, por exemplo, demandará um espaço maior do que o caso de uma mini papelaria, em ambos os casos, a sua papelaria deve ser composta pelos seguintes itens:

• Área de exposição de produtos.
• Local para xerox e impressão.
• Balcão de atendimento e pagamento.
• Depósito.
• Escritório.
• Banheiros.

O mais importante é a organização desses espaços, planejar o layout de papelaria pequena ajuda a manter um ambiente limpo e agradável. E para te ajudar nessa tarefa, trouxe algumas dicas de decoração e organização para ter um negócio bem estruturado, veja:

• Organize a papelaria de forma estratégica, coloque produtos complementares próximos para incentivar a compra de mais mercadorias, como por exemplo lapiseiras e grafites.
• Tenha um bom controle de estoque.
• Coloque balcões de atendimento de forma estratégica e de fácil acesso.

6. Faça a legalização da sua papelaria

Para abrir uma papelaria ou gráfica, o comerciante poderá ter o registro individual ou jurídico social. Você pode avaliar e escolher a melhor opção que atenda o perfil do seu negócio.

Para realizar abertura e registro de uma mini papelaria é necessário seguir os seguintes passos:

• Registro Empresarial na Junta Comercial.
• Obtenção do CNPJ na Secretaria da Receita Federal.
• Secretaria Estadual de Fazenda.
• Registro na prefeitura municipal, para obter o alvará de funcionamento.
• Enquadramento na Entidade Sindical Patronal.
• Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”.
• Registro no Corpo de Bombeiros Militar.
• Alvará de licença da Vigilância Sanitária.

7. Estabeleça a relação com bons fornecedores

Muitos empreendedores de primeira viagem têm dúvidas e dificuldades para comprar produtos, porque alguns itens podem ser mais difíceis de encontrar.

Nos dias atuais existem distribuidoras especializadas apenas em atender as necessidades das papelarias, costumam ter variedade de produtos e facilita bastante a rotina do comerciante.

E para descomplicar ainda mais esse processo, vou compartilhar com você distribuidores e atacadistas para lojas de papelarias, confira:

• Reval - Atacado de papelaria.
• Jandaia atacado de papelaria.
• Compras Faber-Castell.
• JC distribuição.
• Wespi atacado.
• Astral atacado.

8. Controle corretamente o estoque da sua papelaria

Ter um controle de estoque é essencial, pois ele facilita a conferência, entrada e saída de produtos ou se está com alguma mercadoria em falta.

Provavelmente, você está iniciando no mundo dos comerciantes e ainda não sabe como o estoque funciona, por isso uma boa estratégia é fazer uma pesquisa de mercado e analisar quais são os produtos mais vendidos e com maior aceitação do consumidor.

‍Essa prática pode garantir uma maior rotatividade e menor necessidade de capital.

É importante que comece com o mínimo de produtos, até conhecer a necessidade real do seu estoque. Inicialmente, você pode comprar produtos mais básicos, como: papéis sulfite, estojos variados, durex, fitas adesivas, envelopes, canetas de cores diversas, entre outros.

É interessante anotar todos os produtos que têm maior procura, mas que você não possui no estoque. Utilizar um programa e a tecnologia ajuda a facilitar a sua rotina e a verificação do estoque da sua papelaria.

‍O Nex conta com um controle de estoque muito fácil de utilizar. Você só precisa cadastrar os seus produtos e a cada movimentação de estoque as informações vão ser atualizadas de forma automática, dessa maneira a conferência fica mais simples, sem complicar a sua rotina. Confira mais detalhes aqui!

9. Esteja por dentro das novidades do mercado

Depois da pandemia de COVID-19, houve muitas mudanças na rotina da população mundial, crianças passaram ter aula a distância e adultos continuaram trabalhando em home office. E esses novos hábitos que foram criados demonstram que irão além do período pandêmico, mudando a valorização do produto pelo consumidor.  

É por isso que você, empreendedor, precisa estar atento às novas tendências e mudanças do setor de papelaria. Separei com os produtos mais vendidos no último ano:

• Agendas e cadernos organizadores: calendário escolar, cadernetas e planners.
• Materiais de escritório: bloco de anotações, canetas, fitas, entre outros.
• Caderno diversos.
• Home office: teclados, mouses, mouse pad, fones, etc.

Agora que você já sabe quais foram os materiais com maior demanda, é essencial criar um diferencial na sua loja para destacar-se dos concorrentes e aumentar as suas vendas. Veja algumas estratégias para te ajudar nesse processo:

• Capriche nas embalagens: faça embalagens criativas, colocando personalidade. Você pode pensar em fazer papéis personalizados, colocar perfume nas embalagens, bilhetes feitos à mão, etc.
• Ofereça produtos personalizados.  
• Ofereça brindes para os seus clientes: canetas, papéis coloridos e fitas decorativas são ótimos exemplos.

10. Saiba aproveitar as sazonalidades e datas comemorativas

Quando pensamos em papelaria, a primeira coisa que vem à nossa mente é material escolar. Os meses de janeiro a junho são os que possuem uma maior procura por este tipo de produto, sendo o melhor momento para aumentar o faturamento da sua papelaria pequena.

No entanto, duas perguntas muito comuns de novos comerciantes deste ramo são: Esse é o único período de tempo com maior lucro? E como posso me preparar e vender mais na sazonalidade?

‍Para não ser afetado negativamente pela sazonalidade é necessário planejar algumas ações para continuar vendendo o ano inteiro:

• Certifique-se que o seu estoque está preparado para atender as necessidades dos seus clientes.
• Criar uma lista de materiais escolares com instituições de ensino pode ser uma ótima estratégia.  
• Monte Kits para os seus clientes: kits de pintura, desenho, escrita, entre outros.

Além destas alternativas, é fundamental encontrar novas possibilidades na sazonalidade. Uma forma de investir, é comemorar e preparar produtos que atendem datas comemorativas, como Dia das Mães, Dia dos Pais e Dia das Crianças. Você pode aproveitar também outras datas comemorativas estratégicas para o seu segmento, como Dia dos Avós (26/07) e Dia do Meio Ambiente (05/06).

Outra maneira de ajudar nas suas vendas é fazer pré-vendas de produtos, colocando anúncios em redes sociais e explorar novos canais de comunicação e marketing.

Fazer parcerias com lojas maiores pode ser uma boa ideia nas horas de vender produtos diferentes, podendo lançar bolsas, estojos, pincéis, entre outras coisas.

Caso tenha interesse no assunto, indico ler o texto “Produto Sazonal: saiba como manter as vendas durante o ano” aqui no blog do Nex, confira!

11. Capriche na divulgação da sua papelaria

Depois de saber um pouco mais como funciona uma papelaria, agora é o momento de promovê-la!

E para começar, invista em uma boa fachada para a sua loja, porque ela representa o primeiro contato do cliente com a sua papelaria. Então crie algo marcante, utilize cores que representam a sua marca e destaque o nome do seu negócio.

Outra ideia muito válida e utilizada nos dias de hoje é a divulgação na internet, especialmente nas redes sociais, já que elas têm um alcance muito maior podem aumentar a visibilidade da sua papelaria ou gráfica e atrair um público mais diversificado.  

Uma ótima estratégia é fazer parcerias com microinfluenciadores que estão ligados ao mundo da papelaria, livros e arte. Para saber como, leia: “Como fazer parcerias com microinfluenciadores”.

Ou você pode optar por fazer divulgações mais tradicionais, como: panfletagem, carro de som, investir na vitrine, etc.  

12. Crie um catálogo online dos seus produtos

Criar um catálogo online de produtos da sua papelaria permite que tenha uma expansão de novos consumidores e expor todos os itens de maneira prática e organizada, gerando um interesse do cliente pela facilidade de fazer compras imediatas e que são fáceis de achar.  

‍Outra vantagem de criar um catálogo online é o baixo custo que terá no seu orçamento e alta demanda de vendas pela internet, ou seja, menos gasto e mais lucro.

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‍Acessando a página do Catálogo de Produtos do Nex, você confere como montar uma papelaria online em apenas 5 passos. Esse é um recurso gratuito que vai deixar a sua loja mais digital e alavancar as vendas da sua papelaria.

13. Ofereça produtos personalizados

A personalização de produtos é uma das formas do seu negócio destacar-se no mercado, principalmente se você souber escolher esses produtos e como utilizá-los nas suas vendas.

Essa é uma das formas de manter a fidelidade do seu cliente e expandir a base dos seus consumidores.

Aproveite o mercado de papelaria e invista na personalização de produtos. E para te ajudar, vou compartilhar uma lista de possíveis itens para utilizar no seu comércio, são eles:

• Ecobags e sacolas reutilizáveis.
• Itens para home office.
• Capas para celular.
• Canecas.
• Mini cadernos.

14. Treine sua equipe para um bom atendimento

Ter um bom atendimento ao cliente pode ser um diferencial entre os seus concorrentes.

Todo comércio, ainda que seja novo, é importante procurar sempre investir nas melhores estratégias para ter sucesso no mercado e gerar crescimento no seu negócio.  

Um dos pontos de atenção é a forma como você lida com o seu potencial cliente, pois um bom atendimento atrai a fidelização do cliente e futuros cadastros. Além desses fatores mencionados, outros benefícios podem ser conquistados com um bom atendimento, são eles:

• Criação de vínculos com os clientes e fortalecimento do relacionamento.
• Maior valorização e fidelização.
• Boas indicações.

Caso você queira saber mais sobre esse assunto, leia o texto “O que um bom atendimento pode fazer pela sua loja?” no blog do Nex.

15. Faça a gestão com um programa para loja de papelaria

Agora que você já sabe como montar a sua papelaria, uma das partes mais importantes é ter uma gestão que te ajude nesse processo.

Uma boa administração é um dos principais pilares para que a sua papelaria seja bem sucedida.

Usar um sistema para papelarias vai potencializar a sua rotina, facilitando tarefas que, quando realizadas manualmente, demandam mais tempo e dedicação, ocupando o tempo que poderia ser utilizado para focar em outras áreas.

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Conclusão

Atender as exigências legais e ter uma boa estrutura física é essencial para abrir uma papelaria.

Contudo, os outros fatores apontados como: público-alvo, tipos de produto e divulgação são importantes para o seu negócio ter sucesso.  

Existem pontos de atenção, como a sazonalidade, mas com estratégia em vendas e no marketing consegue ser contornável.

Lembre-se que o seu cliente espera produtos inovadores, bom atendimento e serviços de boa qualidade.

Espero que a sua tão sonhada loja de papelaria se torne realidade e te desejo uma boa jornada! Fico à disposição para tirar qualquer dúvida.

Até a próxima e bom negócio!