5 dicas para empreendedores economizarem tempo e ganharem eficiência

Pesquisa divulgada recentemente pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM) com dados de 49 países ao redor do mundo incluindo o Brasil mostra que 53% dos empresários nacionais possuem uma MEI (microempresa individual) e não têm projeto de contratar nenhum funcionário. 

Como não é tarefa fácil cuidar da produção, do estoque, da contabilidade e ainda pensar em uma estratégia de marketing sem a ajuda de ninguém, reunimos algumas dicas para empreendedores que enfrentam esta situação 

Segundo especialistas, entre os grandes problemas dos microempresários está a falta de planejamento na hora de montar e administrar um negócio e o pouco conhecimento que têm dos seus consumidores e da logística por trás de um empreendimento.   

Uma das maneiras de driblar a falta de experiência é apelar a ferramentas online que ajudem a controlar todas as áreas que em uma empresa tradicional estão divididas entre vários trabalhadores. Com o auxílio de softwares, muitos deles com versões grátis disponíveis, é possível gerir a contabilidade, gerir projetos e organizar a agenda diária sem tanta dor de cabeça. 

Detalhamos abaixo como os microempresários podem ganhar eficiência em seus negócios com a ajuda de ferramentas simples e citamos algumas opções de softwares conhecidos no mercado que qualquer empreendedor pode começar a usar hoje mesmo.

Finanças e Contabilidade

Para os novatos no mundo do empreendedorismo, cuidar das contas da empresa é seguramente uma das preocupações número um. Infelizmente, nem todos conseguem cumprir bem o dever de casa nesse quesito. Pesquisa realizada em 2018 pelo Sebrae com 1.000 empresários autônomos (com faturamento de até R$ 81 mil por ano) revela que 50% ainda utiliza papel e caneta para registrar seus gastos e que um número quase idêntico (48%) não faz uma previsão das despesas da empresa.  

Dica: Sistemas de gestão empresarial ajudam os microempreendedores a terem uma visão geral dos processos do negócio e reunir toda a informação em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, até vendas e pagamentos. Os chamados ERP (de enterprise resource planning, em inglês) eram antes exclusividade das médias e grandes empresas, mas softwares grátis e com preços acessíveis desenvolvidos nos últimos anos no Brasil se tornaram uma ótima opção para quem leva um negócio sozinho. 

Ponto importante: esse tipo de programa pode ser usado tanto por negócios físicos como por quem tem um e-commerce, realidade comum de muitos MEIs. 

Gestão de tarefas e projetos

Quem não tem uma visão ampla do funcionamento do seu negócio não pode planejar quais passos a seguir, o que os especialistas consideram um dos grandes problemas enfrentados pelos microempresários.  

Dica: Para não cair em um círculo vicioso e evitar a sensação de estar sempre correndo atrás da máquina, é importante organizar-se. Com a grande quantidade de informação que um empreendedor precisa manejar sozinho, uma simples agenda pode ser insuficiente.

A boa notícia é que não é preciso gastar nada para melhorar a organização. Além de grátis, softwares de gestão de tarefas como o Microsoft To-Do, o Todoist e o Trello são intuitivos e simples de usar. 

Com eles, é possível configurar lembretes de todas as atividades do dia, da semana ou do mês, marcar aquelas que são recorrentes (alguma atividade manual que não pode ser esquecida, por exemplo) e compartilhar recados com pessoas que também utilizam o programa. Essas ferramentas também contam com integrações com centenas de plataformas, como o Google Drive.

Papelada
Vivemos em uma era cada vez mais digital, mas ter uma empresa ainda envolve lidar com uma grande quantidade de documentos e contratos a serem revisados e assinados. Entre temas burocráticos e que envolvem a relação com fornecedores e clientes, é fácil perder tempo (e dinheiro) em uma montanha de papéis.    

Dica: Softwares de assinatura digital ajudam a cortar gastos com papel, impressão e envio, eliminam o tempo perdido esperando documentos físicos e aumentam a segurança das transações. Soluções como Clicksign, DocuSign e BRySigner oferecem opções grátis ou com planos básicos acessíveis para orçamentos apertados. 

Relacionamento com o cliente

Quem quer fazer o seu negócio crescer precisa conhecer bem o seu cliente. Parece uma afirmação óbvia. A realidade, no entanto, mostra que por falta de tempo ou conhecimentos, muitos empreendedores acabam concentrando-se no produto ou no serviço que oferecem, deixando de lado a construção de bons canais de relacionamento. Se a base de clientes cresce, guardar todas as informações em um caderninho ou em planilhas torna-se quase impossível. 

Dica: Se os ERPs ajudam na organização da porta para dentro, os chamados softwares de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) dão uma mão com os contatos externos da empresa. Um CRM reúne em um só lugar todos os detalhes dos clientes, os contatos mantidos com cada um deles, informações sobre vendas (que podem ser usadas para gerar relatórios), entre diversas outras funcionalidades. 

Como os sistemas de gestão empresarial, os softwares CRM deixaram de ser uma exclusividade de grandes negócios e já é possível encontrar ótimas opções grátis no mercado.   

Outra vantagem deste tipo de ferramenta é a possibilidade de conectá-la com plataformas de marketing para a prospecção de clientes.  

Marketing digital

O famoso boca a boca pode alavancar as vendas de um produto e fazer com que ele chegue ao conhecimento do grande público. Mas essa, definitivamente, não pode ser a única estratégia de marketing de um microempresário, especialmente em mercados onde há muita concorrência.  

Dica: Plataformas de marketing online permitem às empresas gerir campanhas de e-mail e nas redes sociais para atingir o público-alvo desejado. Um dos programas mais usados na área, o MailChimp, tem uma opção gratuita (disponível somente em inglês). O RD Station é a solução brasileira mais conhecida, mas os preços são altos para quem está começando um negócio.   

Para iniciantes, a dica é atrair atenção à sua marca ou produto com páginas ativas no Facebook e no Instagram. Com o aumento do interesse em vídeos, um canal no Youtube também pode ser explorado. Deve-se também manter um site atualizado e atrativo. 

Para os que querem dar um passo a mais, outra opção sem custo é utilizar técnicas de SEO (sigla em inglês para search engine optimization) para as páginas dos negócios. 

Trata-se basicamente de uma estratégia que permite que uma página melhore seu posicionamento no Google (ou em outros mecanismos de busca), o que aumenta a visibilidade, os cliques e pode, consequentemente, beneficiar as vendas. Há diversos cursos e materiais gratuitos disponíveis na web sobre o assunto.

Este artigo foi escrito por Lucca Rossi, analista de conteúdo do Capterra.

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