4 ferramentas de planejamento estratégico para o pequeno comércio

Planejar nada mais é do que tomar uma decisão com antecedência. Pensar antes de dar o próximo passo, analisar cenários e compreender o que ocorre em seu bairro, cidade ou país, vai ser determinante para alcançar um resultado satisfatório em seu negócio. Mas esse texto não é só para quem está planejando abrir um comércio. É para quem está no meio do caminho, cansado de tentativas frustradas de crescimento e pensando em desistir.

Respire fundo, pela frente ainda tem muito mundo!

Se você chegou até aqui, é porque entende como é fundamental o papel do planejamento estratégico. E isso é um bom começo! Então, sem mais demora, vamos começar falando da primeira ferramenta de nossa lista:

Planejamento Estratégico Pessoal

Em nenhum outro segmento empresarial, voltar-se para si é tão importante quanto para o pequeno comércio. Afinal, você é o dono, caixa, vendedor, estoquista, comprador, divulgador e balconista de seu comércio. Some ou subtraia funções a essa lista da frase anterior e, mesmo assim, ela sempre será grande. O importante é que quem abre seu próprio comércio geralmente faz isso contando com pouco recurso financeiro e de pessoal, e por isso, torna-se o principal fator de sucesso ou fracasso de seu negócio.

Essa afirmação pode até parecer exagerada, mas arrisco dizer que a grande maioria de empreendedores que estão lendo este texto estão ou estiveram nessa situação.

Então, a primeira e essencial ferramenta para um bom planejamento para sua empresa é seu planejamento estratégico pessoal. Olhe para si, reflita sobre as funções onde mais sente dificuldades e sobre aquelas em que sabe que possui um grande talento ou conhecimento. Invista em aprendizado para melhorar suas fraquezas e potencializar suas forças. E aceite que, em algum momento, você deverá delegar boa parte de suas funções: se tudo correr como o esperado, essa situação deve acontecer em breve.

Um bom começo é procurar por instituições que investem no desenvolvimento de empreendedores como o Endeavor: uma organização mundial criada para promover a cultura empreendedora nos países em desenvolvimento.

No site da Endeavor há muita leitura interessante que pode fazer a diferença nesse desafio que é manter um pequeno comércio. Para este texto, vou passar o link da ferramenta de Planejamento Estratégico Pessoal (PEP) desenvolvida pela Endeavor em parceria com uma empresa de consultoria em negócios. A ferramenta é gratuita e está disponível neste link.

Análise Swot

A Análise Swot foi criada na década de 1970, na escola de negócios de Harvard (uma das mais prestigiadas universidades de negócios do mundo). Sua sigla é um anagrama que em português foi traduzido como Análise Fofa (força, oportunidade, fraqueza e ameaças). É uma ferramenta complexa, que exige um conhecimento mais profundo para ser utilizada em sua totalidade. O que vou fazer aqui é propor uma reflexão, um exercício de autoconhecimento de sua empresa, baseado na Análise Swot. Mas se deseja uma análise mais detalhada, sugiro contratar uma empresa de consultoria ou procurar por este serviço no SEBRAE.

A Análise Swot é feita a partir de um quadrante em que você lista os principais fatores em cada quadro: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Os dois primeiros são relativos à sua empresa de um modo independente, são fatores internos: aqueles fatores que dependem exclusivamente de suas decisões e onde você pode atuar com maior autonomia.

Exemplos de forças: um bom atendimento, conhecimento profundo sobre o que está vendendo, um bom layout de sua loja etc. Exemplo de fraqueza: funcionários desmotivados, loja mal cuidada, loja que não oferece opções de pagamento etc.

Já a parte inferior do quadrante diz respeito aos fatores externos, aqueles em que você não tem autonomia para modificar: oportunidades e ameaças. A análise não vai te ajudar a solucioná-los ou eliminá-los, mas a lidar com eles e até usá-los a seu favor.

São exemplos de oportunidades e ameaças: a situação econômica do país ou da cidade, as mudanças de hábitos dos consumidores e a infraestrutura de seu entorno. O que é uma ameaça pode apontar uma boa oportunidade.

Por exemplo, com o crescimento das compras pela internet, num primeiro momento, pensamos que as pessoas não comprariam mais em lojas físicas. Mas analisando essa ameaça, o varejo se reinventou e percebeu o que o cliente ainda procura numa loja física: um bom atendimento e uma experiência de compra mais completa. Ele não consegue tocar no produto pelo site e nem saber se aquela pessoa que o está atendendo, pelo e-mail ou pelo chat, está realmente compreendendo seu problema ou dúvida.

A partir disso, hoje as lojas físicas investem nessa tal “experiência do cliente”. Eu falei sobre isso em dois textos publicados aqui no blog: “A experiência do cliente em seus canais de divulgação” e “Como tornar seu comércio inesquecível para seu cliente”. E para concluir essa experiência do cliente, o Edson escreveu sobre um ponto importante no pós-venda: “Como responder às reclamações de clientes insatisfeitos”.

Para ajudar, eu criei uma planilha na qual você vai listar, em cada quadro, os fatores identificados como forças, fraquezas, oportunidades e ameaças em sua loja. É só baixar e completar as colunas. Eu explico melhor como completar cada quadro na própria planilha. A ideia é gerar uma reflexão, uma forma de você conhecer melhor seu comércio e poder definir e planejar ações a partir dessa análise.

A planilha está disponível neste link do Dropbox e é necessário realizar o download do arquivo para utilizá-lo corretamente.

Estatísticas e relatórios

Não há planejamento sem conhecimento do que está ocorrendo em seu comércio. Mantenha-se informado sobre tudo o que diz respeito ao desempenho de vendas. Aquele produto que o fornecedor vendeu prometendo que seria um “campeão de vendas” realmente compensou a compra? O horário de funcionamento de seu comércio é o melhor para você e para a maioria de seus clientes? Os clientes pagam mais com cartão ou com dinheiro? Há funcionários suficientes no horário de maior movimento em seu comércio?

Todas essas perguntas você pode responder com a ajuda de estatísticas e relatórios. Mas para isso, é importante que tudo em seu comércio esteja automatizado e que você tenha total controle das informações de compra, venda, estoque, clientes e fornecedores. Há muitas opções no mercado para ajudar nessa tarefa. Eu posso falar melhor sobre as ferramentas do Nex porque é a que eu mais conheço. Em primeiro lugar, não há nenhum motivo para não utilizar o Nex em sua loja e aposentar de vez o caderninho. Você pode começar utilizando a assinatura FREE e passar para as versões pagas (com recursos avançados) gradativamente conforme o crescimento de seu comércio.

Simplifique. Crie sua conta Nex clicando aqui. Fácil de implantar, simples de usar e com todo o suporte que você precisar!

Agora que você já baixou o Nex, use as ferramentas disponíveis no Programa em sua plenitude. Aproveite tudo que um sistema pode oferecer. Luciano Vidal Wagner, líder de expansão internacional do Nex sugeriu três estatísticas fundamentais para analisar o desempenho de seu comércio e definir ações: “O cruzamento de ‘Curva ABC’ (que é um dos mais importantes), ‘Produtos que lucram mais’ e ‘Ranking de Clientes’. Com esses três relatórios, você conhece: melhor produto, produto que traz mais rendimento à empresa e, sabendo quais são os melhores clientes, é possível saber quais produtos eles compram mais. Isso ajuda na hora de criar uma promoção para fazer o cliente comprar mais e então indicar mais clientes à loja, por exemplo.”

Para saber mais sobre o Relatório de Curva ABC do Nex, leia o post “Estoque fácil e eficiente com a Curva ABC”.  Em nossa central de ajuda você acessa o passo a passo para gerar estatísticas pelo Nex.

Essa quantidade de links não deve te assustar. O Planejamento Estratégico não é uma tarefa fácil, porém os resultados, que um bom planejamento pode trazer, vão compensar toda sua dedicação. E sem dados não há como analisar se suas decisões estão no melhor caminho.  

Projeção futura

Para fechar o planejamento, depois de todos os dados analisados, é preciso definir uma meta. Não uma meta para pressionar você e seu funcionários, mas um norte para apontar onde você quer que seu comércio chegue e o que você precisa para alcançar esse objetivo.

Faça um exercício de projeção de forma realista. Se sua loja está num espaço de 20m2,não é realista o objetivo de estar num espaço de 100m2 em três meses. Mas você pode ter esse objetivo para daqui há um ano, por exemplo. Isso tudo você vai decidir acompanhando a taxa de crescimento de seu comércio.

Uma boa projeção aponta os objetivos a curto, médio e longo prazo. Por exemplo, como você quer que seu comércio esteja daqui a  1, 5 e 10 anos?

Depois desse exercício, para que não fique só na reflexão, é necessário o planejamento de ações. Neste planejamento você pode listar o que precisa ser feito, quem será responsável por esta tarefa, como ela será desenvolvida e qual o custo que ela vai gerar, por exemplo.

Para que a tarefa não seja assustadora, planeje ações para os próximos 3 meses, no máximo. Assim, passo a passo, com certeza você alcançará seus objetivos.

Uma dica final para que seu planejamento estratégico seja mais assertivo é envolver seus funcionários nessa análise. Faça um café e convide todos a pensarem seu comércio, afinal, eles estão vivenciando o dia a dia da loja assim como você e toda ajuda é bem vinda!

Esse foi o tema de nosso Papo de Balcão #4. Esse e outros vídeos com dicas para o comércio estão disponíveis em nosso canal do youtube.