Como organizar sua empresa antes de sair de férias

É muito comum o assunto de férias estar sempre relacionado ao trabalho de carteira assinada e empreendedores e empresários que estão desenvolvendo seu negócio saírem um pouco do foco.

De acordo com a Agência Sebrae de Notícias, 70% dos empreendedores saem de recesso anualmente, 27% ficam receosos por não estarem presentes na rotina do negócio e 33% dizem que a produtividade cai.

Hoje vamos falar sobre como se organizar para tirar férias que sejam proveitosas para você e seguras para seu negócio.

Importância das férias para a saúde mental e física

A exaustão de empreendedores por conta de jornadas de trabalho extensas, que acabam tomando tempo além do horário comercial não é algo incomum no universo dos comerciantes, e a longo prazo gera cansaço e exaustão, interferindo diretamente na produtividade no trabalho.

É aí que entra a importância das férias, que trazem um alívio tanto físico quanto mental. 

Veja alguns benefícios: 

• Melhora a criatividade.
• Reduz o estresse.
• Melhora o sono.
• Previne o burnout.
• Melhora o humor.
• Aumenta o tempo de qualidade com amigos e familiares.

Desafios enfrentados por donos de pequenos comércios ao tentar tirar férias

Existem muitos desafios e inseguranças que comerciantes passam ao tentar tirar férias, como perda da clientela, falta de controle dos processos e qualidade.

A verdade é que existem maneiras de se preparar para um momento desse e evitar que o padrão seja mudado durante sua ausência.

Veja como gerir seu negócio de forma descomplicada através do sistema de gestão Nex, que reúne os principais recursos de controle de venda, estoque, cadastro de fornecedores, clientes e muito mais em um só lugar!

Planejamento antecipado

Férias planejadas são férias muito melhor aproveitadas, tanto na parte pessoal quanto profissional. Para isso é importante que você defina datas, metas e prepare todos para sua ausência. 

Definição de datas

A definição de datas é muito importante para que você se atente no prazo de todo o planejamento que antecede as férias e para isso é preciso ter uma ideia de quanto tempo você levará para organizar tarefas para seus funcionários, negociar prazos com fornecedores, engatilhar pagamentos etc.

Comunicação com clientes e fornecedores

Avise com antecedência seus clientes e fornecedores, para que eles não estranhem a sua ausência.

Uma boa ideia além do aviso informal, é criar um pequeno texto comunicando seu período de férias e especificando quem ficará responsável, por quanto tempo e tranquilizando todos quanto ao atendimento e funcionamento da loja.

Esse texto pode ser enviado pelo e-mail e Whatsapp de clientes cadastrados na sua base de dados e você pode enviá-lo com alguns dias de antecedência.

Caso você queira saber mais sobre cadastro de clientes e como criar um, acesse o texto “Como usar o cadastro de clientes e criar estratégias de vendas” no blog!

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro feito antes da sua ausência pode parecer algo bem geral, mas aqui vai uma lista de coisas que você deve planejar financeiramente antes de entrar de férias:

• Reserva de emergência: deixei um valor reservado em caso de algum imprevisto.
• Previsão de despesas e receita: faça uma previsão dos valores de despesa  e receita para o período de ausência e verifique no seu retorno.
• Configure para automático o pagamento de despesas fixas.

Delegar tarefas

Esse é o momento de deixar bem definido quem vai fazer o quê na equipe durante sua ausência, para isso você pode seguir alguns passos:

Identificar tarefas que podem ser delegadas

Com você não estando por perto, é natural que suas tarefas sejam distribuídas entre todos, por isso identificar as tarefas que são geralmente feitas por você, facilita muito na hora de eleger quem vai fazer o quê e definir prioridades e responsabilidades.

É interessante que você faça um calendário com demandas diárias distribuídas entre seus funcionários para facilitar na hora de relembrar o que cada um deve fazer nessa nova rotina.

Treinar funcionários para responsabilidades temporárias

Nem todas suas tarefas serão feitas por todos, algumas funções específicas são mais delicadas e exigem maior confiança, por isso, se você ainda não tem um funcionário mais antigo que seja treinado para assumir na sua ausência, é importante que você comece o quanto antes a treinar alguém de sua confiança para realizar essas demandas temporárias.

Confiar na equipe

De alguma forma, as pessoas que trabalham com você estão ali por serem úteis e boas no que fazem, caso contrário não faria sentido estarem contratadas, é bom que você pense nisso na hora de confiar na sua equipe de trabalho, que executa as atividades dia após dia.

Confiar na equipe é algo muito importante em qualquer liderança, muito além de delegar tarefas e cobrar prazos, é preciso saber que no final do dia, as pessoas que você escolheu para trabalhar são sim capazes de dar conta da rotina sem serem diretamente e diariamente cobradas.

Automação de processos

Automatizar processos é ter a certeza de que nem você nem seus funcionários precisam lembrar de cada detalhe e cada prazo, basta usar a tecnologia a seu favor para fazer isso.

Configurar mensagens automáticas

Isso vale tanto para seu contato pessoal quanto para assuntos da empresa que só você pode resolver. 

Crie uma mensagem automática explicando seu período de férias e deixe programado no seu WhatsApp pessoal, afinal não são férias quando você tem que responder mensagens do trabalho a cada hora que passa.

Para assuntos empresariais que você prefere resolver pessoalmente, deixe uma mensagem específica para que o funcionário de confiança possa enviar caso precise.

Se você tiver dificuldades em criar mensagens personalizadas, veja o texto “ChatGPT: o que é e como usar a ferramenta na sua loja” e saiba como usar a ferramenta para gerar mensagens personalizadas do seu comércio.

Configurar lembretes (calendário do Google)

É possível configurar lembretes no calendário do Google, é rápido, prático e você só precisa ter uma conta no Google (Gmail, Youtube, Docs, etc,). 

Estes lembretes vão gerar uma notificação no seu celular caso esteja logado e também no seu computador quando estiver sincronizado.

Utilizar contas a pagar

Contas a pagar é um recurso usado pela maioria das empresas e caso a sua ainda não tenha eu recomendo que você use, não somente em período de férias mas também em toda a rotina comercial.

Com esse recurso, você digita os dados do boleto apenas uma vez e o sistema gera automaticamente nos meses seguintes, além de maior facilidade de pagamento e controle de despesas em um só lugar.

Saiba mais sobre o recurso de contas a pagar do Nex clicando aqui.

Planos de emergência

Por motivos de segurança é ideal que você tenha um plano B indicado para seu funcionário de confiança e ele saiba o que fazer em casos de emergência.

Lista de contatos de fornecedores, técnicos e funcionários chave

Ter uma lista atualizada de pessoas importantes no seu comércio é essencial para que a pessoa que esteja responsável consiga realizar uma ligação caso algo aconteça.

Situações imprevistas

É importante que todos da equipe já estejam treinados para situações imprevistas e não precisem te ligar caso algo fora do comum aconteça. 

Uma coisa interessante também, é você ter acesso às vendas e movimentações da sua loja através de um aplicativo, para que você possa acessar em caso de emergência sem precisar se deslocar até a loja.

Lembrando que o sistema Nex também possui sua versão móvel, então você pode acessar sua loja pelo celular de qualquer lugar e a qualquer momento.

Retorno ao Trabalho

Depois de um período proveitoso de lazer e descanso, é necessário que algumas checagens sejam feitas para que você esteja ciente de todas as novidades e pendências que ocorreram nas suas férias.

Revisão das atividades realizadas durante a ausência 

Agora entra a importância de ter planejado com antecedência as atividades que seriam feitas durante o período de férias, porque é a partir desse planejamento e das anotações que você vai realizar a conferência de tarefas atribuídas e comparar com o que foi ou não feito.

Agradecer à equipe pelo suporte durante as férias

Faça uma reunião direta com todos os funcionários, talvez um café da manhã diferenciado, como forma de agradecimento pela competência de todos no seu período de ausência e receba os comentários sobre como foi esse período para os funcionários, se algo pode ser melhorado e quais foram as primeiras impressões dessa experiência.

Crie sua conta no Nex e conheça um sistema de gestão com os principais recursos de venda que atendem as necessidades do seu comércio!

Conclusão

Hoje vimos que tirar férias é algo essencial para a saúde mental e física, principalmente para empreendedores e donos de pequenos comércios que estão sempre à frente de tudo. 

Mas com um bom planejamento e o uso de ferramentas adequadas, é possível sim desfrutar de um merecido descanso sem comprometer o funcionamento do seu negócio.

Nos vemos logo e boas férias!