Inventário de estoque: o que é, para que serve e como fazer

Saber gerenciar o estoque de um negócio é uma das peças-chave para o seu sucesso. É ali onde está a maior parte do seu investimento e é o responsável por trazer o retorno financeiro desejado.

Isso significa que, se não houver uma boa gestão, erros graves podem acontecer, resultando na perda de parte do seu investimento.

O inventário de estoque é uma estratégia de controle bastante eficiente que vai melhorar sua gestão de estoque, e é sobre ele que vamos falar hoje.

Confira o que é inventário de estoque, qual a sua importância, tipos e um passo a passo completo para realizar um inventário seguro e assertivo. 

Boa leitura!

O que é inventário de estoque?

O inventário é o processo de contagem e listagem de todas as mercadorias armazenadas no estoque de um negócio. Com ele, é possível identificar, classificar e determinar o valor de cada produto.

O inventário vai além do controle de entrada e saída de mercadorias, ele permite uma visão ampla e detalhada do estoque de um comércio. Além de contabilizar a variedade e quantidade de produtos, também funciona para saber a condição atual de cada um, o tipo e até mesmo a localização no almoxarifado, ajudando a melhorar a gestão de compras do negócio, independente do seu tamanho.

O Nex é um Sistema de Controle de Estoque com mais de 50 mil lojas parceiras. Com ele você pode gerar o inventário do estoque da sua loja de forma automatizada e ganhar eficiência e agilidade na sua rotina. Além de outros recursos como Controle de Vendas, PDV, Emissão de NFs, Cadastro de Produtos e mais. Simplifique seu inventário, baixe grátis.

Para que serve o inventário de estoque?

Serve para manter o controle de estoque da sua loja em dia, fazendo o inventário corretamente, você pode saber quais produtos estão em falta ou em excesso no estoque, a sua validade, se há extravios e outras informações pertinentes que vão ajudar você a corrigir erros, reduzir custos, evitar problemas ocasionados por divergência de informações e melhorar a logística do seu negócio.

Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque traz benefícios variados para os negócios que fazem o processo de maneira cuidadosa e periódica. Conheça alguns abaixo:

• Melhoria no atendimento ao cliente
• Maior organização do estoque
• Redução de desperdícios e perdas de produtos
• Redução de custos
• Estratégias de vendas e marketing mais assertivas
• Melhor gestão de compras de mercadorias
• Evita autuação da Receita Federal por divergências entre o estoque físico e contábil
• Maior segurança
  

Agora que você já sabe algumas das vantagens que esse processo pode trazer para o seu negócio, esperamos que não restem mais dúvidas sobre o porquê fazer um inventário de estoque.

Qual a relação entre estoque x inventário?

Estoque e inventário são termos que estão intimamente ligados, mas não são a mesma coisa.

Como explicamos no início, o inventário diz respeito ao processo de listagem e controle das mercadorias de um negócio. É a descrição detalhada de todos os produtos e suas especificações.

Por outro lado, o estoque refere-se às mercadorias que são comercializadas, os produtos destinados à venda dentro da loja. O estoque também é comumente usado entre os comerciantes para referir-se ao espaço físico no qual são guardadas essas mercadorias, o que nós chamamos de almoxarifado.

Aqui o mais importante é que você entenda que estoque e inventário estão relacionados, mas não são a mesma coisa. O estoque são as mercadorias físicas; o inventário, a listagem de todas elas.

Tipos de inventário de estoque

Existem diversas formas de executar um inventário de estoque. A seguir, confira os principais tipos e suas características:

Inventário permanente

Este tipo de inventário é feito de forma contínua. Por exigir uma demanda de trabalho constante e muito atenciosa, é realizado de forma automatizada.

Nesse caso, o sistema de gestão se encarrega de atualizar o inventário da loja em tempo real após cada movimentação de estoque realizada.

Inventário rotativo

Neste tipo de inventário, os itens são contados em intervalos de tempo pré-definidos (diário, semanal, mensal, bimestral, etc). Esse intervalo é determinado por cada loja, de acordo com sua realidade e seu tipo de mercadoria, esse tipo de inventário é um dos mais indicados para pequenos comércios.

Por exemplo, o inventário rotativo de uma padaria deve ser realizado com mais frequência do que uma papelaria, isso porque ao trabalhar com produtos perecíveis, é necessário ter um cuidado maior em relação ao estoque, já no segundo caso, o inventário pode ser feito em períodos mais espaçados.

Nossa dica é: quanto maior seu giro de estoque, menor deve ser o intervalo entre uma contagem e outra.

Inventário cíclico

O inventário cíclico é bastante similar ao inventário rotativo, ele é também é realizado em intervalos de tempo pré-definidos, chamados de ciclos. 

A principal diferença entre os dois está nos objetivos de cada um: o inventário rotativo está ligado à gestão da empresa e procura evitar extravios ou desperdícios controlando o volume de cada produto em estoque, por outro lado o inventário cíclico está focado em manter a segurança e a confiabilidade dos dados da empresa.

Inventário anual

Assim como o nome sugere, o inventário anual é realizado uma vez por ano. Ele é bastante comum em empresas de grande porte que possuem uma grande quantidade de mercadorias e um alto giro de estoque, mas não é o mais eficiente.

Nesses casos, algumas empresas precisam até mesmo fechar suas portas durante alguns dias para que seu inventário possa ser realizado por completo, sendo um processo muito mais demorado e passível de erros, que para o caso dos pequenos comerciantes e do varejo em geral não é interessante.

Inventário periódico

No inventário periódico, a contagem dos produtos costuma acontecer com uma frequência menor. Também é realizado ao fim de um período definido, de acordo com a necessidade do negócio.

Um exemplo bastante comum é o inventário das lojas de roupas, que costuma acontecer ao final de cada estação do ano. Desse modo, é possível atualizar o estoque, fazer os ajustes necessários no inventário, corrigir eventuais falhas e criar os demonstrativos financeiros detalhados pertinentes àquela estação.

Inventário parcial ou dinâmico

Aqui, a contagem é feita apenas de uma parte do estoque da loja. Em alguns comércios, alguns produtos possuem uma rotatividade muito maior ou apresentam outros fatores pelos quais é necessário um controle diferente.

Nessas situações, é realizado então um inventário parcial, realizando a listagem e o controle de apenas algumas mercadorias específicas.

Inventário geral

O inventário geral de estoque abrange todos os produtos da loja. Normalmente é realizado próximo ao período de fechamento contábil, para uma conferência mais segura entre as informações registradas e o estoque real.

Por envolver um volume de mercadorias muito grande, esse tipo de inventário tem uma duração maior do que os outros.

Como estratégia, você pode dividir seu armazém em regiões e realizar a contagem por área, dessa forma, as chances de erros durante o processo diminuem.

Como fazer o inventário de estoque [passo a passo]

Agora vamos ensinar como criar um inventário de estoque para sua loja, continue lendo:

Escolha a data adequada

É necessário separar uma parte do seu tempo apenas para dedicar-se ao inventário da loja. Isso porque quando a loja está em funcionamento fica impossível realizar essa tarefa, já que ocorrem movimentações novas no estoque a todo momento.

Por isso, reserve um tempo fora do horário de funcionamento feriados e finais de semana são boas alternativas para realizar seu inventário de estoque

Organize seu estoque ou local de armazenagem

Ter um espaço organizado para realizar seu inventário é fundamental, além de facilitar muito seu trabalho, seus dados serão mais confiáveis.

O local de armazenamento dos produtos deve ser arejado, bem iluminado e limpo para a boa conservação de suas mercadorias. Além disso, é importante criar um um sistema de organização próprio para ajudá-lo na hora de procurar por um produto.

Então, invista um tempo antes de iniciar seu inventário para organizar seu estoque e o local de armazenagem dos produtos.

Para mais dicas sobre o assunto, leia nosso texto sobre dicas para organizar o estoque físico ou almoxarifado.

Classifique suas mercadorias

Separar e classificar suas mercadorias vai tornar o processo muito mais rápido e organizado. Portanto, aproveite para separar os produtos com características semelhantes e crie um sistema de fácil identificação.

Leve em consideração características importantes dos produtos como cor e tamanho para facilitar a classificação e os próximos inventários. Além disso, separe aqueles que estão inativos no estoque e que não devem ser comprados novamente.

Faça um detalhamento dos seus itens

Lembra que falamos que um inventário dá informações detalhadas sobre os produtos do estoque? Isso acontece porque durante o primeiro inventário ou ao adicionar novos produtos, uma das etapas consiste em fazer um detalhamento a respeito das características de cada um dos itens.

Isso significa que, se você estiver planejando fazer um inventário pela primeira vez, ele pode demandar um tempo maior que os próximos. Mas não precisa se desesperar, todo esse processo de detalhamento tem como objetivo justamente tornar os próximos inventários e o seu controle de estoque mais simples, rápidos e organizados.

No sistema de gestão Nex, é possível fazer esse detalhamento no momento de realizar o cadastro de produtos. Adicione nas observações dos produtos informações adicionais como peso, medida, cor e tipo.

Conte e reconte seus produtos

Chegou o momento de contar cada um dos seus produtos. Aqui não tem muito mistério, mas é a etapa mais trabalhosa do inventário de estoque de mercadorias.

Esse passo deve ser feito de forma minuciosa e com bastante atenção, avalie os produtos de forma quantitativa e qualitativa também, isso quer dizer que além de contar seus produtos, também é necessário avaliar sua qualidade e as condições de armazenamento.

Para minimizar a chance de erros humanos, faça a checagem da sua contagem. Se você tiver funcionários, pode ser interessante contar com a ajuda deles nessa etapa, um ou dois colaboradores podem recontar os produtos para confirmar a quantidade de produtos contabilizadas por você.

Defina a periodicidade do inventário de estoque

Um passo importante para um inventário de estoque eficiente é o momento de fazer o planejamento de inventário de estoque do seu negócio.

Uma das principais etapas para os inventários seguintes é a definição do intervalo de tempo entre cada inventário, ele deve estar de acordo com seu giro de estoque. Lembre-se da nossa dica anterior: quanto maior a movimentação do estoque, menor deve ser o intervalo entre os inventários.

Períodos mais distantes podem significar a identificação de erros ou falhas de forma tardia, impedindo que o problema seja solucionado antes de causar prejuízos para o negócio.

Confirme os dados com seu sistema de controle de estoque

Utilizar a ajuda da tecnologia na hora de realizar esse trabalho é uma forma de tornar seu inventário mais eficiente. Utilizando um sistema de gestão é possível ganhar mais agilidade e ter uma maior segurança na hora de guardar as informações importantes.

Após a contagem manual de todos os produtos do estoque, é importante registrar essas informações em um lugar confiável que vá atualizando as informações sobre quantidade de produtos e o saldo em estoque de forma automatizada.

E se você ainda não tem um sistema de controle de estoque, conheça no próximo item os benefícios que ele pode trazer para a gestão de estoque da sua loja.

Benefícios do uso de um software de controle de estoque

Um bom software de controle de estoque, além de trazer segurança e agilidade para a sua rotina como comerciante, também tem diversas outras ferramentas para simplificar tarefas diárias e deixá-las mais precisas e organizadas.

Alguns desses recursos que podem ajudar no controle de estoque da sua loja são: cadastros rápidos de produtos e fornecedores, emissão de notas fiscais, valor total em estoque, histórico de movimentação do estoque, controle de data de validade dos produtos, relatórios financeiros personalizados e diversas outras ferramentas para ajudar você a calcular seu inventário de estoque e manter um controle total das suas mercadorias.

O Nex é um sistema de controle de estoque criado para descomplicar a gestão da sua loja. Com ele você tem recursos como: Custo dos Produtos, Histórico de Movimentação do Estoque, Estoque Mínimo e Máximo, Entrada de Estoque por XML e muito mais. E outras ferramentas para um controle total, como Controle de Vendas, Compras e PDV. Conheça todos os recursos clicando aqui.

Quais são as principais informações de um relatório de inventário?

Vamos falar agora sobre as principais informações que você tem acesso ao gerar um relatório de inventário de estoque no Nex. 

Mas antes, vamos explicar resumidamente como é fácil e rápido gerar um relatório no nosso software. Você só precisa ter os produtos cadastrados com as principais informações como nome, quantidade e valor do produto, escolher a data desejada para o inventário e esperar que o sistema crie o inventário de sua loja de forma automática e atualizada! 

Na tela de relatório de inventário do Nex você vai poder conferir todos os produtos cadastrados, a descrição de cada um, a quantidade, o custo de cada item e o valor total.

Para uma maior organização, o sistema ainda tem uma coluna que indica se aquele item foi conferido ou não. E nos casos de existir um produto com estoque negativo, seu nome vai aparecer destacado em vermelho, como é o caso de 5 produtos no exemplo acima.

Tudo de uma forma muito simples e intuitiva para você ter acesso ao seu inventário de estoque completo em poucos minutos.

Conclusão

Manter o controle de estoque pode parecer uma tarefa muito complicada, mas com alguns processos como o inventário de estoque é possível ter um controle maior e minimizar as falhas humanas e os prováveis dados divergentes na hora de conferir seus produtos.

Aliar-se à tecnologia é uma estratégia segura e confiável que pode ajudar bastante na hora de administrar todo o seu estoque de forma mais eficiente e diminuir o tempo gasto com cada inventário.

A má gestão do seu estoque não pode atrapalhar sua rotina nem a saúde financeira do negócio, então, está esperando o que para colocar nossas dicas em prática? Comece agora a fazer o inventário de estoque da forma certa com nosso passo a passo.

Ficou com alguma dúvida ou tem mais alguma dica para compartilhar conosco? Deixe seu comentário!