Controle de ponto: saiba como gerir o ponto de funcionários

Bater cartão, fazer marcação de ponto, bater o ponto… Esses são diferentes termos usados para se referir ao registro de presença e intervalo no controle de horas trabalhadas.

Hoje vamos embarcar em um tema mais voltado para a gestão de funcionários e passar por alguns detalhes importantes que você como empregador vai gostar de saber sobre controle de ponto, obrigações legais e controle de horas trabalhadas.

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O que é controle de ponto de funcionários?

O controle de ponto é o registro diário dos horários de entrada, saída e intervalos durante a jornada de trabalho. Com ele é possível acompanhar as horas mensais trabalhadas e, com isso, calcular as horas extras ou pendentes de cada colaborador.

Esse controle pode ser feito de diferentes formas, sendo as mais comuns:

• Manual: com registro do ponto em papel
• Em planilha: podendo ser usado no formato digital e impresso
• Sistema de ponto: para empresas que preferem registrar automaticamente em um programa.

Para que serve o controle de ponto?

O controle de ponto é uma segurança tanto para o funcionário, que consegue confirmar a presença na empresa nos horários determinados, quanto para o empregador, que através dos registros, consegue realizar os cálculos de horas extras e ausências.

O controle de ponto também serve como prova de que a empresa está seguindo as obrigações de carga horária de trabalho e intervalos.

O que a CLT diz sobre o controle de ponto?

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) diz que para os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, seja o registro do ponto manual, mecânico ou eletrônico.

Nem todos os comércios aplicam o sistema de controle de ponto quando se trata de um estabelecimento menor e com poucos funcionários. 

Mas é preciso estar atento a quais normas se aplicam ao seu tipo de comércio, principalmente quando o assunto é obrigação legal. Por isso, é recomendado que mesmo comércios pequenos tenham um controle interno para assegurar que estejam sendo cumpridos os horários estabelecidos por lei.

Como fazer controle de ponto de funcionários?

Se você já identificou que sua empresa precisa de um controle de ponto de funcionários, está na hora de aplicar esse registro e evitar problemas futuros. Veja como fazer:

1. Defina as políticas de ponto internas

É muito importante que você defina as regras e políticas internas de uma forma que todos possam compreender e mostrarem estar cientes dessa novidade.

Imagine que você decide fazer uma mudança na tolerância de atraso, e após a mudança de registro de ponto, o valor relacionado aos atrasos acumulados será devidamente descontado na folha de pagamento.

É importante que você comunique de forma objetiva os impactos dessas mudanças para que todos possam se adaptar e seguir a nova política interna, você pode fazer isso através de reuniões, documentar por escrito e recolher a assinatura para formalizar as ações.

2. Escolha o tipo de ponto que será adotado na sua empresa

Existem diferentes tipos de ponto e antes de você aplicar na sua empresa, é importante que você veja qual deles melhor atende às suas necessidades.

Controle de ponto manual

Ele é feito através do registro de ponto manual, que pode ser em um caderno, ficha de ponto, ou em uma folha de ponto manual, contendo informações da empresa, do funcionário, data e horários de entrada e saída (incluindo intervalo).

É muito comum o controle de ponto para pequenas empresas, que podem acompanhar de perto a ausência, os atrasos e as horas extras dos funcionários.

Controle de ponto em planilha

A planilha de controle de ponto é muito comum entre quem prefere ter o controle de forma digital sem precisar de um sistema de controle. 

Existem diferentes formatos de planilha que atendem a variados modelos de negócio, e que são usados inclusive como modelo para impressão, caso sinta a necessidade de ter no formato físico, para preenchimento dos funcionários.

Além do controle de entradas e saídas, a planilha de ponto é programada com fórmulas que calculam devidamente as horas trabalhadas ou devidas no final de cada período. 

Veja um exemplo de uma planilha de controle de ponto:

Controle de ponto mecânico

Outra alternativa de gestão de ponto de funcionários é o mecânico, que através de uma ficha de ponto individual, o colaborador insere no relógio de ponto, que escaneia e preenche o horário.

Controle de ponto eletrônico

O controle de ponto eletrônico pode ser feito através de um cartão magnético, muito comum em crachás, ou através da biometria (digital).

Na opção do cartão magnético, não há como saber se a pessoa que está batendo o ponto é de fato o funcionário registrado naquele cartão, já na opção de biometria, por se tratar de algo único, a digital, não há como ocorrer fraudes.

Esse modelo de controle geralmente vem atrelado a um sistema de ponto eletrônico, onde todas as entradas e saídas feitas pelos funcionários são registradas automaticamente no software para conferência da gestão.

Controle de ponto digital

Também existe a opção de controle de ponto digital, onde o funcionário pode bater ponto online, através de um login e senha ou através de reconhecimento facial.

Veja alguns exemplos de sistema de ponto digital:

• Ahgora: oferece o aparelho de ponto integrado com biometria, aproximação e também o aplicativo para batidas e gestão online.
• IdStore: sistema multifuncional de controle de acesso (catracas e cancelas) que possui sistema de ponto online com reconhecimento facial.

3. Confira o ponto com a escala de trabalho do mês

O controle de ponto de funcionários combinado a escala de trabalho individual é muito importante na hora de realizar a conferência de cada colaborador.

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4. Gerencie ausências e horas extras

Através da gestão de ponto você consegue verificar ausências não programadas, horas extras, licenças, atestados, etc. 

Com isso, você pode realizar anotações individuais sobre cada situação, como atestados médicos, que conforme justificados serão decisivos no fechamento de salário.

No caso de ausência inesperada, você pode fazer uma oferta de hora extra a algum outro funcionário, que será compensado.

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Controle de ponto de funcionários: dúvidas comuns

Pensou que eu ia deixar você sair daqui com dúvidas? Vamos ver agora as dúvidas mais comuns sobre controle de ponto de funcionários:

Quem é obrigado a ter controle de ponto?

Como vimos lá no início, a CLT diz que empresas com mais de vinte funcionários devem realizar o registro de ponto, isso deve ser aplicado como registro mensal e também como documentação para fins de fiscalização.

Quais são os tipos de controle de ponto?

Existem diferentes tipos de controle de ponto e cada um atende às necessidades de comércios específicos. Veja:

• Ponto manual: preenchido manualmente (folha, caderno, cartão).
• Ponto mecânico: preenchido por uma máquina que escaneia e carimba o horário no cartão individual.
• Ponto eletrônico: registrado através de cartão magnético ou biometria.
• Ponto digital: registro online através de sistema ou aplicativo.

Como deve ser feito o controle de ponto?

O controle de ponto de funcionários deve ser feito com base nas horas semanais e mensais de cada funcionário, é importante que não apenas o horário de entrada, saída e faltas sejam considerados, mas também o horário de intervalo estabelecido por lei.

Exemplo: Um funcionário CLT que trabalha das 08:00h às 18:00h e possui 1h de intervalo, bate o ponto no horário correto, porém tira 1h46 de intervalo. Ele terá no fim do expediente 46 minutos descontados no cálculo final.

Conclusão

O controle de ponto de funcionários é uma forma de gerenciar as horas trabalhadas e aplicar de maneira correta os descontos e bônus dos seus funcionários de forma individual.

O texto de hoje foi feito pensando nas necessidades de quem gerencia diversas demandas de colaboradores. Saber todos deveres como empregador é fundamental para a organização operacional, distribuição das demandas e uma melhor gestão de funcionários.

Foi muito bom te ter aqui. Abraço e boas vendas!