Como fazer controle de estoque: dicas para cada etapa

Sabe quando muitas das tarefas diárias são resultado de outras tarefas e no fim tudo está interligado?

Então, esse fluxo de atividades que se complementam é muito presente no assunto que vamos embarcar hoje: as etapas do controle de estoque.

É passando pelas principais etapas logísticas de recebimento, armazenamento e estoque, que vou te mostrar como fazer controle de estoque de maneira completa, com todos os processos.

Pega um caderninho e sua caneta favorita e vem comigo!

Etapas de um controle de estoque eficiente

Vamos começar do começo!

O estoque de mercadorias está diretamente ligado ao processo de logística, e essa é uma importantíssima fração do seu negócio, já que é nela que você tem acesso aos produtos, sua qualidade e disponibilidade para venda.

Sem mais delongas, vamos aos passos que antecedem e garantem uma boa gestão de estoque!

Encontrar fornecedores

A busca por fornecedores é o primeiro passo para determinar qual é o melhor custo benefício, tanto em relação ao produto, quanto ao transporte e prazos de entrega.

É importante lembrar que compras informais, avulsas, que são feitas quando há necessidade de estoque, refletem em um controle inadequado do seu estoque, já que são feitas com urgência, sem cálculos previstos de valor adequado, quantidade e qualidade.

Por isso, através de um contrato com fornecedores, você consegue negociar prazos de entrega, valores, verificar data de validade dos produtos e muito mais.

Veja o que você precisa saber sobre um fornecedor:

• Qualidade e validade dos produtos.
• Quantidade mínima ou limite de compra.
• Preços atualizados.
• Custos operacionais.
• Prazos de entrega.
• Condições e formas de pagamentos.

Colocar em cada um dos tópicos os recursos do Nex que ajudam a acompanhar essas etapas

Recebimento de mercadoria

Após um momento de pesquisa, negociação e escolha de fornecedores, inicia-se um momento mais manual do processo logístico da gestão de estoque, que é o recebimento de mercadorias

Dentro desta parte de recebimento, existem várias etapas essenciais para que você prossiga com sua gestão de estoque. Veja:

Conferência das notas

Ao chegar a mercadoria, o primeiro passo é conferir a nota fiscal dos produtos recebidos e comparar a mercadoria com o que está escrito na nota. Então se a nota fiscal consta que você está recebendo 25 caixas de molho de tomate de uma determinada marca, é exatamente isso que deve ser entregue no momento.

A conferência de notas evita inconvenientes no caso de receber produtos em quantidade incorreta ou trocada. Isso permite que você identifique o problema logo de cara, evitando a necessidade de agendar um novo horário com a transportadora para realizar a devolução posteriormente.

Verificação de avarias

Não é o fim do mundo a sua mercadoria aparecer um pouco danificada, até porque existem diversos processos logísticos de transporte antes de chegar até você, o importante é que você consiga identificar possíveis vazamentos e irregularidades no momento de recebimento.

Por isso, diante de qualquer indício de danos, é importante que ao receber o produto, você registre uma observação no verso da nota fiscal ou no verso do conhecimento de transporte. 

Isso formaliza que o item foi entregue com danos em caso de estorno ou devolução. No caso de danos que impossibilitem o uso do produto, é preciso realizar a recusa do recebimento, acompanhado da ressalva.

Cadastro no estoque

O cadastro de produtos no estoque é a última etapa de recebimento e ela é essencial para que você saiba quanto de produto há disponível em estoque.

Esse processo pode ser feito em uma planilha de controle de estoque ou caderninho, mas a forma mais eficiente de realizar cadastrar um produto é através de um sistema de gestão, que ao cadastrar, coleta informações do seus itens, como nome, código de barra, peso, etc. 

Além disso, sempre que você realiza uma venda através do sistema de gestão, ele automaticamente dá baixa naquele produto em estoque. Então se você possui 50 molhos de tomate em estoque e vende 2 unidades, o sistema atualiza seu estoque para 48, evitando falhas ou esquecimento.

Armazenagem de produtos

Outra parte fundamental na sua gestão de estoque é a armazenagem de produtos, que deve ser apropriada para cada tipo de produto e seguir as orientações presentes nas embalagens, isso vai garantir uma melhor conservação de qualidade e evitar possíveis avarias.

Cada símbolo presente na embalagem do produto representa um tipo específico de cuidado e deve ser armazenado como tal. É interessante que você agrupe produtos similares e evite ao máximo misturar as categorias, tanto por uma questão sanitária quanto para padronização.

Veja alguns significados dos símbolos de armazenagem:

• Duas setas apontadas para cima: O produto deve ser armazenado “em pé”. 
• Dois retângulos empilhados e um número: indica a quantidade máxima de empilhamento que aquele material suporta.
• Mãos em volta de uma caixa: manuseie com cuidado.
• Taça quebrada: produto frágil.
• Guarda-chuva: o produto deve ser mantido fora de local úmido.
• Fogo: produto inflamável.
• Termômetro: produto com limite de temperatura.

Veja mais sobre armazenamento de produtos no texto “Como garantir a segurança no armazenamento de alimentos em meio às altas temperaturas” em nosso blog!

Exposição estratégica de produtos

Não há nada pior do que precisar de um produto que você sabe que está em estoque, mas não consegue encontrar.

Para evitar qualquer desgaste, é importante que você armazene e exponha seus produtos de forma estratégica, como por exemplo, colocando produtos maiores atrás e menores na frente.

Produtos muito pequenos ou muito volumosos devem ser guardados separadamente, e de preferência com etiquetas de identificação.

Você também pode seguir um esquema de armazenamento para melhorar sua gestão de estoque. Veja:

Controle de estoque

O controle de estoque é geralmente feito através de um sistema de gestão, onde você consegue gerenciar e configurar especificações do seu estoque, como quantidade mínima de produtos, lotação de estoque e controle de validade.

Estoque mínimo e máximo

O estoque mínimo e máximo é um indicativo de volume do seu estoque, que pode ser configurado de acordo com sua necessidade e torna possível a identificação de produtos que precisam de reposição.

Veja na prática como fazer configurar o estoque mínimo e máximo através do sistema de gestão Nex: 

Controle de validade

Você sabia que o consumidor que encontrar produto vencido à venda poderá ganhar outro de graça? É o que diz o Procon a respeito do assunto.

O controle de validade é essencial para a garantia de qualidade do produto e da satisfação dos clientes, ela pode ser feita periodicamente para assegurar a validade do produto ou também através de um sistema de gestão.

Transporte adequado

Na jornada de como fazer controle de estoque, expliquei sobre a parte de transporte na perspectiva de recebimento, mas caso você realize entregas de pedidos online na sua lojinha virtual ou por encomendas, é necessário que você tome cuidados específicos para um transporte adequado.

Embalagens para transporte

Embalagens para transporte vão desde o plástico bolha e caixa que envolve o produto, até o envelope de envio usado para etiquetar o envio. É através de embalagens adequadas que você consegue proteger a mercadoria, então certifique-se de enviar produtos frágeis em caixas forradas com algum material anti-impacto e se possível utilize adesivos de “frágil”.

Controle de entregas

O controle de entregas monitora o andamento de um transporte, desde sua criação até o consumidor final. Dependendo do tipo de entrega, é possível copiar o código de rastreio e buscar em sites como Melhor Envio ou Correios.

Inventário de estoque: por que é tão importante?

O inventário de estoque consiste na verificação, contagem e listagem de todas as mercadorias disponíveis em seu estoque, é um tipo de conferência periódica feita no seu armazém, que serve para verificar qualquer irregularidade que possa acarretar em algo maior.

E como fazer inventario de estoque?

Pensando na facilidade de um sistema de gestão como o Nex, você pode criar um inventário para conferência como este:

Basta imprimir a listagem e realizar a verificação física do seu estoque. Após realizar as alterações que se fazem necessárias e seu relatório estar finalizado, você pode clicar em “concluir”, para terminar a tarefa.

Saiba mais sobre o assunto no texto “Inventário de estoque: o que é, para que serve e como fazer” em nosso blog!

Refinamento de custos e receitas

Com uma visão mais clara de contratos com fornecedores, custos operacionais e redução de avarias de estoque, você consegue dar aquela repaginada nos custos e comparar com as receitas passadas.

Controlar tudo em único lugar

Eu sou suspeita pra falar, mas ter um sistema de gestão integrado facilita sua rotina de comerciante, não apenas em relação a gestão de estoque, mas em outros recursos de venda, como controle de pedidos, orçamentos, cadastro de clientes, controle de caixa e muito mais!

Uma ótima opção é o sistema de gestão Nex, que integra o controle de estoque às demais funções de venda e cadastro necessários para a sua rotina comercial. Baixe agora o programa de gestão Nex e aproveite 14 dias grátis!

Conclusão

Hoje exploramos como fazer controle de estoque, desde a busca por fornecedores e dicas de armazenamento até o refinamento de custos e receitas, que podem parecer confusas de cara, mas nada que um toque do blog não resolva.

Espero que tenha aproveitado bem nosso momento juntos e que você esteja mais preparado para aprimorar a gestão do seu estoque!