Dicas para um controle de contas a pagar eficiente com o Nex

Manter um controle eficiente das contas a pagar é fundamental para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. Com a constante evolução da tecnologia, ferramentas como o Nex têm se destacado como aliadas indispensáveis nesse desafio. 

Seja você um empreendedor iniciante ou um gestor experiente, a busca por métodos eficazes de gerenciamento financeiro é uma constante. 

Nesse contexto, exploraremos dicas para otimizar o controle de contas a pagar de forma descomplicada, aproveitando ao máximo as funcionalidades oferecidas pelo Nex. 

Que tal facilitar o pagamento de contas do seu negócio? Com o recurso de contas a pagar do Nex, você pode controlar e cadastrar todas as contas da sua loja. Conte com: cadastro automático, categorização das contas, escanear boletos automaticamente, dar baixa, consultar as contas pendentes e receber relatórios. Confira! 

O que é o contas a pagar e como ele funciona?

Você já parou para pensar em como é importante manter as contas organizadinhas para não se perder no meio de tantos gastos? É aí que entra o contas a pagar, uma ferramenta que o Nex oferece para tornar a sua vida financeira mais fácil!

Mas afinal, o que é esse tal de contas a pagar? Em linguagem simples, é como um assistente para cuidar das suas contas. Ele funciona como um sistema onde você anota tudo o que precisa pagar, como contas de luz, água, internet, e as manutenções do seu negócio. 

A grande sacada é que o contas a pagar do Nex concentra todas essas informações em um lugar só, como um super-herói que organiza a bagunça dos seus gastos. Isso significa que, ao invés de ficar perdido em papéis, você pode acessar tudo de forma rápida e fácil no Nex.

Vantagens de usar o recurso de contas a pagar do Nex

Depois de aprender o que é o recurso de contas a pagar do Nex, abaixo você verá as vantagens de utilizar um sistema que te ajude a centralizar as informações das suas contas. 

Identificação de boletos automática

A identificação automática de boletos é uma funcionalidade que facilita muito a vida de quem utiliza o Nex. 

Ao usar a identificação automática de boletos, o Nex consegue reconhecer automaticamente as informações contidas no boleto, como valor, data de vencimento e beneficiário.

Isso significa que você não precisa mais perder tempo digitando manualmente esses dados. Essa automatização não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros humanos, garantindo precisão nas informações.

Categorização de contas

Trata-se de um recurso inteligente que permite classificar suas despesas em categorias específicas, proporcionando uma visão clara e estruturada dos seus gastos.

Ao utilizar a categorização de contas, você tem a capacidade de agrupar despesas semelhantes, como aluguel, manutenção de equipamentos, pagamento de fornecedores, entre outros. 

Isso não apenas torna a compreensão das suas finanças, mas também possibilita a identificação de padrões de gastos e áreas em que é possível economizar.

Escaneio, pagamento e baixa integrados

O escaneio, o pagamento e a baixa são características que tornam o processo de gestão financeira mais fluido e eficiente, lidando com todas as áreas de transações do seu negócio. 

• Escaneio: com a capacidade de escaneio, o Nex permite que você capture e armazene rapidamente informações de documentos financeiros, como faturas e recibos. 
• Pagamento: a funcionalidade de pagamento leva o gerenciamento financeiro para o próximo nível. Você pode pegar o código de barras no sistema Nex e pagar no seu aplicativo de banco. Facilitando o processo de pegar informações em papéis. 
• Baixa integrada: após realizar o pagamento, o Nex facilita a baixa integrada, automaticamente atualizando o status da transação no sistema. Isso significa que você não precisa se preocupar em reconciliar manualmente as informações, pois o Nex cuida desse processo de maneira eficaz e precisa.

Consulta de contas por vencer facilitada

Com a consulta de contas por vencer facilitada no Nex, você ganha acesso rápido e descomplicado às informações essenciais sobre suas próximas contas a pagar. 

Imagine poder visualizar, em um único lugar, todas as despesas que estão prestes a vencer, permitindo um planejamento mais organizado e evitando surpresas desagradáveis.

Essa funcionalidade não apenas proporciona uma visão clara das contas pendentes, mas também pode oferecer alertas automáticos para lembretes de vencimento iminente. 

Dessa forma, você pode se antecipar aos compromissos financeiros, garantindo o pagamento pontual e evitando possíveis penalidades.

Gere relatórios de contas

Os relatórios são como lanternas que iluminam o caminho para o entendimento profundo da saúde do seu negócio, e o Nex proporciona três tipos essenciais: estoque, faturamento e despesas. 

Essas ferramentas são como mapas detalhados, guiando você através das informações cruciais e indicando áreas que demandam atenção, investimento, aprimoramento ou até mesmo ajustes. 

O relatório de faturamento é o seu aliado na análise do lucro ao longo do tempo. Com a flexibilidade de filtrar por meses, semanas ou dias, você pode mergulhar nos números e compreender os períodos de pico e os momentos que exigem estratégias diferenciadas.

Para ter uma visão das finanças, o relatório de receitas e despesas é a chave. Aqui, você pode avaliar se as vendas superam as despesas, embasando suas decisões em dados concretos. 

Na área de estoque, o relatório oferece uma visão minuciosa das movimentações. Descubra quais produtos têm maior saída, quais precisam de promoção ou até mesmo quais estão parados. Essas informações detalhadas permitem que você ajuste seu inventário de maneira estratégica, mantendo seu negócio eficiente e ágil.

Conhecendo o recurso de contas a pagar

Depois de ter conhecido as funcionalidades do nosso recurso, que tal ver na prática como ele funciona? Abaixo te mostro o passo a passo para acessar esse recurso no Nex. Confira! 

1. O primeiro passo é clicar no botão escrito no canto esquerdo da tela. 

2. O segundo passo é clicar no símbolo de filtro e escolher a opção pagas, assim você verá as contas que foram pagas. 

3. Assim que escolher a opção “pagas” abrirá uma outra tela e você verá de modo filtrado as contas que foram pagas. Além disso, você verá o total das contas no canto superior direito. 

Como cadastrar boletos, cheques e outros documentos no contas a pagar

Você já aprendeu como acessar o recurso de contas a pagar, agora vou te mostrar como mexer nas funcionalidades do recurso. 

Primeiro, vou te mostrar como cadastrar os boletos. 

1. Clique no botão com o sinal de + no canto superior esquerdo da tela. 

2. Clique na opção boleto. 

3. Aparecerá uma janela com as opções de digitar o código do boleto ou escaneie. 

4. Após colocar o código ou escanear o boleto, coloque as informações que desejar sobre a conta. Confira se está tudo certo e clique em salvar.

5. Ele irá aparecer na tela principal como uma conta paga. Fácil, né?  

Além dos boletos, existem outros documentos que também são importantes deixar registrado, como a conta da água, luz, aluguel ou internet. 

1. Vá novamente no botão + e escolha a opção outros documentos. 

2. Aparecerá uma janela com campos para colocar as informações do documento. Veja se está tudo certo e clique em salvar. 

3. Após salvar as informações, esse documento aparecerá na tela principal do recurso. 

Boas práticas para um controle de contas a pagar eficiente

Para manter um controle eficiente das contas a pagar, é essencial adotar boas práticas que ajudarão a organizar suas finanças e evitar surpresas desagradáveis. Aqui estão algumas sugestões:

Mantenha seus documentos e faturas organizadas

Manter seus papéis organizados é como ter uma varinha mágica para facilitar sua vida! Vamos ver por quê? 

Quando todos os seus papéis estão arrumadinhos, você não precisa cavar montanhas de papéis para achar o que precisa. É como ter um mapa do tesouro para encontrar seus documentos rapidinho.

Na época de declarar o imposto de renda, ter tudo organizado é como ter um superpoder. Você consegue achar seus recibos, faturas e tudo mais num piscar de olhos, evitando aquela confusão de última hora.

Imagina conseguir ver se está gastando mais ou menos ao longo do tempo? Com os papéis organizados, você pode analisar suas faturas e descobrir onde o dinheiro está indo.

Estabeleça um calendário ou sistema de lembretes

Criar um calendário ou sistema de lembretes para as contas é uma excelente forma de garantir que você nunca perca um prazo de pagamento. No início de cada mês, anote todas as datas de vencimento das contas em um calendário mensal. Certifique-se de incluir todas as despesas regulares, como aluguel, água, luz, entre outras.

Reserve um tempo toda semana para revisar sua lista de contas a pagar. Isso pode ser feito em um dia específico da semana, como as segundas, para garantir que você esteja ciente das obrigações financeiras da semana seguinte.

Lembrando que a consistência é fundamental. Escolha um método que se alinhe com sua rotina e hábitos, e seja disciplinado ao utilizá-lo. Isso garantirá que você esteja sempre ciente das suas responsabilidades financeiras e evite atrasos desnecessários.

Tenha um controle de caixa adequado

No universo do comércio, onde as entradas e saídas de dinheiro acontecem o tempo todo, ter um controle de caixa eficiente é como ter uma bússola para navegar nas águas financeiras. Com o recurso de controle de caixa do Nex, gerenciar o dinheiro do seu comércio se torna uma tarefa simples e centralizada.

Quando você precisa saber quanto dinheiro tem disponível para fazer novos pedidos, pagar fornecedores ou até mesmo dar uma folga ao caixa, é só dar uma olhadinha no controle de caixa do Nex.

Crie categorias para suas contas a pagar no Nex

Lembra quando você era criança e organizava seus brinquedos por tipo? É mais ou menos isso, mas com as suas despesas. O Nex te dá essa opção de colocar cada gasto em sua própria caixinha. 

Você pode ter uma caixinha para a luz, outra para a água, e até mesmo para gastos não fixos. Isso facilita a vida na hora de ver a saúde financeira do seu negócio. 

A importância disso? Ah, é enorme! Manter suas contas a pagar organizadas em categorias não só ajuda a entender melhor seus gastos, mas também faz com que você esteja sempre preparado para saber onde está gastando mais e onde pode economizar.

Faça backup regularmente do seu sistema de gestão

Fazer backup regularmente no seu sistema de gestão, como o Nex, é uma precaução inteligente. Se algo der errado, como um problema no computador, não precisa se preocupar. Seus dados estão protegidos como um tesouro guardado em um baú digital.

Então, é como se o backup fosse um escudo protetor para os seus dados. Mantenha esse escudo ativado fazendo backups regularmente e tenha a tranquilidade de saber que suas informações estão seguras e prontas para qualquer situação. 

Analise seus relatórios de contas

Analisar os relatórios de contas ajuda a entender para onde está indo o seu dinheiro e a tomar decisões mais inteligentes. 

Analisar esses relatórios é como ter um superpoder de entendimento financeiro. Te dá o controle para saber exatamente onde você está e para onde quer ir. É como usar um mapa para encontrar os melhores caminhos para suas finanças. 

Então, aproveite essas ferramentas, explore seus relatórios e faça das suas finanças uma verdadeira aventura de sucesso.

Otimize o gerenciamento da sua loja. Com o Nex, você controla todas as áreas do seu negócio em só lugar e apenas em alguns minutos. Baixe agora e teste 14 dias gratuitamente! 

Conclusão 

Com o Nex, você consegue ter as suas contas salvas e fácil acesso ao financeiro da sua loja. Espero que esse texto tenha ajudado você a tirar dúvidas de como esse recurso funciona e quem sabe ter descoberto novas funcionalidades. 

Caso tenha alguma dúvida leia o texto quantas vezes achar necessário ou deixe no comentário. 

Te desejo ótimas vendas e até logo!