Arquivo XML: o que é e como ele facilita a vida de comerciantes

O XML da nota fiscal é um dos documentos mais importantes para os negócios, mas ainda gera muitas dúvidas entre os empreendedores.

Afinal, o que é o XML? Qual a diferença entre esse arquivo e a nota fiscal eletrônica? E qual a sua importância para o negócio? 

Para esclarecer tudo, preparei um guia completo com as respostas que você precisa sobre a nota XML da nota fiscal. 

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O que é um arquivo XML?

O arquivo XML (Extensible Markup Language) traduzido para língua portuguesa “Linguagem de Marcação Extensível", é o formato da nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Quando uma NF-e é emitida, o sistema gera o XML e o envia à SEFAZ. Esse arquivo contém todas as informações da nota, incluindo a assinatura digital que garante sua validade jurídica.

O XML é uma linguagem usada para codificar documentos, permitindo que eles sejam lidos tanto por máquinas quanto por pessoas.

Para garantir a autenticidade da nota fiscal, o XML precisa de um certificado digital A1 ou A3.

Além do XML, a NF-e conta com um documento auxiliar em PDF, o DANFE. Ele serve apenas como um resumo da nota e não tem validade jurídica, pois não armazena a assinatura digital.

Qual é a relação do XML com a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

O XML é o formato digital que contém todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele é gerado automaticamente pelo sistema emissor da empresa e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validação.

A NF-e, por sua vez, é o documento oficial que comprova a venda de produtos ou serviços e tem validade jurídica. O XML da NF-e inclui detalhes como os dados do comprador, vendedor, produtos, impostos e assinatura digital, garantindo a autenticidade e segurança da transação.

No caso, o XML é a versão digital da Nota Fiscal Eletrônica.

Importância do XML para o seu negócio

O XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é essencial para o seu negócio porque ele:

• Comprova transações fiscais: O XML contém todos os dados da venda, garantindo a validade jurídica das suas operações comerciais.
• Facilita o controle contábil e fiscal: Esse arquivo é utilizado na escrituração fiscal, facilitando o envio de informações para a Receita Federal e mantendo seu negócio em conformidade com as leis fiscais.
• Armazenamento e auditoria: O XML precisa ser armazenado por até 5 anos, servindo como prova em caso de fiscalização ou auditoria.
• Otimiza o processo de emissão: A automação da NF-e via XML elimina a necessidade de notas em papel, reduzindo custos e erros operacionais.

Como o Nex utiliza o XML para automatizar a entrada de estoque

O Nex usa o arquivo XML da compra para identificar automaticamente os dados da nota fiscal, como o preço de custo e a quantidade de cada produto. 

Isso acelera o processo de entrada de mercadorias no estoque, já que os produtos são adicionados automaticamente ao sistema, simplificando a gestão e o controle de estoque da empresa.

Passo a passo de como importar o XML no Nex

A entrada de estoque via XML é um recurso muito prático, com o potencial de facilitar o seu dia a dia como comerciante. Vamos aprender?

1- Na tela de Estoque, acesse a aba TRANSAÇÕES.

2- Clique no ícone de (+) e, em seguida, em COMPRA.

3- Clique em LER XML.

4- Clique em SELECIONAR ARQUIVO e localize o arquivo XML da nota no seu computador.

5- É necessário vincular o cadastro de um fornecedor a essa entrada de estoque via XML. Clique em SELECIONAR UM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO, caso já exista um cadastro para o fornecedor desta nota, ou então em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR.

Ao clicar em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR, algumas informações já serão preenchidas automaticamente de acordo com a Nota Fiscal.

6- Após vincular o produto da nota a um produto do Nex, é possível que as unidades dos produtos estejam cadastradas de forma diferente. Nesse caso será necessário fazer a conversão de unidades.

Exemplo: se o fornecedor vendeu o produto em CX (caixa), mas você vende em UN (unidade), é necessário informar ao Nex quantas unidades existem em uma caixa (1 CX = 24 UN).

7- Após concluir a configuração dos produtos, clique em AVANÇAR.

8- Informe os valores de FRETE, de OUTRAS DESPESAS e, em seguida, clique em CONCLUIR!

9- Verifique as informações da transação e clique em SALVAR - F2.

Benefícios do uso do XML no Nex

Os principais benefícios do uso do XML no Nex incluem:

• Automatização de entradas no estoque: o sistema reconhece automaticamente os dados da nota fiscal, como preço e quantidade de produtos, agilizando a inclusão no estoque.
• Redução de erros manuais: ao utilizar o XML, o Nex elimina a necessidade de digitar manualmente as informações da nota, evitando erros e inconsistências.
• Agilidade no controle de estoque: o processo automatizado acelera a atualização do estoque, permitindo uma gestão mais precisa e eficiente das mercadorias.
• Conformidade fiscal: o Nex facilita a organização e o armazenamento das notas fiscais no formato XML, garantindo que seu negócio esteja em conformidade com as exigências fiscais.
• Otimização de tempo e recursos: ao automatizar tarefas como a entrada de produtos, o Nex permite que a equipe dedique mais tempo a outras atividades estratégicas.

Uma ótima opção é o sistema de gestão Nex, que integra o controle de estoque às demais funções de venda e cadastro necessários para a sua rotina comercial. Baixe agora o programa de gestão Nex e aproveite 14 dias grátis!

Conclusão

Chegamos ao final de mais um texto! 

Você viu a importância do arquivo XML e como ele facilita a vida dos comerciantes. Além disso, aprendeu a como fazer esse arquivo no seu estoque pelo Nex.

Obrigada por ter lido até aqui, nos vemos em outros textos, até logo!